Imaginez la scène : vous êtes en plein audit de surveillance, l’auditeur vous demande comment vous vous assurez que vos formateurs maîtrisent réellement les compétences qu’ils transmettent. Vous brandissez des CV, quelques attestations… mais il insiste : « Et votre référentiel de compétences internes, où est-il ? » Le silence qui suit, je l’ai vécu moi-même lors de mes premières années d’OF, à l’époque de Datadock. Et je sais qu’aujourd’hui encore, beaucoup d’entre vous n’ont tout simplement pas ce document. Pourtant, c’est l’un des outils les plus puissants pour répondre à plusieurs indicateurs du RNQ — et surtout, pour structurer durablement la montée en compétences de votre équipe.
Ce que dit le Référentiel National Qualité
Le référentiel de compétences internes n’est pas explicitement nommé dans le décret n°2019-565 du 6 juin 2019 modifié qui fonde le RNQ. En revanche, plusieurs indicateurs Qualiopi y font directement ou indirectement appel :
- Indicateur 21 : le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des personnels chargés de la réalisation des prestations.
- Indicateur 22 : le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.
- Indicateur 25 : le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations.
L’indicateur 21, en particulier, attend que vous puissiez démontrer un processus clair d’évaluation des compétences de vos intervenants — pas seulement un CV à jour. Le guide de lecture de France Compétences précise que l’auditeur vérifie l’existence de critères formalisés pour recruter, évaluer et faire monter en compétences les formateurs. Un référentiel de compétences internes est la réponse structurée à cette exigence.
Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences internes ?
Clarifions d’abord ce dont on parle. Un référentiel de compétences internes est un document qui recense, organise et décrit les compétences nécessaires à chaque fonction au sein de votre organisme de formation. Il ne s’agit pas d’une fiche de poste classique (même si les deux peuvent se compléter), ni du référentiel de compétences d’une certification inscrite au RNCP ou au RS.
Ce référentiel répond à trois questions fondamentales :
- Quelles compétences sont requises pour exercer chaque rôle (formateur, coordinateur pédagogique, référent handicap, responsable qualité…) ?
- À quel niveau ces compétences doivent-elles être maîtrisées ?
- Comment évalue-t-on et développe-t-on ces compétences dans le temps ?
En clair, c’est votre boussole interne pour piloter la qualité humaine de vos prestations. Et croyez-moi, après vingt ans dans ce métier, j’ai vu des dizaines d’OF se faire épingler non pas sur leurs programmes, mais sur l’absence de traçabilité de la compétence de leurs intervenants.
Construire son référentiel : la méthode pas à pas
1. Identifier les fonctions clés de votre OF
Commencez par lister toutes les fonctions qui contribuent à la réalisation de vos prestations. Pour un micro-OF, cela peut se résumer à deux ou trois rôles portés par la même personne. Pour un OF plus structuré, la liste peut inclure : formateur(s), concepteur pédagogique, coordinateur, responsable administratif, référent handicap, référent qualité. N’oubliez pas les sous-traitants : le RNQ exige les mêmes garanties de compétences pour vos intervenants externes.
2. Définir les compétences attendues par fonction
Pour chaque fonction, décrivez les compétences nécessaires en distinguant :
- Compétences techniques : maîtrise du domaine d’expertise, connaissance des outils numériques, ingénierie pédagogique…
- Compétences pédagogiques : animation de groupe, évaluation des acquis, adaptation aux publics en situation de handicap…
- Compétences réglementaires : connaissance du cadre Qualiopi, des obligations liées au NDA, du cadre légal de la formation professionnelle…
- Compétences transversales : communication, gestion de projet, posture professionnelle…
Inspirez-vous du Centre Inffo, qui publie régulièrement des référentiels métiers dans le secteur de la formation. Vous pouvez également consulter les fiches métiers du RNCP pour identifier les compétences clés liées à vos domaines d’intervention.
3. Établir une grille de niveaux de maîtrise
C’est l’étape que beaucoup négligent, et pourtant elle change tout. Je recommande une échelle simple en quatre niveaux :
- Niveau 1 – Notions : la personne connaît les principes mais ne peut pas les mettre en œuvre en autonomie.
- Niveau 2 – Pratique : elle peut exercer la compétence avec un accompagnement ponctuel.
- Niveau 3 – Maîtrise : elle exerce la compétence en totale autonomie.
- Niveau 4 – Expertise : elle peut former d’autres personnes et contribuer à l’amélioration continue du processus.
Pour chaque fonction, indiquez le niveau minimum requis. C’est ce qui permettra à l’auditeur de comprendre votre logique de recrutement et de développement des compétences.
4. Évaluer les compétences actuelles de votre équipe
Posez votre référentiel à côté des profils réels de vos intervenants. Pour chaque personne, évaluez son niveau actuel sur chaque compétence. Les écarts constatés alimenteront directement votre plan de développement des compétences — une pièce demandée à l’indicateur 22.
5. Définir les actions de montée en compétences
Pour chaque écart identifié, prévoyez une action concrète : formation externe, autoformation, tutorat, participation à des webinaires, veille sectorielle… Chaque action doit être tracée et datée. C’est ici que votre référentiel devient un véritable outil d’amélioration continue, et pas simplement un document figé dans un classeur.
Les erreurs fréquentes à éviter
En accompagnant des centaines d’OF chez Digi-Certif, j’ai identifié des erreurs récurrentes :
- Confondre fiche de poste et référentiel de compétences. La fiche de poste décrit des missions ; le référentiel décrit des compétences avec des niveaux de maîtrise. Les deux sont complémentaires mais distincts.
- Créer un document trop ambitieux. Un référentiel de 50 compétences pour un OF de deux personnes, c’est disproportionné. Restez cohérent avec la taille et l’activité de votre structure. Si vous cumulez OF et autre métier, concentrez-vous sur les compétences directement liées à vos prestations de formation.
- Ne jamais mettre à jour le document. Un référentiel daté de trois ans qui n’a jamais évolué sera un signal d’alerte pour l’auditeur. Prévoyez une revue annuelle, idéalement alignée sur votre plan d’actions d’amélioration continue.
- Oublier les intervenants externes. Le guide de lecture du RNQ publié par le ministère du Travail est clair : vos sous-traitants formateurs doivent répondre aux mêmes exigences de compétences. Intégrez-les dans votre référentiel ou créez une grille spécifique pour eux.
- Ne pas lier le référentiel aux autres documents Qualiopi. Votre référentiel doit dialoguer avec votre démarche qualité globale : fiches de poste, plan de développement des compétences, tableau de veille pédagogique, entretiens professionnels.
Ce que l’auditeur vérifie concrètement
En audit initial comme en audit de surveillance, l’auditeur ne cherche pas un document parfait. Il cherche une cohérence entre ce que vous annoncez et ce que vous faites. Voici ce qu’il va vérifier :
- L’existence d’un référentiel formalisé (même simple).
- La correspondance entre les compétences requises et les profils réels des intervenants.
- La traçabilité des actions de développement des compétences (formations suivies, certifications obtenues, comptes rendus de veille…).
- La mise à jour régulière du document.
Un référentiel vivant, même modeste, vaudra toujours mieux qu’un document élaboré mais jamais utilisé. C’est la philosophie même de la démarche qualité portée par le RNQ : pas de la paperasse, mais de la preuve d’un processus réel.
En conclusion : un outil pour vous, pas seulement pour l’auditeur
Je sais que beaucoup d’entre vous voient le référentiel de compétences internes comme « un document de plus à produire pour Qualiopi ». Mais je veux être honnête avec vous : c’est bien plus que cela. Quand j’ai créé mon propre OF, c’est cet outil qui m’a permis de recruter les bons profils, de structurer les montées en compétences de mon équipe et de justifier mes choix pédagogiques auprès des OPCO et des DREETS.
Créer votre référentiel, c’est poser les fondations d’une amélioration continue authentique. C’est aussi vous protéger en cas de contrôle, de non-conformité ou de plan d’actions correctives. Et si vous ne savez pas par où commencer, n’hésitez pas à nous contacter : on est là pour ça.
Prenez le temps de construire ce document. Faites-le simple, sincère, et surtout vivant. Votre équipe, vos stagiaires et votre auditeur vous en remercieront.
