Si vous êtes un CFA, vous le savez : informer les apprentis sur leurs droits, leurs devoirs et les règles de sécurité est une obligation réglementaire.
Mais ce que vous savez peut-être moins, c’est qu’il faut aussi prouver que cette information a bien été donnée.
C’est exactement le rôle du compte rendu de réunion d’information collective, un document essentiel pour répondre à l’indicateur 15 du critère 3 du RNQ, spécifique aux CFA.
Dans cet article, on vous guide pour comprendre, construire et exploiter un modèle de compte rendu Qualiopi… utile, clair et conforme.
Qu’est-ce que le compte rendu de réunion d’information apprentis dans Qualiopi ?
Ce compte rendu est une preuve écrite qui atteste que les apprentis ont bien participé à une réunion d’information collective, généralement organisée à leur arrivée en formation.
Il permet de démontrer que l’organisme :
• A bien informé les apprentis sur leurs droits et devoirs en tant que salariés
• A abordé les règles de santé, sécurité et vie en centre
• A structuré la réunion autour de contenus clairs et cohérents
C’est une obligation directe issue de l’indicateur 15, qui précise que le CFA doit prouver que cette information a bien été dispensée.
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Les éléments incontournables d’un compte rendu conforme Qualiopi
Les éléments de contexte
Tout d’abord, le compte rendu doit situer l’événement :
• Date de la réunion
• Public concerné (apprentis d’une promotion, tous nouveaux arrivants, etc.)
• Nom de l’intervenant ou de l’animateur
Le contenu de l’information diffusée
Le document doit récapituler les sujets abordés, notamment :
• Les droits et devoirs de l’apprenti en tant que salarié
• Le fonctionnement du CFA : règlements, planning, outils numériques
• Les mesures de sécurité en milieu professionnel
• Le rôle du maître d’apprentissage et du référent CFA
• Les interlocuteurs ressources (santé, handicap, assistance sociale)
Plus le contenu est structuré, plus il est crédible lors de l’audit.
La traçabilité de la participation
Il est impératif d’ajouter :
• Une feuille de présence signée (en pièce jointe ou intégrée au compte rendu)
• Une signature de l’intervenant
• L’éventuelle remise de documents complémentaires
Cela montre que l’information n’est pas juste théorique, mais bien effectivement délivrée et reçue.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreur | ⚠️ Conséquences |
|---|---|
Pas de compte rendu rédigé ou conservé | Preuve manquante, non-conformité possible |
Contenu trop vague (pas de thématiques précises) | L’auditeur peut douter de la réalité de la réunion |
Aucune feuille de présence ou signature | Impossibilité de prouver la participation des apprentis |
Information non renouvelée à chaque rentrée | Risque d’oubli pour une promotion donnée |
Documents remis sans preuve de diffusion | Traçabilité insuffisante |
Nos recommandations pour une rédaction efficace
Planifiez la réunion dès la rentrée ou dans la première semaine
• Utilisez un ordre du jour type (réutilisable d’une année à l’autre)
• Faites signer une feuille d’émargement spécifique à la réunion
• Intégrez ce compte rendu dans votre dossier de preuve Qualiopi – Indicateur 15
• N’hésitez pas à joindre les supports remis pour enrichir la traçabilité
Ce qu’il faut retenir
Le compte rendu de réunion d’information collective est bien plus qu’un document administratif : c’est la clé de votre conformité à l’indicateur 15, spécifique aux CFA.
Il vous protège lors de l’audit, structure votre processus d’accueil, et assure une transmission claire de l’information.
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