Lorsqu’une partie de la formation se déroule en entreprise l’organisme doit pouvoir prouver qu’il accompagne et suit le bénéficiaire au-delà de ses locaux.
C’est précisément le rôle du livret de suivi en entreprise, un document clé pour répondre à l’indicateur 11 du critère 3 du référentiel Qualiopi.
Dans cet article, vous découvrirez à quoi sert ce livret, comment le construire de manière conforme et pratique, et quelles erreurs éviter pour sécuriser votre audit.
Qu’est-ce que le livret de suivi en entreprise dans Qualiopi ?
Le livret de suivi en entreprise est un outil de traçabilité pédagogique qui permet :
• D’assurer une continuité entre les apprentissages en centre et ceux sur le terrain
• D’impliquer l’entreprise dans la montée en compétences du bénéficiaire
• De documenter et dater les temps forts du parcours, les compétences travaillées, les évaluations réalisées
Il s’inscrit dans la logique du critère 3 – adaptation aux publics bénéficiaires, et plus précisément de l’indicateur 11, qui stipule que :
“Le prestataire met en œuvre un accompagnement et un suivi des publics bénéficiaires adaptés à leur besoin tout au long de la prestation.”
Le livret devient ainsi une preuve concrète du suivi en situation professionnelle réelle.
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Les éléments incontournables d’un livret de suivi conforme Qualiopi
Les informations générales du bénéficiaire et de la structure
Un livret doit commencer par des éléments de cadrage administratif :
Nom du bénéficiaire, formation suivie, dates d’immersion
Coordonnées de l’entreprise d’accueil
Nom du tuteur, référent en entreprise, formateur référent
Ces données posent le cadre juridique et logistique du suivi.
Les objectifs pédagogiques et missions confiées
Il est impératif de faire le lien entre les compétences visées dans le référentiel de la formation et les activités réalisées en entreprise :
Description des missions confiées
Compétences professionnelles mobilisées
Objectifs spécifiques à atteindre
Cette section doit être personnalisée selon chaque stagiaire ou alternant.
Le suivi régulier et les observations croisées
Le cœur du livret repose sur le suivi réalisé pendant la période en entreprise :
Fréquence des points de suivi (hebdomadaire, mensuel…)
Compte rendu d’entretiens tripartites (stagiaire / entreprise / OF)
Évolution perçue par le tuteur
Éventuelles difficultés ou besoins d’adaptation
Chaque point doit être daté, signé et archivé pour être recevable à l’audit.
Les bilans intermédiaires et finaux
Enfin, le livret doit intégrer un bilan de fin de période :
Évaluation des compétences développées
Autoévaluation du bénéficiaire
Retour du tuteur
Recommandations ou suites à donner
Cela permet de clôturer le suivi de manière professionnelle et d’alimenter la réflexion pédagogique.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreur | ⚠️ Conséquences |
|---|---|
Aucun livret formalisé pour la période en entreprise | Preuve manquante pour l’indicateur 11 |
Livret trop général (copier-coller d’un modèle) | Non-conformité pour manque d’individualisation |
Pas de suivi régulier (dates absentes, pages vides) | Suspicion d’un suivi fictif |
Pas de trace de signature du tuteur ou du référent OF | Document non recevable en audit |
Aucune correspondance avec les objectifs de la formation | Doute sur la pertinence pédagogique du stage |
Nos recommandations pour une rédaction efficace
Pour maximiser l’utilité du livret et garantir sa conformité :
Présentez le document dès le démarrage de l’alternance ou du stage
Mettez en place un rythme de suivi (ex. 1 point tous les 15 jours)
Utilisez des grilles claires, avec des cases à cocher et zones d’observation libre
Faites signer systématiquement les pages importantes par les 3 parties
Intégrez ce livret dans le dossier de preuve global Qualiopi
Ce qu’il faut retenir
Le livret de suivi en entreprise est une pièce centrale pour assurer la qualité et la traçabilité d’un parcours en entreprise. Il permet de démontrer que le suivi est actif, réel, individualisé, et cohérent avec les objectifs de la formation.
C’est un outil de pilotage pédagogique, de communication avec les entreprises, et surtout : une preuve attendue par l’auditeur pour valider l’indicateur 11.
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