Audit initial Qualiopi : tout ce que vous devez savoir pour le réussir
L’audit initial Qualiopi est le premier audit obligatoire pour obtenir la certification. Il se déroule sur site, dure entre 1 et 2 jours selon la taille de votre OF, et porte sur les 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité. Bien préparé, il se passe sans mauvaise surprise. Une non-conformité n’est pas un échec : vous avez 3 mois (majeure) ou 6 mois (mineure) pour la lever.
Qu'est-ce que l'audit initial Qualiopi ?
L’audit initial est le premier audit du cycle de certification Qualiopi. C’est lui qui conditionne l’obtention de la certification, sans lui, pas de Qualiopi, pas d’accès aux financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, régions…).
Son objectif : vérifier que votre organisme de formation (OF) est conforme au Référentiel National Qualité (RNQ), qui repose sur 7 critères déclinés en 32 indicateurs.
Il est réalisé par un auditeur mandaté par un organisme certificateur accrédité COFRAC que vous avez choisi et avec lequel vous avez signé un contrat de certification.
Quand a-t-il lieu ? Après le dépôt de votre dossier auprès de l’organisme certificateur et la signature du contrat. La date est planifiée conjointement avec l’auditeur.
Résultats possibles :
- Tous les indicateurs sont conformes : la certification est délivrée, valable 3 ans.
- Des non-conformités sont relevées : vous disposez d’un délai pour les lever avant que la certification soit accordée.
L’audit initial lance le cycle Qualiopi. Il sera suivi d’un audit de surveillance (entre le 14e et le 22e mois) puis d’un audit de renouvellement (à 3 ans). Pour une vue d’ensemble sur les trois types d’audits, consultez notre page dédiée aux audits Qualiopi.
Combien de temps dure un audit initial Qualiopi ?
La durée est réglementée par l’arrêté du 6 juin 2019 (modifié par l’arrêté du 31 mai 2023). Elle dépend de trois critères :
- Le chiffre d’affaires formation (issu de votre Bilan Pédagogique et Financier)
- Le nombre de catégories d’actions certifiées (AF, VAE, bilan de compétences, apprentissage)
- Le nombre de sites (monosite ou multisite)
Voici le tableau de référence pour un organisme monosite :
À savoir : Pour les organismes multisites, chaque site échantillonné ajoute 0,5 jour à la durée totale. Le nombre de sites audités est calculé via la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche.
Cas concret : Un OF indépendant, moins de 150 000 € de CA, uniquement des actions de formation, un seul site : 1 journée d’audit, soit 7 à 8 heures hors pause déjeuner.
Bon à réflexe : seul le chiffre d’affaires lié à l’activité de formation entre dans le calcul. Vos revenus de conseil ou de prestations de service ne comptent pas.
Comment se déroule un audit initial Qualiopi ?
Étape 1 : la planification et la constitution du dossier
Tout commence par la signature d’un contrat de certification avec l’organisme certificateur de votre choix. L’auditeur prend ensuite contact pour planifier la date.
Avant l’audit, l’organisme certificateur vous demande de transmettre des éléments administratifs : coordonnées du dirigeant, organigramme, description de l’activité, liste des sites. Vous devez aussi préparer l’ensemble de vos preuves documentaires
Délai typique entre la signature du contrat et l’audit : comptez en général 2 à 4 mois, selon la disponibilité des auditeurs et votre propre niveau de préparation.
👉 Conseil pratique : Ne sous-estimez pas ce délai. Certains certificateurs sont très demandés. Mieux vaut signer votre contrat dès que votre dossier est solide, pas à la dernière minute.
Documents à préparer (liste pratique) :
- Programmes de formation détaillés (objectifs, contenus, modalités pédagogiques)
- Conventions de formation et contrats types
- Supports pédagogiques et outils d’évaluation
- Questionnaires de satisfaction apprenants et employeurs
- Règlement intérieur et livret d’accueil
- Procédure de traitement des réclamations
👉 À savoir : L’auditeur ne vous demande pas de tout imprimer. L’essentiel est que vos preuves soient accessibles, organisées et datées. Un drive partagé avec des dossiers par critère fonctionne très bien.
Étape 2 : la réunion d'ouverture
L’audit commence par une réunion d’ouverture d’environ 30 à 45 minutes.
Qui doit être présent ? Le responsable de l’OF (ou le dirigeant), et idéalement le référent qualité si vous en avez un. Les formateurs peuvent être convoqués plus tard pour des entretiens.
L’auditeur présente le déroulement de la journée, valide le plan d’audit, et explique ses méthodes. C’est aussi à ce moment qu’il réalise l’échantillonnage : il sélectionne parmi vos formations réalisées celles qui serviront de fil conducteur pour l’évaluation des indicateurs.
👉 À savoir : L’échantillonnage n’est pas communiqué avant la réunion d’ouverture. C’est réglementaire. Vous ne pouvez pas « choisir » les formations qui seront auditées raison de plus pour que toutes vos formations soient documentées de la même façon.
Étape 3 : l'évaluation des indicateurs
C’est le cœur de l’audit. L’auditeur passe en revue les 32 indicateurs applicables à votre périmètre de certification, en combinant trois méthodes :
- Analyse documentaire : il examine vos preuves écrites (programmes, conventions, bilans, évaluations…)
- Entretiens : il interroge le dirigeant, les formateurs, parfois des apprenants
- Observation : dans certains cas, il peut assister à une session de formation réelle
Ce qu’il cherche concrètement : la cohérence entre ce que vous dites faire et ce que vous faites réellement. Un beau document non appliqué ne vaut rien. Une pratique réelle sans trace non plus.
👉 À savoir : Parmi les 32 indicateurs, 17 sont des « super indicateurs » (indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32). Tout écart sur l’un d’eux entraîne automatiquement une non-conformité majeure. Portez-y une attention particulière.
Téléchargez notre tableau excel des indicateurs
Étape 4 : la réunion de clôture
En fin d’audit, l’auditeur présente ses constats lors d’une réunion de clôture.
Il annonce les éventuelles non-conformités relevées (mineures ou majeures), explique leur nature, et précise les délais pour les lever. C’est un moment important : posez vos questions, demandez des clarifications si un constat vous semble flou.
Conseil pratique : Prenez des notes. Le rapport écrit arrive dans les jours suivants, mais avoir vos propres notes vous permet d’anticiper le plan d’actions correctives dès le soir même.
Étape 5 : après l'audit le rapport et la décision
Dans les jours ou semaines suivant l’audit, vous recevez le rapport officiel de l’auditeur.
La décision de certification est ensuite prise par l’organisme certificateur (pas l’auditeur seul). Si tout est conforme ou une fois les non-conformités levées dans les délais vous recevez votre certificat Qualiopi.
Délai d’obtention du certificat après un audit sans non-conformité : quelques semaines en général, selon les délais de traitement de votre certificateur.
Les non-conformités lors d'un audit initial : ce qu'il faut savoir
Non-conformité mineure vs majeure
Non-conformité mineure : un indicateur est partiellement respecté, ou la preuve est insuffisante. C’est gérable.
Non-conformité majeure : un indicateur essentiel n’est pas respecté du tout, ou un « super indicateur » présente un écart. C’est plus sérieux, mais toujours récupérable.
Une non-conformité, c'est normal
Plus de 30 % des audits initiaux donnent lieu à des non-conformités mineures. Ce n’est pas un échec. C’est même fréquent pour les OF qui se lancent pour la première fois. L’auditeur n’est pas là pour vous piéger, il documente ce qu’il constate.
Les délais pour lever une non-conformité
Non-conformité majeure : 3 mois maximum pour apporter les preuves correctives
Non-conformité mineure : 6 mois pour mettre en place un plan d’actions et en apporter la preuve
👉 À savoir : Si une non-conformité majeure n’est pas levée dans les 3 mois, la certification peut être refusée. Ne laissez pas traîner.
Le processus de levée
- Vous recevez le rapport avec les non-conformités détaillées
- Vous élaborez un plan d’actions correctives (ce que vous allez faire, comment, dans quel délai)
- Vous mettez en place les actions et constituez les preuves correspondantes
- Vous transmettez le tout à l’organisme certificateur
- L’auditeur valide (ou demande des compléments)
FAQ sur l'audit initial Qualiopi
Quelle est la durée d'un audit initial Qualiopi ?
Elle varie entre 1 et 3,5 jours selon votre chiffre d’affaires formation, le nombre de catégories d’actions certifiées et votre nombre de sites. Pour un OF monosite avec moins de 150 000 € de CA et une seule catégorie d’action, comptez 1 journée.
Qui peut réaliser un audit initial Qualiopi ?
Uniquement un auditeur mandaté par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Il existe une quarantaine d’organismes certificateurs en France (Certifopac, ICPF, Bureau Veritas, AFNOR Certification, DEKRA, Proneo…). La liste officielle est publiée par le Ministère du Travail.
Combien coûte un audit initial Qualiopi ?
Le coût dépend du nombre de jours d’audit. Une journée d’audit est facturée en moyenne entre 700 et 900 € HT selon les certificateurs. Pour un OF d’1 journée d’audit, comptez donc autour de 700 à 900 € HT pour l’audit seul (hors accompagnement préparatoire).
Que se passe-t-il si on échoue à l'audit initial ?
Faut-il être en activité avant l'audit initial ?
Oui. La mise en oeuvre d’au moins une action relevant de la catégorie certifiée est un prérequis au déclenchement de l’audit. Vous devez avoir réalisé des formations pour pouvoir présenter des preuves concrètes. Les OF en création qui n’ont pas encore de formations réalisées sont considérés comme « nouveaux entrants » : certains indicateurs sont évalués différemment (existence du processus, sans preuve d’application).
Peut-on choisir son organisme certificateur ?
ILS SONT PLUSIEURS CENTAINES A NOUS FAIRE CONFIANCE
Digi-Certif : la référence en France dans l'accompagnement Qualiopi
Avec près de 1.000 organismes de formations accompagnés vers la certification Qualiopi, Digi-Certif est la référence en matière d’accompagnement des organismes de formation. Situés en plein coeur de Marseille, à deux pas du Vieux Port, nous sommes fiers de compter plusieurs centaines d’organismes de formation préparés avec brio au passage de leur certification.
Ressources sur la certification Qualiopi
Document Excel (CSV, XLSX)
