Comprendre Qualiopi

Les audits qualiopi

Comment se déroule l'audit de certification Qualiopi ?

Depuis la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, les organismes réalisant des actions de formation, des bilans de compétences, des VAE (Validation des acquis) et des actions de formation par apprentissage, ont la possibilité de demander la certification Qualiopi. Outre l’avantage concurrentiel qu’offre cette certification, les formations réalisées au sein de l’organisme peuvent faire l’objet d’un financement par des fonds publics ou mutualisés (Aide Individuelle à la Formation, Compte Personnel de Formation…) Que vous soyez organisme de formation ou formateur indépendant, vous êtes sur le point de vivre votre premier Audit initial Qualiopi et vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Dans cet article, nous vous expliquons comment se déroule cette journée un peu spéciale. Vous trouverez également quelques conseils pratiques pour préparer au mieux ce moment.

L'accueil

La journée débute par l’arrivée de l’auditeur dans vos locaux (ou dans le lieu de votre choix si vous êtes formateur indépendant). Ce premier contact est l’occasion de faire connaissance et, si la situation s’y prête, de faire un petit tour rapide de vos locaux.

La réunion d'ouverture

La réunion d’ouverture dure environ 15 à 20 minutes. Chacun se présente (l’auditeur et les personnes participantes). L’auditeur explique le but de sa mission, ses obligations et le déroulement de l’audit. Il valide également avec vous le plan d’audit, sorte d’emploi du temps de la journée. Il vous invite ensuite à présenter votre organisme de formation : clients, type de formation, durée, modalités (présentiel et/ou à distance)… Vous pourrez vous appuyer sur un support de communication si vous le souhaitez. Pour finir, l’auditeur procède à l’échantillonnage. Parmi toutes les formations proposées, il va en choisir quelques-unes sur lesquelles se baser pour mener son audit. Cet échantillonnage peut se faire, au maximum, sur les trois dernières années d’activité.

L'audit

Sur la base de l’échantillonnage, l’auditeur procède à l’audit en lui-même. Chacun des sept critères du référentiel est contrôlé. L’auditeur pose des questions aux personnes présentes, et vérifie que le système qualité défini par votre organisme est bien appliqué. À ce stade, il cherche à comprendre les raisons de vos choix, pour les mettre en parallèle avec les critères du référentiel. Vos arguments seront appuyés par les documents justificatifs que vous aurez préalablement préparés. Cet audit dure la majeure partie de la journée. Il est entrecoupé du déjeuner, que nous vous conseillons de passer avec l’auditeur, au restaurant par exemple. Moins formel, il est l’occasion d’échanger sur les éventuelles questions que vous vous posez.

La réunion de clôture

Une fois l’audit terminé, l’auditeur prépare, seul, la réunion de clôture. Cette dernière est l’occasion pour lui de faire le point et de vous faire part de ses constats. Pour chaque critère, il énoncera :

  • soit la conformité ;
  • soit la non-conformité mineure d’un critère (qui ne remet pas en cause la qualité de la formation) ;
  • soit la non-conformité majeure (qui remet en cause la qualité de la formation).

Les suites de l'audit

Suite à l’audit, l’auditeur transmet son rapport à un comité technique qui décide de l’octroi ou non de la certification. Si tous les critères sont conformes, la certification Qualiopi vous sera attribuée pour une période de 3 ans. Dans ce cas, un audit de surveillance sera mis en place dans les 18 mois en moyenne.

En cas de non-conformité mineure, vous devrez envoyer un plan d’action, récapitulant les actions que vous allez mettre en place pour corriger cette non-conformité. Ce plan d’action doit être justifié dans les six mois qui suivent l’audit initial.

En cas de non-conformité majeure, les actions correctives doivent être mises en place et vérifiées dans les trois mois qui suivent l’audit initial.

Dans les deux cas, vous devrez envoyer à l’organisme certificateur les preuves de la mise en place des actions correctives, dans les délais impartis.

Toutefois, l’organisme certificateur peut décider la réalisation d’un audit supplémentaire en cas de non-conformité majeure, qui permettra de vérifier les corrections apportées. Si l’organisme certificateur vous refuse la certification QUALIOPI, vous devrez attendre trois mois minimum avant de faire une nouvelle demande.

Les suites de l'audit

L’audit initial Qualiopi peut sembler difficile à préparer. Nous vous avons listé quelques conseils qui vous permettront d’aborder cette journée avec plus sérénité. Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et demande à être adaptée à votre situation :

  • Préparez bien vos documents en amont. Classez-les et veillez à ce qu’il ne manque rien.
  • Faites en sorte que les personnes “clés” de votre organisme de formation soient présentes au moment de l’audit.
  • Veillez à bien respecter le plan d’audit établi et validé en réunion d’ouverture.
  • L’auditeur n’a pas le droit de vous donner des conseils. Il ne peut que vous indiquer ce qui est conforme et ce qui ne l’est pas.
  • Tous les frais liés à la présence de l’auditeur sont à votre charge. Il s’agit principalement des frais de déplacement et de restauration.

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