Le dossier d’admission est souvent la toute première pièce remise à un candidat avant son entrée en formation. Il marque le début de la relation contractuelle et joue un rôle clé dans l’engagement du bénéficiaire.
Dans le cadre de Qualiopi, il sert aussi de preuve de conformité sur plusieurs indicateurs du référentiel, notamment ceux liés à l’accueil, à l’information préalable et à l’accessibilité.
Dans cet article, vous découvrirez :
- Ce que votre dossier d’admission doit contenir
- Comment le structurer pour l’audit
- Les erreurs à éviter pour rester conforme
À quoi sert le dossier d’admission dans la démarche Qualiopi ?
Fonction | Impact sur la certification |
|---|---|
Formaliser l’entrée en formation | Conforme aux Indicateurs 2, 3, 6 et 7 |
Informer sur les conditions d’accueil et d’accessibilité | Preuve d’un accompagnement individualisé |
Tracer l’adhésion du bénéficiaire aux modalités proposées | Engagement contractuel clair |
Anticiper les besoins spécifiques du public | Démonstration de l’adaptabilité |
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*Les 22 indicateurs communs à chaque type d’action de formation : 1 – 2 – 4 – 5 – 6 – 9 – 10 – 11 – 12 – 17 – 18 – 19 – 21 – 22 – 23 – 24 – 25 – 26 – 27 – 30 – 31 – 32
Ce que doit contenir un bon dossier d’admission
Un dossier d’admission structuré doit inclure :
- Fiche de renseignements du bénéficiaire (coordonnées, profil, situation)
- Description de la formation : contenu, durée, objectifs
- Conditions d’entrée : prérequis, niveaux, tests éventuels
- Modalités d’organisation : lieu, calendrier, modalités pédagogiques
- Information sur l’accessibilité : contact référent handicap, adaptations possibles
- Engagement du bénéficiaire : signature de validation ou d’accord
- Référence aux CGV ou à la convention
Conseils pour une rédaction claire et professionnelle
Rédigez votre dossier comme un support d’accueil : structuré, lisible, et sans jargon.
Préférez des phrases courtes et des formulations accessibles à tout public. Organisez les informations de manière logique, avec une mise en page soignée. Évitez de surcharger le document ; l’essentiel est de transmettre les bonnes informations au bon moment.
Il est recommandé d’utiliser un format modifiable (Word, PDF interactif) pour permettre une adaptation facile. Un sommaire ou des repères visuels peuvent aussi améliorer la lecture, notamment si le document dépasse 3 pages.
Les erreurs les plus fréquentes à éviter
❌ Erreur fréquente | ⚠️ Pourquoi c’est un problème |
|---|---|
Dossier absent ou remplacé par un email | Aucune preuve formelle d’entrée en formation |
Informations floues ou génériques | Non-respect de l’indicateur 2 (information claire) |
Aucune trace d’engagement du bénéficiaire | Impossible de justifier la contractualisation |
Absence de mention du référent handicap | Blocage sur l’indicateur 26 |
Modèle rigide ou non personnalisé | Non-conformité au principe d’individualisation |
Ce qu’il faut retenir
Le dossier d’admission est bien plus qu’un simple formulaire d’inscription. Il matérialise l’entrée du bénéficiaire dans un parcours de formation structuré, contractualisé, et conforme au référentiel qualité.
En le construisant avec rigueur, vous :
- Montrez que vous respectez les obligations d’information
- Facilitez la personnalisation du parcours
- Sécurisez la relation dès le départ
- Préparez sereinement vos audits
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