Le Guide ultime de Qualiopi
en 2025
Vous êtes nombreux à souhaiter vous lancer dans le monde de la formation professionnelle. Pour cela, vous envisagez de créer votre organisme de formation et passer Qualiopi, mais vous souhaitez aussi maîtriser les enjeux et risques que représente le passage de la certification.
Cet article et fait pour vous. Vous y découvrirez l’ensemble des informations à connaître dans le cadre de Qualiopi : qu’est-ce que c’est ? à quoi ça sert ? comment la passer ? en combien de temps ? avec quel coût associé ? On vous explique tout dans cet article ! Suivez le guide !
Table des matières
Qu'est-ce que Qualiopi ? Une définition
Le gouvernement français a instauré la certification Qualiopi afin de répondre aux impératifs de qualité dans le domaine de la formation professionnelle. Depuis janvier 2022, cette certification est devenue obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics. Son instauration a pour but de professionnaliser et d’accroître la qualité des formations dispensées en France. De plus, elle vise à améliorer la clarté de l’offre de formation, à assurer la satisfaction des apprenants et à renforcer la confiance entre les prestataires de formation et leur clientèle.
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A quoi sert Qualiopi ?
La principale utilité de la certification Qualiopi pour un organisme de formation est incontstablement de permettre l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. En se faisant certifier, l’organisme de formation pourra donc solliciter les financeurs pour faire financer les formations qu’il délivre à ses apprenants. Parmi les financeurs les plus connus, on compte bien sûr les Opérateurs de Compétences (dits OPCO) qui financent les projets de formation dans le cadre de plan de développements de compétences en entreprise. On compte également le Compte Personnel Formation (CPF) qui finance les formations des personnels salariés à leur propre initiative.
Au-delà de ce rôle statutaire, la certification Qualiopi offre également de nombreux avantages pour un organisme de formation. Elle leur permet notamment de se démarquer, en leur offrant un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence. Elle leur permet enfin de s’inscrire dans une véritable démarche qualité, qui leur assure un développement en amélioration continue de ses process.
La certification est-elle obligatoire ?
La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour un organisme de formation. Ces derniers ne sont pas tenus de la passer. Toutefois, un organisme de formation qui se passerait de la certification Qualiopi en 2025 verrait ses chances de réussite largement réduites par rapport à ses concurrents. En effet, le marché de la formation professionnelle française s’articule aujourd’hui largement autour des financements publics.
Dans les faits, un Numéro de Déclaration d’Activité suffit pour délivrer des formations professionnelles. Mais en réalité, la certification Qualiopi est un passage quasi-obligatoire si l’on veut assurer la réussite de son projet.
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Les étapes pour obtenir Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi est souvent appréhendée comme un projet complexe pour les organismes de formation. En réalité, une méthode bien rodée permet de travailler sur la certification avec une grande efficacité, permettant d’obtenir rapidement la certification.
Etape 1 : Fixer une date d'audit
Vous vous lancez dans la certification Qualiopi ? Commencez par vous fixer une deadline. La certification se base sur un audit de vos processus qualité. Aussi, fixez vous une date d’audit dès le début de votre préparation, afin d’être sûr d’avancer dans les temps et d’être prêt le moment venu.
Etape 2 : Vérifier le nombre d'indicateurs qui vous concernent
Tous les indicateurs ne vous concernent pas. Suivant que vous soyez organisme de formation (OF), centre de bilan de compétences (CBC), centre de validation des acquis de l’expérience (VAE) ou centre de formation par apprentissage (CFA), vous aurez plus ou moins d’indicateurs à valider.
Etape 3 : Faites un audit de l'existant
Une fois prêt au décollage, faites un audit de l’existant. La certification Qualiopi est basée sur un audit documentaire. Aussi, toute une batterie de documents seront demandés par votre auditeur le jour de votre audit. Téléchargez la dernière version du RNQ, et faites un audit de votre documentation existante au vu de ce qui est demandé par le référentiel.
Etape 4 : Montez votre dossier
C’est désormais l’heure de monter votre dossier. Indicateur après indicateur, travaillez sur votre dossier Qualiopi en créant ou reprenant les documents qui vous seront demandés. Vous pouvez vous faire accompagner par nos équipes ou même nous laisser totalement la main dans le cadre de la réalisation de votre dossier Qualiopi !
Etape 5 : Relecture du dossier
Une fois votre dossier terminé, assurez vous de prendre le temps de faire une relecture globale de votre travail. Nous vous recommandons même de faire appel à nos services pour la réalisation d’un audit blanc. C’est le moyen le plus sûr de réussir votre certification avec brio.
Comment obtient on la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est délivrée à un prestataire de formation suite à un audit documentaire réalisé sur place et sur pièce. Ce dernier vise à analyser les pratiques qualité des organismes de formation et à s’assurer que ceux ci respectent les critères du référentiel national qualité (RNQ), document de base de la certification Qualiopi.
Le Référentiel est ventilé en 32 indicateurs, répartis en 7 critères. Ceux-ci concernent différentes thématiques.
- Critère 1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
- Critère 2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires
- Critère 3. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations proposées
- Critère 4. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
- Critère 5. La prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties intéressées aux prestations délivrées
- Critère 6. La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue de la qualité des prestations délivrées
- Critère 7. Le respect de l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables aux prestations proposées.
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Faut-il être accompagné pour passer Qualiopi ?
Il n’y a bien sûr aucune obligation d’être accompagné pour passer la certification Qualiopi. Toutefois, une aide est souvent salvatrice et permettra d’assurer la réussite de votre projet. L’accompagnement vous donne un cadre de travail et donne une vraie impulsion à votre préparation à la certification. De plus, il vous permet de formaliser votre état d’avancement et la manière dont vous souhaitez travailler. In fine, vous gagnerez donc énormément de temps et d’énergie en vous faisant accompagner à la certification.
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Combien de temps faut-il pour passer la certification Qualiopi ?
Le temps que vous allez mettre à passer la certification Qualiopi varie en fonction de différents facteurs. Quel investissement temps et énergie allez vous mettre dans la préparation ? Êtes vous accompagné ou travaillez vous seul sur votre projet ? Avez vous déjà un organisme de formation ou partez vous de zéro ? Autant de questions qui permettront de juger du temps nécessaire pour passer la certification.
Avec notre accompagnement, nous constatons toutefois que les organismes de formation obtiennent la certification en un mois. Nous fixons avec eux un calendrier prévisionnel dès le début de la prestation de manière à être assuré de respecter les délais. Et travaillons sur des délais de quelques semaines avant la remise de la certification.
Combien de temps va durer mon audit ?
La durée d’audit est dépendante de trois facteurs :
- le chiffre d’affaires réalisé par l’organisme de formation ;
- la structure de l’organisme de formation (monosite ou multisite) ;
- la catégorie d’action de formation qui vous concerne (OF, CFA, CBC, VAE).
En fonction de ces trois facteurs, votre audit Qualiopi durera plus ou moins longtemps.
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Quels sont les indicateurs que je dois valider ?
Tous les indicateurs ne vous concernent pas. Le nombre d’indicateur que vous devrez valider est dépendant de plusieurs facteurs parmi lesquels : votre catégorie d’action de formation ou encore la nature de votre organisme de formation (nouvel entrant ou pas).
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