Sophie dirige un petit organisme de formation spécialisé dans la communication digitale. Pour une session sur le SEO technique, elle souhaite faire intervenir Marc, consultant indépendant reconnu dans son domaine, le temps de deux journées. Marc n’a pas de NDA, il n’est pas salarié de l’OF, et il n’intervient qu’une à deux fois par an dans des structures de formation. Sophie se demande légitimement si elle peut l’intégrer à son équipe pédagogique sans mettre en péril sa certification Qualiopi. C’est exactement cette zone grise, celle du formateur occasionnel, que je souhaite éclairer dans cet article.
Ce que dit la réglementation sur le formateur occasionnel
Le formateur occasionnel n’est pas un statut juridique à proprement parler. C’est une notion qui se retrouve essentiellement dans le droit du travail et le droit de la sécurité sociale. L’article L.6331-1 du Code du travail encadre les obligations des employeurs en matière de formation professionnelle, mais c’est surtout l’arrêté du 28 décembre 1987 qui a posé les bases de la définition du formateur occasionnel, en le distinguant du formateur permanent par un critère simple : le volume d’heures dispensées dans l’année ne dépasse pas un certain seuil, fixé à trente jours civils par an et par organisme de formation ou employeur.
Sur le plan social, l’URSSAF considère le formateur occasionnel comme une personne qui exerce cette activité de façon accessoire, en complément d’une activité principale autre. Cette qualification emporte des conséquences sur le calcul des cotisations sociales, avec un système de base forfaitaire qui simplifie la déclaration pour l’organisme qui l’emploie. Mais attention, cette simplification administrative ne dispense en rien des obligations liées au régime général de la sécurité sociale.
Par ailleurs, la sixième partie du Code du travail, qui régit la formation professionnelle continue, ne fait pas de distinction explicite entre formateur permanent et formateur occasionnel quand il s’agit de la qualité des prestations. L’organisme de formation, en tant que titulaire du NDA et potentiel détenteur de la certification Qualiopi, reste le seul responsable de la conformité de l’ensemble de ses actions de formation, quel que soit le statut des intervenants qu’il mobilise.
Les modalités de collaboration possibles avec un formateur occasionnel
Il existe principalement deux voies pour intégrer un formateur occasionnel dans le dispositif pédagogique d’un OF certifié Qualiopi. La première est le contrat de travail à durée déterminée d’usage, couramment utilisé dans le secteur de la formation professionnelle. L’article D.1242-1 du Code du travail liste les secteurs d’activité où le recours au CDD d’usage est autorisé, et l’enseignement y figure explicitement. L’OF devient alors l’employeur du formateur, avec toutes les obligations qui en découlent en termes de déclaration, de bulletins de paie et de couverture sociale.
La seconde voie est la sous-traitance. Si Marc, dans l’exemple de Sophie, possède son propre statut d’indépendant (micro-entrepreneur, EIRL, SASU), il peut facturer sa prestation à l’OF dans le cadre d’un contrat de sous-traitance. Dans ce cas précis, une subtilité importante apparaît lorsque le sous-traitant réalise lui-même des actions de formation : il devrait théoriquement disposer de son propre NDA, conformément aux articles L.6351-1 et suivants du Code du travail. J’en reparle un peu plus loin, car c’est un point qui fait trébucher beaucoup de dirigeants d’OF.
Quelle que soit la modalité choisie, le RNQ impose à l’organisme de formation de démontrer qu’il s’assure des compétences de l’ensemble de ses intervenants. L’indicateur 21 du référentiel national qualité est formel sur ce point : l’OF doit déterminer, mobiliser et évaluer les compétences des différents intervenants, internes ou externes. Le formateur occasionnel n’échappe pas à cette exigence.
Ce que l’auditeur Qualiopi vérifie concrètement
Lors d’un audit initial ou d’un audit de surveillance, l’auditeur ne se contente pas de vérifier que vos formateurs permanents sont compétents. Il va systématiquement interroger la cohérence entre les compétences annoncées dans vos programmes et les profils réels des intervenants mobilisés, y compris les occasionnels. J’ai vu des non-conformités être prononcées non pas parce que le formateur occasionnel manquait de compétences réelles, mais parce que l’OF n’avait constitué aucune preuve documentaire de ces compétences.
Concrètement, pour chaque formateur occasionnel, l’auditeur s’attend à trouver un CV actualisé, des justificatifs de diplômes ou de certifications professionnelles pertinentes, et idéalement une fiche de poste ou une lettre de mission décrivant le périmètre d’intervention. Si vous avez mis en place un référentiel de compétences internes, c’est encore mieux : vous démontrez que le recours à tel intervenant répond à un besoin identifié et documenté.
L’indicateur 22, relatif à l’entretien et au développement des compétences des formateurs, s’applique également. Bien sûr, on n’attend pas d’un formateur qui intervient deux jours par an qu’il suive le même plan de développement des compétences qu’un formateur permanent. Mais l’OF doit pouvoir montrer qu’il s’intéresse à la mise à jour des compétences de ses intervenants occasionnels, ne serait-ce qu’en leur transmettant une veille sectorielle ou en les invitant à des temps d’échange pédagogique.
La question du NDA pour le formateur occasionnel
C’est probablement le point le plus mal compris. Un formateur occasionnel recruté en CDD d’usage par un OF n’a pas besoin de son propre numéro de déclaration d’activité. Il intervient sous le NDA de l’organisme qui l’emploie. La responsabilité administrative, pédagogique et qualité repose intégralement sur l’OF.
En revanche, si le formateur occasionnel intervient en tant qu’indépendant, la situation est différente. La DREETS considère que toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle continue doit être déclarée. Un indépendant qui facture directement une prestation de formation à un OF, même ponctuellement, exerce bien une activité de formation professionnelle. Il devrait donc, en principe, détenir un NDA. La nuance réside dans le fait que certaines DREETS tolèrent une intervention très ponctuelle sans NDA, mais cette tolérance n’est inscrite dans aucun texte et ne constitue donc pas une garantie.
Mon conseil, forgé par des années de pratique : si votre formateur occasionnel est indépendant et qu’il intervient régulièrement dans la formation, accompagnez-le dans l’obtention de son NDA. Cela sécurise votre relation contractuelle et évite tout risque lors d’un contrôle de la DREETS ou d’un audit Qualiopi. Pour ceux qui envisagent de passer du statut de formateur occasionnel à celui de dirigeant d’OF, ce guide complet détaille chaque étape du parcours.
Les erreurs fréquentes que je constate sur le terrain
La première erreur, et la plus répandue, consiste à considérer le formateur occasionnel comme un intervenant « invisible » dans le système qualité. On le fait venir, il anime sa session, on le paie, et c’est tout. Aucune trace dans la liste des formateurs, aucun CV archivé, aucune évaluation de sa prestation par les stagiaires. Le jour de l’audit de surveillance, l’auditeur tombe sur une feuille d’émargement signée par un intervenant inconnu du système documentaire. Non-conformité quasi assurée.
La deuxième erreur est de confondre formateur occasionnel et sous-traitant. Quand un formateur intervient sous CDD d’usage, il est salarié temporaire de l’OF. Quand il facture en tant qu’indépendant, il s’agit de sous-traitance, avec un cadre contractuel spécifique. L’indicateur 27 du RNQ, qui porte sur la conformité de la sous-traitance, s’applique alors pleinement. Or beaucoup d’OF n’ont formalisé aucun contrat de sous-traitance et se retrouvent exposés sur deux indicateurs simultanément.
Troisième erreur classique : négliger l’information du bénéficiaire. Le critère 1 du RNQ impose de communiquer au public les conditions de réalisation de la prestation, ce qui inclut la mention des intervenants. Si vous annoncez un formateur expert en cybersécurité dans votre programme et qu’un occasionnel intervient sans que le stagiaire en soit informé, vous manquez à votre obligation de transparence. Un simple avenant au programme ou un mail d’information suffit pourtant à régulariser la situation.
Enfin, je vois régulièrement des OF qui ne déclarent pas les formateurs occasionnels dans leur Bilan Pédagogique et Financier. Le BPF, transmis chaque année à la DREETS via le portail service-public.fr, doit refléter l’ensemble de l’activité de formation, y compris les heures assurées par des intervenants ponctuels. Omettre ces heures fausse vos statistiques et peut attirer l’attention lors d’un contrôle administratif.
Comment sécuriser le recours aux formateurs occasionnels
La clé réside dans l’anticipation et la formalisation. Avant même de solliciter un formateur occasionnel, intégrez cette possibilité dans votre processus qualité. Créez un dossier type « intervenant externe » qui comprend un modèle de contrat (CDD d’usage ou contrat de sous-traitance selon le cas), une fiche de collecte des justificatifs de compétences, et un formulaire d’évaluation post-intervention. Ce dossier type, une fois créé, vous servira pour chaque nouvelle collaboration et constituera une preuve solide pour l’auditeur.
Pensez également à inscrire le formateur occasionnel dans votre démarche d’amélioration continue. Recueillez les retours des stagiaires sur ses interventions, partagez-les avec lui, et conservez une trace de ces échanges. L’indicateur 32 du RNQ, qui porte sur les mesures d’amélioration à partir des appréciations recueillies, couvre aussi les interventions ponctuelles.
Si vous êtes un petit OF et que vous hésitez sur la meilleure façon de structurer votre équipe pédagogique entre formateurs permanents et occasionnels, les offres d’accompagnement Digi-Certif peuvent vous aider à construire un cadre adapté à votre réalité. Et si vous avez des questions spécifiques sur votre situation, n’hésitez pas à prendre contact directement.
Un cadre exigeant mais tout à fait gérable
Je comprends que la complexité réglementaire puisse décourager certains dirigeants d’OF. Entre les obligations sociales de l’URSSAF, les exigences du RNQ, les vérifications de la DREETS et les attentes de France Compétences, le recours à un formateur occasionnel peut sembler un parcours d’obstacles. Mais en réalité, dès lors que vous avez posé un cadre clair, documenté vos choix et intégré ces intervenants dans votre système qualité, tout se passe bien. Le formateur occasionnel est une richesse pour un OF : il apporte une expertise terrain, une fraîcheur de regard, une connexion directe avec le monde professionnel que vos stagiaires recherchent. Ne vous privez pas de cette ressource par crainte administrative. Structurez, formalisez, et formez en toute sérénité. Après tout, la qualité en formation, c’est aussi savoir s’entourer des meilleurs, même quand ils ne sont là que deux jours.
