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Qualiopi, le retour d’expérience de nos partenaires

  • Post published:2 février 2024
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Les formateurs, dirigeants d’organismes de formation ou responsables pédagogiques ne sont pas toujours familiers avec les arcanes des procédures qualité et des audits. Bienvenue à bord de notre exploration des coulisses de la certification Qualiopi ! Si vous cherchez des conseils pratiques ou juste à assouvir votre curiosité sur l’impact de Qualiopi, vous êtes au bon endroit. Ce plongeon au cœur de l’expérience d’un de nos partenaires vous fournira des insights précieux. Si vous êtes un organisme de formation égaré dans le dédale de Qualiopi, rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul. Cet article est comme une boussole pour vous orienter. Laissons de côté les termes techniques et optons pour une approche plus décontractée. Découvrez le récit d’un apprenant qui il y a peu était dans la même situation que vous et cherchait à démêler les fils de la certification Qualiopi. On ne vous vendra pas du rêve, mais plutôt une expérience concrète et pratique. Considérez cet article comme une conversation entre amis autour d’un café, mais avec des conseils utiles en prime. Préparez-vous à découvrir les hauts, les bas et les astuces pratiques qui ont permis à notre partenaire d’obtenir sa certification Qualiopi. Ici, on évite les discours pompeux pour se concentrer sur ce qui compte vraiment pour ceux qui veulent mettre la barre haute en matière de formation.

1- Qu’est-ce que Qualiopi ?

La certification Qualiopi, c’est un peu comme un sésame dans le monde de la formation. Derrière ce terme un brin mystérieux se cache un label qui atteste de la qualité des prestations d’un organisme de formation. Voyons ça de plus près.

Qualiopi quésaco?

Qualiopi, pour Quality + Opérationnel + Pédagogique, n’est pas un simple acronyme à retenir, mais plutôt le garant d’une démarche qualité bien réelle. En quelques mots, obtenir la certification Qualiopi signifie que l’organisme de formation répond à des critères stricts en matière d’ingénierie pédagogique, de gestion administrative, et d’adéquation entre les compétences des formateurs et les besoins des apprenants.

La procédure d'audit : Un passage obligé

Mais comment prouver cette qualité ? C’est là que l’audit entre en scène. Imaginez-le comme une sorte de check-up approfondi pour votre organisme de formation. Un expert évalue votre démarche qualité, s’assure que vos pratiques pédagogiques sont en phase avec les normes requises, et vérifie que votre gestion administrative est à la hauteur des attendus de la normes. Au-delà des documents et des processus, l’audit s’intéresse à la réalité du terrain. Comment les formateurs interagissent-ils avec les apprenants ? Les méthodes pédagogiques sont-elles adaptées et efficaces ? Autant de questions qui trouvent leurs réponses dans cette étape cruciale.

Pourquoi s'embarquer dans cette aventure ?

Certes, la certification Qualiopi et l’audit peuvent sembler comme une montagne à escalader, surtout si ces termes vous semblent sortis tout droit d’un manuel technique. Mais, en réalité, c’est une démarche qui a du sens. Elle vous permet de vous assurer que votre organisme offre des formations de qualité, répondant aux attentes du marché et offrant une réelle plus-value à vos apprenants mais surtout des possibilités de financement. La certification Qualiopi n’est peut-être pas une balade de santé, mais elle vaut la peine d’être explorée.

2- Les étapes clés de la certification Qualiopi

Maintenant que nous avons levé le voile sur la signification de Qualiopi et son lien avec l’audit, explorons les étapes essentielles de ce processus.

Étape 1 : L'Auto-évaluation

Avant même d’envisager l’audit, la première étape consiste en une auto-évaluation approfondie de votre organisme de formation. Il s’agit de prendre du recul et d’évaluer honnêtement vos pratiques pédagogiques, votre gestion administrative, et votre conformité aux critères Qualiopi. Cette introspection préalable permet d’identifier les points forts à consolider et les aspects à améliorer avant de soumettre votre candidature à l’audit.

Étape 2 : La Préparation méticuleuse

Une fois l’auto-évaluation complétée, la préparation à l’audit devient une étape cruciale. Cela implique souvent une revue approfondie de vos processus internes, la mise à jour éventuelle de vos pratiques, et la constitution d’un dossier détaillé démontrant votre conformité aux exigences de Qualiopi. La clé ici réside dans la minutie et la prévoyance, car un dossier solide facilitera grandement le processus d’audit à venir.

Étape 3 : L'Audit Initial

Vient ensuite l’audit initial, le moment où un auditeur examine de près votre organisme de formation et ses méthodes de travail. Ce n’est pas un examen de passage à proprement parler, mais plutôt une étude approfondie de vos processus et modalités de formation. Soyez prêt à démontrer la cohérence entre votre démarche qualité déclarée et la réalité de vos pratiques. Plus vous aurez fait preuve de rigueur dans la préparation de votre certification en amont de l’audit, plus vous limiterez le risque que votre auditeur relève des non-conformités. Vous l’aurez donc compris, la clé de la certification Qualiopi c’est une préparation sérieuse.
Indicateur par indicateur, votre auditeur vous demandera de lui présenter comment vous répondez aux enjeux et exigences de la certification.

Étape 4 : La Certification

Une fois l’audit passé avec succès, voilà que s’ouvre la porte vers la certification tant convoitée. Vous recevez ainsi le précieux sésame Qualiopi, témoignage officiel de la qualité de vos prestations. Mais attention, la route ne s’arrête pas là. La certification Qualiopi nécessite un engagement continu et s’articule en un cycle de 3 ans. Elle implique des audits réguliers, garantissant que votre organisme maintient les standards de qualité au fil du temps.

Un cycle Qualiopi comprend l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement.
L’objectif est d’assurer la durabilité de la qualité de l’organisme de formation et une démarche d’amélioration continue.

3- Les Témoignages de nos dirigeants d'organismes et formateurs

Après avoir exploré les coulisses de la certification Qualiopi et les étapes clés du processus, plongeons maintenant dans les récits de nos dirigeants d’organismes de formation et de nos formateurs. Comment ont-ils vécu cette aventure de certification et quel impact concret a-t-elle eu sur le quotidien de leur centre ?

Une procédure initialement intimidante

Beaucoup témoignent de l’appréhension initiale face à une procédure qui peut sembler complexe et exigeante.
Il n’est pas rare que les dirigeants d’organismes de formation, au premier abord, ressentent une certaine réticence face à la procédure de certification Qualiopi. L’idée de se conformer à des normes strictes, de préparer minutieusement l’ensemble des documents requis et de se soumettre à un audit peut sembler initialement complexe et exigeante.

La nécessité de se conformer à des normes strictes peut créer des doutes, mais ces dirigeants ont rapidement réalisé que cette rigueur est un catalyseur pour l’amélioration constante et présente surtout des enjeux stratégiques, commerciaux et économiques indéniables.

Les impacts positifs sur l’organisme de formation

Lorsque nous interrogeons nos formateurs, ils soulignent l’impact positif considérable de la certification Qualiopi sur leurs méthodes pédagogiques, mais aussi sur l’accès aux financements publics, la reconnaissance officielle, la différenciation concurrentielle, l’amélioration des processus internes, et l’ouverture à de nouveaux marchés.

L'accès aux financements publics

La certification Qualiopi est la clé pour accéder aux financements publics, c’est bien son principal avantage. Les organismes de formation certifiés sont en mesure de répondre aux critères d’éligibilité requis par divers partenaires financiers.

  • Le Compte Personnel Formation (CPF)

La certification Qualiopi s’aligne avec les exigences du Compte Personnel de Formation (CPF). C’est même le premier prérequis pour proposer la prise en charge des formations par le CPF. Cela ouvre la porte à un large bassin d’apprenants potentiels.

  • Les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCO)

Les OPCO, acteurs clés du financement de la formation professionnelle, reconnaissent la valeur de la certification Qualiopi. Les organismes certifiés ont une position avantageuse pour négocier des partenariats et des financements auprès de ces organismes, favorisant ainsi le développement de programmes de formation de qualité.
Si l’organisme de formation n’est pas certifié Qualiopi, l’entreprise qui fait délivrer des formations à ses salariés ne pourra pas solliciter son OPCO pour accéder au financement des formations.

  • Pôle Emploi

La certification Qualiopi est également un atout dans les démarches auprès de Pôle Emploi. Elle renforce la crédibilité des formations proposées et accroît les chances de prise en charge dans le cadre de la réinsertion professionnelle.

  • Les Conseils Régionaux

Au niveau régional, la certification Qualiopi est souvent prise en compte dans l’attribution de subventions et de soutiens financiers. Les conseils régionaux reconnaissent ainsi les organismes de formation certifiés comme des partenaires fiables dans le développement des compétences sur leur territoire.

Reconnaissance officielle et différenciation concurrentielle

Au-delà des aspects financiers, la certification Qualiopi confère une reconnaissance qui se traduit par une différenciation concurrentielle sur le marché de la formation. Les entreprises et les individus sont de plus en plus enclins à choisir des formations certifiées, rassurés par le gage de qualité et de professionnalisme que représente Qualiopi.

L'amélioration des processus internes

La démarche de certification Qualiopi incite les organismes de formation à revoir et à améliorer leurs processus internes. Les retours d’audits offrent des insights précieux, conduisant souvent à des ajustements internes qui renforcent l’efficacité opérationnelle.

L'accès à de nouveaux marchés

Enfin, la certification Qualiopi ouvre la porte à de nouveaux marchés. Les organismes certifiés sont plus attractifs pour les partenariats, les collaborations intersectorielles et les opportunités d’expansion géographique, élargissant ainsi leur champ d’influence et leurs possibilités de croissance. La certification Qualiopi constitue un gage de confiance pour les clients potentiels qui sont en quête d’assurances en termes de qualité et de professionnalisme. Elle offre à un organisme la possibilité de se présenter de manière avantageuse face à des appels d’offres et sur les marchés publics, élargissant ainsi ses perspectives commerciales.

Retours sur investissement et reconnaissance

Parmi les témoignages, il est fréquent d’entendre parler du retour sur investissement tangible de la certification. La reconnaissance officielle de la qualité des formations dispensées se traduit souvent par une attractivité accrue auprès des clients et partenaires potentiels et un portefeuille client considérablement développé. Mais laissons la parole à nos dirigeants d’organismes et formateurs. Leurs expériences réelles, leurs défis racontés de première main et les bénéfices concrets qu’ils ont retirés de la certification Qualiopi constituent une source précieuse d’inspiration et de conseils pour ceux qui envisagent de suivre le même chemin vers l’excellence dans la formation.

Le témoignage de Arthur Milazzo, Dirigeant de LightLearners Studio

“Au début, la certification Qualiopi semblait être un défi intimidant. Les normes strictes et l’audit approfondi suscitaient de nombreuses inquiétudes. Nous redoutions de faire face à des exigences extrêmement pointues voire exagérées. La préparation a exigé du temps et une acculturation à cette démarche qualité, ses enjeux, sa philosophie. L’audit initial, bien que redouté, s’est avéré être une conversation constructive, apportant des perspectives enrichissantes. Les bénéfices concrets ont dépassé nos attentes. La certification a renforcé notre crédibilité, attirant une nouvelle clientèle. Sur le plan financier, elle a ouvert des portes vers des financements publics, élargissant notre offre et surtout confirmant un retour sur investissement plus que satisfaisant. En résumé, la certification Qualiopi a certes demandé une préparation sérieuse mais les défis valent largement les bénéfices.”

"En moins d'un mois j'étais certifié et toutes mes formations étaient éligibles au CPF !"

Arthur Milazzo

Fondateur de Lightlearners Studio

Juliette Grivet

Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.