Audit de surveillance Qualiopi : tout ce que vous devez savoir pour le réussir
L’audit de surveillance Qualiopi se déroule entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de votre certification. Il dure une demi-journée dans la majorité des cas. L’auditeur vérifie tous les indicateurs applicables, avec un focus prioritaire sur les non-conformités de l’audit initial et les indicateurs à risque majeur uniquement (4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32). Contactez votre certificateur dès le 10e-11e mois pour sécuriser un créneau.
Qu'est-ce que l'audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance est le deuxième audit du cycle de certification Qualiopi. Il intervient à mi-parcours des 3 ans de validité de votre certificat, entre l’audit initial et l’audit de renouvellement.
Son objectif est simple : vérifier que votre organisme applique concrètement ce qu’il a présenté à l’audit initial. Ce n’est pas un audit de contrôle punitif. C’est une vérification que vos processus qualité sont bien vivants, pas juste mis en place sur le papier.
Concrètement, l’auditeur s’assure que :
- Votre dispositif certifié est mis en œuvre (et pas seulement formalisé)
- Les non-conformités de l’audit initial ont été corrigées efficacement
- Votre démarche d’amélioration continue est bien active (indicateur 32)
- Vous respectez les obligations d’affichage du certificat (locaux + site internet)
Pour une vue d’ensemble des 3 types d’audits Qualiopi et de leur articulation dans le cycle, consultez notre page hub sur les audits Qualiopi.
Quand a lieu l'audit de surveillance ?
Le délai réglementaire : entre le 14e et le 22e mois
L’arrêté du 6 juin 2019, confirmé par l’arrêté du 31 mai 2023, est sans ambiguïté : l’audit de surveillance se réalise entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.
Cela vous laisse une fenêtre de 8 mois pour planifier. Mais cette fenêtre est trompeuse.
En pratique, les organismes certificateurs affichent souvent 4 à 8 semaines de délai pour obtenir un créneau. Si vous attendez le 20e mois pour contacter votre certificateur, vous prenez un risque réel de dépassement.
Bonne pratique : contactez votre certificateur dès le 10e-11e mois pour sécuriser une date confortable dans la fenêtre réglementaire.
Exemple concret : si votre audit initial s’est tenu en juillet 2024, votre audit de surveillance peut se tenir entre septembre 2025 et mai 2026.
Note : Le calcul se fait en mois calendaires à partir de la date inscrite sur votre certificat. En cas de doute, vérifiez directement avec votre certificateur.
Que se passe-t-il si le délai n'est pas respecté ?
Si l’audit de surveillance n’est pas réalisé dans la fenêtre réglementaire (avant le 22e mois), votre certification peut être suspendue.
Les conséquences sont immédiates et sérieuses :
- Interdiction d’utiliser la marque Qualiopi sur vos supports de communication
- Perte d’accès aux financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, régions…)
- Obligation de régulariser la situation avant de pouvoir reprendre l’activité financée
Ne sous-estimez pas ce risque. Plusieurs OF se retrouvent chaque année dans cette situation simplement parce qu’ils ont tardé à prendre contact avec leur certificateur.
Combien de temps dure l'audit de surveillance ?
La durée est réglementée. Elle dépend de deux critères : votre chiffre d’affaires formation (issu du dernier Bilan Pédagogique et Financier disponible) et vos catégories d’actions certifiées.
Depuis le 1er septembre 2023, la durée est calculée sur la base du dernier BPF disponible (et non plus celui à la date de contractualisation). Si votre CA a augmenté et que vous changez de tranche, votre durée d’audit peut s’allonger.
Tableau des durées de l'audit de surveillance
👉 Important : Pour l’audit de surveillance, il n’y a plus de distinction entre CA < 150 000 € et CA entre 150 000 € et 750 000 €. Seul le seuil de 750 000 € compte.
Majoration pour les « nouveaux entrants » : si votre organisme avait le statut de nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée de 0,5 jour. L’auditeur doit vérifier la mise en œuvre effective des indicateurs qui n’avaient pu être démontrés qu’en intention lors du premier audit.
Organismes multi-sites : l’audit de surveillance comprend au minimum un site non audité à l’audit précédent (et deux sites si vous avez plus de 6 sites).
Audit à distance ou sur site ?
L’audit de surveillance se réalise par défaut à distance (visioconférence). C’est une différence majeure avec l’audit initial.
Il peut être réalisé sur site dans deux cas :
- À la demande expresse de l’organisme certifié
- Suite à une analyse de risque de l’organisme certificateur (signalements, réclamations, résultats préoccupants)
Téléchargez notre tableau excel des indicateurs
Quels indicateurs sont évalués ?
Tous les indicateurs ou seulement certains ?
La réponse courte : tous les indicateurs applicables à votre organisme sont susceptibles d’être évalués. Mais l’auditeur a des priorités réglementaires claires.
L’arrêté du 31 mai 2023 définit un socle d’indicateurs que l’auditeur doit obligatoirement passer en revue :
- Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial (mineures ou majeures) : l’auditeur vérifie que vos actions correctives ont bien été mises en œuvre
- Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32
- Les indicateurs 1, 17, 19 et l’indicateur 3 pour les organismes concernés
- Pour les organismes ayant bénéficié de conditions aménagées à l’audit initial : les indicateurs applicables qui n’avaient pas été vérifiés
👉 Règle importante : si un indicateur était « non-conforme mineur » à l’audit initial et qu’il l’est encore à la surveillance, il est automatiquement requalifié en non-conformité majeure.
Les indicateurs les plus scrutés
D’après les retours de terrain, les indicateurs qui génèrent le plus de non-conformités à l’audit de surveillance sont :
- Indicateur 1 : information des publics (programme, objectifs, prérequis, tarifs), le plus fréquemment en écart
- Indicateur 30 : indicateurs de résultats, souvent absent ou non exploité
- Usage du logo Qualiopi : mauvaise utilisation (sans mention des catégories, sur des devis ou factures)
- Affichage du certificat (depuis le 1er septembre 2023) : absence sur le site internet ou dans les locaux = non-conformité majeure automatique
- Indicateur 32 : amélioration continue, les OF oublient de documenter leurs actions d’amélioration
- Indicateur 22 : maintien des compétences des formateurs – souvent négligé entre les deux audits
L'échantillonnage des actions de formation
L’auditeur ne peut pas examiner toutes vos sessions. Il procède à un échantillonnage représentatif de votre activité.
La période de référence couvre l’ensemble des actions réalisées depuis l’audit initial jusqu’à l’audit de surveillance.
L’échantillon est communiqué à l’organisme uniquement lors de la réunion d’ouverture (pas avant). Il doit être représentatif de votre activité : types de formations, modalités, publics.
Téléchargez notre tableau excel des indicateurs
Comment se déroule l'audit de surveillance ? (étapes détaillées)
Étape 1 : la convocation et la préparation du dossier
Quelques semaines avant l’audit, votre certificateur vous envoie une convocation et un formulaire de mise à jour de votre dossier. Vous devez lui transmettre :
- Une description actualisée de vos activités (modalités, nouvelles formations, sous-traitance, AFEST…)
- Votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
- Un organigramme à jour
- Les coordonnées actualisées du dirigeant et l’adresse de tous vos sites
Ces éléments permettent à l’auditeur de préparer son analyse de risque et d’identifier les changements intervenus depuis l’audit initial.
Étape 2 : la réunion d'ouverture
L’audit commence par une réunion d’ouverture (15 à 30 minutes). L’auditeur :
- Présente le déroulé de la journée
- Rappelle les objectifs de l’audit
- Communique l’échantillon des actions de formation qu’il souhaite examiner
- Vérifie que votre certificat est bien affiché (locaux et/ou site internet)
C’est à ce moment que vous saurez précisément quelles sessions seront analysées.
Étape 3 : l'évaluation des indicateurs (preuves, entretiens, observations)
C’est le cœur de l’audit. L’auditeur passe en revue les indicateurs selon les priorités réglementaires vues plus haut.
Il s’appuie sur trois types de vérification :
- Analyse documentaire : vos preuves (programmes, évaluations, attestations, comptes-rendus…)
- Entretiens : avec le responsable qualité, des formateurs, parfois des apprenants
- Observations : vérification de l’affichage, consultation de votre site internet en direct
Rappel réglementaire : l’auditeur ne peut pas emporter vos documents. Tout se passe le jour de l’audit.
Quand a lieu l'audit de surveillance ?
Le délai réglementaire : entre le 14e et le 22e mois
L’arrêté du 6 juin 2019, confirmé par l’arrêté du 31 mai 2023, est sans ambiguïté : l’audit de surveillance se réalise entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.
Cela vous laisse une fenêtre de 8 mois pour planifier. Mais cette fenêtre est trompeuse.
En pratique, les organismes certificateurs affichent souvent 4 à 8 semaines de délai pour obtenir un créneau. Si vous attendez le 20e mois pour contacter votre certificateur, vous prenez un risque réel de dépassement.
Bonne pratique : contactez votre certificateur dès le 10e-11e mois pour sécuriser une date confortable dans la fenêtre réglementaire.
Exemple concret : si votre audit initial s’est tenu en juillet 2024, votre audit de surveillance peut se tenir entre septembre 2025 et mai 2026.
Note : Le calcul se fait en mois calendaires à partir de la date inscrite sur votre certificat. En cas de doute, vérifiez directement avec votre certificateur.
Que se passe-t-il si le délai n'est pas respecté ?
Si l’audit de surveillance n’est pas réalisé dans la fenêtre réglementaire (avant le 22e mois), votre certification peut être suspendue.
Les conséquences sont immédiates et sérieuses :
- Interdiction d’utiliser la marque Qualiopi sur vos supports de communication
- Perte d’accès aux financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, régions…)
- Obligation de régulariser la situation avant de pouvoir reprendre l’activité financée
Ne sous-estimez pas ce risque. Plusieurs OF se retrouvent chaque année dans cette situation simplement parce qu’ils ont tardé à prendre contact avec leur certificateur.
Combien de temps dure l'audit de surveillance ?
La durée est réglementée. Elle dépend de deux critères : votre chiffre d’affaires formation (issu du dernier Bilan Pédagogique et Financier disponible) et vos catégories d’actions certifiées.
Depuis le 1er septembre 2023, la durée est calculée sur la base du dernier BPF disponible (et non plus celui à la date de contractualisation). Si votre CA a augmenté et que vous changez de tranche, votre durée d’audit peut s’allonger.
Tableau des durées de l'audit de surveillance
👉 Important : Pour l’audit de surveillance, il n’y a plus de distinction entre CA < 150 000 € et CA entre 150 000 € et 750 000 €. Seul le seuil de 750 000 € compte.
Majoration pour les « nouveaux entrants » : si votre organisme avait le statut de nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée de 0,5 jour. L’auditeur doit vérifier la mise en œuvre effective des indicateurs qui n’avaient pu être démontrés qu’en intention lors du premier audit.
Organismes multi-sites : l’audit de surveillance comprend au minimum un site non audité à l’audit précédent (et deux sites si vous avez plus de 6 sites).
Audit à distance ou sur site ?
L’audit de surveillance se réalise par défaut à distance (visioconférence). C’est une différence majeure avec l’audit initial.
Il peut être réalisé sur site dans deux cas :
- À la demande expresse de l’organisme certifié
- Suite à une analyse de risque de l’organisme certificateur (signalements, réclamations, résultats préoccupants)
Téléchargez notre tableau excel des indicateurs
Quels indicateurs sont évalués ?
Tous les indicateurs ou seulement certains ?
La réponse courte : tous les indicateurs applicables à votre organisme sont susceptibles d’être évalués. Mais l’auditeur a des priorités réglementaires claires.
L’arrêté du 31 mai 2023 définit un socle d’indicateurs que l’auditeur doit obligatoirement passer en revue :
- Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial (mineures ou majeures) : l’auditeur vérifie que vos actions correctives ont bien été mises en œuvre
- Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures : 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32
- Les indicateurs 1, 17, 19 et l’indicateur 3 pour les organismes concernés
- Pour les organismes ayant bénéficié de conditions aménagées à l’audit initial : les indicateurs applicables qui n’avaient pas été vérifiés
👉 Règle importante : si un indicateur était « non-conforme mineur » à l’audit initial et qu’il l’est encore à la surveillance, il est automatiquement requalifié en non-conformité majeure.
Les indicateurs les plus scrutés
D’après les retours de terrain, les indicateurs qui génèrent le plus de non-conformités à l’audit de surveillance sont :
- Indicateur 1 : information des publics (programme, objectifs, prérequis, tarifs), le plus fréquemment en écart
- Indicateur 30 : indicateurs de résultats, souvent absent ou non exploité
- Usage du logo Qualiopi : mauvaise utilisation (sans mention des catégories, sur des devis ou factures)
- Affichage du certificat (depuis le 1er septembre 2023) : absence sur le site internet ou dans les locaux = non-conformité majeure automatique
- Indicateur 32 : amélioration continue, les OF oublient de documenter leurs actions d’amélioration
- Indicateur 22 : maintien des compétences des formateurs – souvent négligé entre les deux audits
L'échantillonnage des actions de formation
L’auditeur ne peut pas examiner toutes vos sessions. Il procède à un échantillonnage représentatif de votre activité.
La période de référence couvre l’ensemble des actions réalisées depuis l’audit initial jusqu’à l’audit de surveillance.
L’échantillon est communiqué à l’organisme uniquement lors de la réunion d’ouverture (pas avant). Il doit être représentatif de votre activité : types de formations, modalités, publics.
Cas particuliers
OF sans activité entre l'audit initial et la surveillance
C’est une situation qui inquiète beaucoup d’OF. La bonne nouvelle : un organisme qui n’a mis en œuvre aucune action relevant de la catégorie certifiée depuis l’audit initial peut conserver sa certification, sous réserve de maintenir les processus présentés à l’audit initial.
Attention cependant : à l’audit de renouvellement, l’organisme devra présenter au moins une action réalisée pour que sa certification puisse être renouvelée.
L’auditeur pourra tout de même s’intéresser à la formalisation des processus liés à votre offre de formation, même non réalisée.
Nouvelle offre de formation non encore réalisée
Si vous avez développé une nouvelle formation depuis l’audit initial mais que vous ne l’avez pas encore dispensée, l’auditeur peut vérifier la formalisation des processus associés.
En revanche, il ne peut pas vous sanctionner pour l’absence de réalisation si la catégorie d’actions concernée était déjà certifiée à l’audit initial.
Statut "nouvel entrant" à l'audit initial
Si votre organisme avait le statut de nouvel entrant lors de l’audit initial (première année d’activité ou nouvelle catégorie d’actions), plusieurs indicateurs n’ont été vérifiés qu’en intention :
Indicateur 14 (accompagnement socio-éducatif pour les CFA) : la mise en œuvre sera auditée à la surveillance
Indicateur 19 (ressources pédagogiques) : idem
Indicateur 22 (maintien des compétences) : idem
Indicateur 24 (veille métier) : l’impact sera audité à la surveillance
Ces indicateurs sont obligatoirement vérifiés à l’audit de surveillance. Préparez des preuves de mise en œuvre concrètes pour chacun d’eux.
La durée de votre audit est également majorée de 0,5 jour pour permettre cette vérification approfondie.
Combien coûte l'audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance est moins cher que l’audit initial, car il est plus court. Mais les tarifs varient selon les certificateurs, car il n’existe pas de tarif réglementé.
Fourchettes de prix observées
Profil de l’OF | Coût estimé de l’audit de surveillance |
|---|---|
CA < 750 000 €, 1 catégorie (AF), monosite | 400 € à 700 € HT |
CA < 750 000 €, 2 catégories, monosite | 500 € à 900 € HT |
CA > 750 000 € ou CFA | 900 € à 1 500 € HT |
Nouvel entrant (majoration 0,5 jour) | + 300 € à 600 € HT |
Ces fourchettes sont indicatives. Certains certificateurs pratiquent un système de redevance annuelle qui inclut l’audit de surveillance dans un forfait global.
Facteurs qui font varier le coût
Le nombre de catégories certifiées : chaque catégorie supplémentaire peut allonger la durée
Le nombre de sites : chaque site audité ajoute du temps (et donc du coût)
Le statut « nouvel entrant » : majoration systématique de 0,5 jour
L’audit sur site : des frais de déplacement s’ajoutent (transport, repas, parfois hébergement)
Le changement de tranche de CA : si votre CA a augmenté depuis l’audit initial, votre durée d’audit peut s’allonger
Conseil pratique : demandez toujours un devis détaillé à votre certificateur avant de signer. Vérifiez ce qui est inclus (frais de dossier, frais de déplacement, audit complémentaire éventuel).
FAQ sur l'audit de surveillance Qualiopi
Tous les indicateurs sont-ils vérifiés ou seulement ceux en non-conformité ?
Tous les indicateurs applicables à votre organisme sont susceptibles d’être évalués. Mais l’auditeur a un socle obligatoire : les non-conformités de l’audit initial, les indicateurs à risque majeur uniquement (4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32), et les indicateurs 1, 17, 19. Il peut aller au-delà selon son analyse de risque.
Peut-on passer l'audit de surveillance à distance ?
Oui. L’audit de surveillance se réalise par défaut à distance (visioconférence). Il peut être réalisé sur site à la demande de l’organisme certifié, ou si l’analyse de risque du certificateur le justifie.
Que se passe-t-il si je rate mon audit de surveillance ?
On ne « rate » pas un audit Qualiopi au sens strict. En cas de non-conformités, vous disposez de délais pour les lever (3 mois pour les majeures, 6 mois pour les mineures). Si une non-conformité majeure n’est pas levée dans les délais, votre certification est suspendue puis potentiellement retirée. Dans ce cas, vous devez repasser un audit initial complet.
Comment l'auditeur fait-il son échantillonnage ?
L’auditeur sélectionne un échantillon représentatif de vos actions de formation réalisées depuis l’audit initial. Cet échantillon vous est communiqué uniquement lors de la réunion d’ouverture. Il doit refléter la diversité de votre activité (types de formations, modalités, publics).
Peut-on contester les conclusions de l'auditeur ?
Oui. Chaque organisme certificateur dispose d’une procédure de réclamation et d’appel. Si vous estimez qu’une conclusion est inexacte, formulez une réclamation écrite auprès de votre certificateur dans les délais prévus par son règlement de certification. Consultez ce règlement pour connaître les modalités exactes.
Un OF sans activité peut-il conserver sa certification ?
Oui, à l’audit de surveillance. Un organisme sans activité depuis l’audit initial peut maintenir sa certification s’il démontre que ses processus sont toujours en place. En revanche, à l’audit de renouvellement, au moins une action réalisée sera exigée pour renouveler la certification.
Combien de temps à l'avance faut-il contacter son organisme certificateur ?
Contactez votre certificateur dès le 10e-11e mois suivant l’obtention de votre certification. Les délais d’obtention d’un créneau sont souvent de 4 à 8 semaines. Attendre le 20e mois, c’est prendre le risque de dépasser la fenêtre réglementaire.
Les non-conformités de l'audit initial sont-elles automatiquement réévaluées ?
Oui, systématiquement. Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial font partie du socle obligatoire de l’audit de surveillance. Si une non-conformité mineure n’est pas levée, elle devient automatiquement majeure. Traitez vos non-conformités initiales sérieusement, même les mineures.
Peut-on changer d'organisme certificateur entre l'audit initial et la surveillance ?
Oui, c’est possible. Le transfert de certification se fait auprès d’un autre organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, le transfert ne peut se faire qu’auprès d’un organisme accrédité (plus d’organisme en cours d’accréditation). Renseignez-vous auprès de votre nouveau certificateur sur les modalités pratiques du transfert.
ILS SONT PLUSIEURS CENTAINES A NOUS FAIRE CONFIANCE
Digi-Certif : la référence en France dans l'accompagnement Qualiopi
Avec près de 1.000 organismes de formations accompagnés vers la certification Qualiopi, Digi-Certif est la référence en matière d’accompagnement des organismes de formation. Situés en plein coeur de Marseille, à deux pas du Vieux Port, nous sommes fiers de compter plusieurs centaines d’organismes de formation préparés avec brio au passage de leur certification.
Ressources sur la certification Qualiopi
Document Excel (CSV, XLSX)
