Sophie dirige un organisme de formation spécialisé en management depuis plusieurs années. Elle a décroché sa certification Qualiopi sans trop de difficultés sur ses formations inter-entreprises, bien balisées, avec des programmes standardisés et des groupes constitués. Mais voilà qu’un grand compte lui demande une formation entièrement sur mesure, déployée dans les locaux du client, sur plusieurs sites, avec des participants désignés par les RH de l’entreprise. Elle me contacte avec une question simple : « Delphy, est-ce que mes documents Qualiopi tiennent encore la route dans ce contexte ? » La réponse, hélas, n’est pas aussi simple qu’elle l’espérait.
La formation intra-entreprise est un terrain sur lequel beaucoup d’OF certifiés Qualiopi se croient couverts parce qu’ils ont leur certification. Ce n’est pas faux, mais ce n’est pas tout à fait juste non plus. Le cadre réglementaire s’applique, les indicateurs s’appliquent, mais les preuves attendues et les points de vigilance sont sensiblement différents. Je veux vous expliquer pourquoi, concrètement, et vous aider à ne pas vous faire surprendre.
Ce que dit le cadre réglementaire sur la formation intra
Commençons par poser les bases. La formation intra-entreprise est une action de formation au sens de l’article L.6313-1 du Code du travail, au même titre que la formation inter. Elle entre donc pleinement dans le champ de la certification Qualiopi dès lors qu’elle est financée par des fonds publics ou mutualisés, notamment via un OPCO. Le décret du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de formation ne fait aucune distinction entre les modalités de déploiement : inter ou intra, les exigences du Référentiel National Qualité s’imposent de la même façon.
Ce que France Compétences attend, et ce que vos auditeurs vérifieront, c’est que votre démarche qualité soit cohérente quelle que soit la forme de la prestation. Autrement dit, vous ne pouvez pas avoir un système qualité solide pour vos formations standardisées et improviser sur mesure pour vos intra. Ce n’est pas seulement une question d’audit : c’est une question de cohérence de votre posture professionnelle.
Les indicateurs qui se jouent différemment en intra
Plusieurs indicateurs du RNQ méritent une attention particulière dès lors que vous travaillez en intra-entreprise. Ce n’est pas qu’ils soient plus exigeants, c’est qu’ils soulèvent des questions concrètes que la formation inter pose rarement avec la même acuité.
L’analyse du besoin et le positionnement
En inter, vous avez un programme établi et les apprenants choisissent de s’y inscrire en connaissance de cause. En intra, c’est l’entreprise cliente qui définit le besoin, parfois de manière floue, et c’est vous qui devez le formaliser. L’indicateur 1 du RNQ exige que vous analysez les besoins du commanditaire. En intra, cette analyse doit être tracée et documentée, souvent au travers d’un diagnostic préalable, d’un cahier des charges ou d’un compte rendu de réunion de cadrage. Si vous vous contentez d’un échange par mail informel pour « caler le programme », vous vous exposez à une non-conformité lors de l’audit de surveillance. Le point de friction que je vois le plus souvent chez les OF en intra, c’est exactement là : la belle analyse de besoin existe sur le papier pour les formations cataloguées, mais disparaît dès qu’un client appelle avec une demande urgente sur mesure.
Le positionnement individuel des apprenants
La question se complique davantage encore lorsque vous devez positionner des apprenants que vous n’avez pas choisis, désignés par leur employeur, parfois réticents à la formation. L’indicateur 3 sur le positionnement à l’entrée reste applicable, et votre auditeur vous demandera comment vous vous êtes assuré que les participants avaient le niveau prérequis et les bonnes conditions pour bénéficier de la formation. En intra, ce positionnement se fait souvent via un questionnaire envoyé en amont ou un entretien téléphonique avec le responsable formation de l’entreprise cliente. Ce n’est pas une mauvaise pratique, mais elle doit être documentée, conservée et intégrée à vos preuves.
L’évaluation des acquis et la satisfaction
En intra-entreprise, les évaluations à chaud et à froid posent une question pratique que beaucoup d’OF négligent : à qui appartient la donnée ? L’entreprise cliente a parfois ses propres outils d’évaluation, ses propres process RH, et peut vous demander de passer par son système plutôt que le vôtre. C’est acceptable, à condition que vous ayez accès aux résultats et que vous les intégriez à votre propre suivi qualité. Si vous laissez l’entreprise gérer seule l’évaluation sans en conserver de traces de votre côté, vous ne pourrez pas justifier de vos indicateurs de résultats lors de l’audit.
La contractualisation, un point souvent sous-estimé
En formation intra-entreprise, vous avez deux parties distinctes avec lesquelles vous devez avoir des documents contractuels clairs : l’entreprise en tant que commanditaire et financeur, et les apprenants en tant que bénéficiaires directs. La convention de formation professionnelle prévue à l’article L.6353-1 du Code du travail reste le document de référence entre l’OF et l’entreprise. Mais Qualiopi exige aussi que les apprenants aient accès aux informations relatives à la formation, à ses objectifs, à ses modalités d’évaluation. En intra, c’est souvent l’entreprise qui fait le relais d’information vers ses salariés, et beaucoup d’OF supposent que ce relais se fait correctement. Supposition n’est pas preuve.
Je conseille systématiquement aux OF avec lesquels je travaille d’établir un document d’information destiné directement aux participants de la formation intra, distinct de la convention signée avec l’entreprise. Ce document peut prendre la forme d’un livret d’accueil allégé, d’une fiche programme individuelle, ou même d’un mail structuré envoyé avant la formation. L’essentiel, c’est que vous puissiez prouver que chaque apprenant avait les informations nécessaires avant de commencer.
Les preuves spécifiques à constituer pour l’intra
Je vois trop d’OF arriver à leur audit de surveillance avec des preuves solides pour leurs formations inter et un vide quasi total pour leurs intra. C’est exactement le type de situation qui génère des non-conformités, parfois majeures, sur des indicateurs pourtant bien maîtrisés par ailleurs. Voici ce que je recommande de constituer et conserver pour chaque prestation intra.
Le dossier de preuve d’une formation intra doit contenir au minimum le compte rendu ou le document de cadrage avec l’analyse du besoin du commanditaire, le programme personnalisé adapté au contexte de l’entreprise, les outils de positionnement des apprenants utilisés en amont, les feuilles de présence ou équivalent horodaté, les évaluations des acquis réalisées pendant et à l’issue de la formation, les évaluations de satisfaction collectées auprès des participants, et une trace de l’information délivrée aux bénéficiaires sur les modalités et objectifs de la formation. Ce n’est pas une liste exhaustive, mais c’est le socle minimum qu’un auditeur rigoureux vérifiera.
Le cas particulier du formateur interne ou mis à disposition
En intra-entreprise, certains OF font appel à des formateurs internes à l’entreprise cliente, ou à des experts métier du secteur, pour co-animer ou intervenir en tant que ressource. Cette pratique est tout à fait légitime, mais elle soulève la question des compétences du formateur au regard des indicateurs Qualiopi, notamment l’indicateur 6 sur la qualification et le développement des compétences des intervenants. Que vous fassiez intervenir un formateur occasionnel ou un expert du client, vous restez responsable de la qualité de l’intervention et de la traçabilité de ses compétences. Une fiche de poste ou un CV validé, même sommaire, reste indispensable.
Cette question de la responsabilité est centrale en intra. C’est vous, l’OF certifié, qui êtes garant de la qualité auprès du certificateur, de la DREETS et des financeurs. Le fait que l’entreprise soit sur site, qu’elle fournisse la salle, qu’elle gère la logistique, ne change rien à vos obligations de preuve et de suivi. J’ai vu des OF pensaient transférer une partie de leur responsabilité au client parce que la formation se déroulait dans ses locaux. C’est une erreur d’analyse qui peut coûter cher en audit.
Les erreurs les plus fréquentes que j’observe
Après avoir accompagné de nombreux OF dans des contextes intra-entreprise, les mêmes écueils reviennent. Le plus répandu reste l’absence de programme formalisé adapté au contexte du client. Beaucoup d’OF envoient leur programme catalogue en changeant simplement le nom du client sur l’en-tête. Ce n’est pas une adaptation, c’est un copier-coller, et votre auditeur le verra.
La deuxième erreur porte sur les évaluations. En intra, sous pression du temps et par souci de ne pas alourdir la fin de la formation, les formateurs collectent les évaluations de satisfaction de manière informelle, sans traçabilité exploitable. Or, l’amélioration continue au sens du RNQ suppose que vous puissiez analyser ces données et montrer ce que vous en avez fait.
Enfin, la question de la confidentialité est souvent mal gérée. Les entreprises clientes demandent parfois que les résultats des évaluations ou les contenus des échanges restent confidentiels. C’est légitime, mais cette confidentialité ne peut pas servir de prétexte à l’absence de preuves de votre côté. Vous pouvez anonymiser, vous pouvez synthétiser, mais vous ne pouvez pas supprimer. Pour aller plus loin sur la gestion documentaire, je vous invite à consulter Centre Inffo, qui publie régulièrement des analyses utiles sur les pratiques qualité en formation professionnelle.
Ce que votre système qualité doit intégrer
Pour être vraiment serein sur vos formations intra, votre système qualité doit prévoir explicitement cette modalité. Cela signifie que vos procédures internes doivent distinguer les démarches inter des démarches intra, que vos modèles de documents doivent exister en version adaptable, et que vos formateurs doivent être formés à cette distinction. Si vous souhaitez consolider votre système qualité global, notre offre d’accompagnement peut vous aider à structurer ces éléments de manière cohérente et durable.
Les ressources de référence pour approfondir votre compréhension du cadre réglementaire sont disponibles sur France Compétences, notamment la documentation relative au RNQ. Le site Légifrance reste votre point d’entrée pour les textes de loi consolidés, et les DREETS restent vos interlocuteurs de proximité pour toute question sur le contrôle de vos activités de formation.
La formation intra-entreprise est une formidable opportunité commerciale pour les OF, souvent plus rémunératrice et plus fidélisante que les formations inter. Mais elle demande un niveau d’attention documentaire au moins aussi élevé. Ne laissez pas la fluidité de la relation client vous faire croire que les exigences Qualiopi s’assouplissent parce que vous êtes dans les locaux du client. Elles ne s’assouplissent pas. Ce qui change, c’est le contexte, pas le référentiel. Et c’est là toute la différence que vous devez intégrer pour avancer sereinement. Si vous avez le moindre doute sur votre positionnement, n’hésitez pas à me contacter directement, c’est toujours mieux d’anticiper que de gérer une non-conformité après coup.
