Sandrine dirige un organisme de formation spécialisé dans les habilitations électriques. Elle est certifiée Qualiopi depuis deux ans, tout se passe bien, elle forme des techniciens et des agents de maintenance pour le compte d’entreprises qui ont une obligation légale de former leurs salariés. Lors de son audit de surveillance, l’auditeur passe plus de temps que prévu sur ses formations obligatoires. Il pose des questions auxquelles elle n’avait pas anticipé les réponses. Ce n’est pas une non-conformité majeure, mais c’est suffisamment inconfortable pour qu’elle m’appelle le soir même. « Delphy, est-ce que les formations obligatoires, c’est vraiment différent des autres pour Qualiopi ? » Oui, Sandrine. Et pas qu’un peu.
Ce que recouvre la notion de formation obligatoire
La formation obligatoire désigne toute action de formation que l’employeur a l’obligation légale, réglementaire ou conventionnelle de faire suivre à ses salariés. Le Code du travail en fixe les grandes catégories : formations à la sécurité, habilitations, formations liées à l’évolution des postes, formations imposées par des conventions collectives. Ces actions sont financées par l’entreprise sur son propre budget, et non via le CPF ou les OPCO dans les conditions classiques. Elles ne relèvent pas du plan de développement des compétences volontaire mais d’une obligation que l’employeur doit honorer sous peine de voir sa responsabilité engagée.
Pour un OF, dispenser ce type de formation, c’est travailler dans un cadre réglementaire qui dépasse la simple pédagogie. L’auditeur Qualiopi le sait. Et il va s’en assurer lors de l’audit, qu’il s’agisse d’un audit initial, d’un audit de surveillance ou d’un audit de renouvellement. Le Code du travail, article L. 6313-1, définit les catégories d’actions de formation. La formation obligatoire y figure en bonne place.
Les indicateurs Qualiopi que l’auditeur active en priorité
Le Référentiel National Qualité, dans sa version consolidée publiée par France Compétences, ne crée pas une catégorie spécifique « formation obligatoire ». Mais plusieurs indicateurs prennent une coloration particulière dès lors que votre OF dispense ce type de formation.
L’indicateur 2 et la nature des objectifs
L’indicateur 2 porte sur la définition et la communication des objectifs opérationnels et évaluables. Pour une formation obligatoire, l’auditeur va pousser plus loin que d’habitude. Il veut comprendre si vous avez intégré l’exigence réglementaire dans la construction de vos objectifs, pas seulement des objectifs pédagogiques génériques. Si vous dispensez une formation aux gestes de premiers secours au travail (SST), vos objectifs doivent refléter les attendus du dispositif national SST validé par l’INRS, pas seulement votre propre vision de ce que doit savoir un stagiaire. La question que pose l’auditeur n’est pas « avez-vous des objectifs ? » mais « vos objectifs sont-ils alignés avec le cadre réglementaire qui rend cette formation obligatoire ? »
L’indicateur 4 et les conditions d’accès
Les formations obligatoires ont souvent des prérequis réglementaires. Une habilitation électrique B1-B2 suppose un niveau technique préalable vérifié par l’employeur. Une formation CACES nécessite une aptitude médicale. L’auditeur va vérifier que votre OF a formalisé ces conditions d’accès dans ses documents contractuels et qu’il les vérifie réellement avant l’entrée en formation. Avoir des conditions d’accès écrites dans une plaquette commerciale et ne pas les appliquer, c’est une non-conformité qui n’attend pas.
L’indicateur 6 et l’évaluation des acquis
C’est peut-être l’indicateur le plus sensible dans le cas des formations obligatoires. L’évaluation des acquis n’est pas qu’une formalité pédagogique : pour certaines formations réglementées, elle conditionne la délivrance d’une attestation qui engage la responsabilité de l’OF et de l’employeur. L’auditeur va vérifier la cohérence entre vos outils d’évaluation, les référentiels réglementaires et les attestations que vous délivrez. Si vous délivrez une attestation d’habilitation à partir d’une évaluation lacunaire, vous exposez à la fois vos stagiaires et vos clients entreprises.
Ce que l’auditeur cherche vraiment dans vos preuves
La logique de l’audit Qualiopi repose sur les preuves. Mais pour les formations obligatoires, la nature des preuves attendues est spécifique. L’auditeur ne se contente pas de vérifier que vous avez des feuilles d’émargement et des évaluations. Il cherche à comprendre si votre OF a une connaissance réelle du cadre réglementaire qui entoure les formations qu’il dispense.
Concrètement, il peut demander à voir les textes de référence que vous avez intégrés à votre système qualité, notamment les arrêtés ou décrets qui rendent une formation obligatoire dans votre domaine. Il va regarder vos conventions de formation pour vérifier que le cadre contractuel avec l’entreprise cliente mentionne bien le caractère obligatoire de l’action. Il peut aussi interroger vos formateurs sur leur connaissance de ces textes. Un formateur qui ne sait pas que la formation qu’il anime répond à une obligation réglementaire, c’est un signal d’alerte pour l’auditeur.
Les attestations que vous délivrez sont également scrutées. Pour certaines formations obligatoires, la forme, le contenu et la durée de validité de l’attestation sont définis par voie réglementaire. Délivrer une attestation « maison » qui ne respecte pas ce cadre, c’est une source de non-conformité que j’ai vue régulièrement, notamment lors d’audits de surveillance où l’OF avait changé son modèle d’attestation sans vérifier la compatibilité réglementaire.
Le rôle de la DREETS dans ce contexte
La DREETS peut exercer un contrôle sur les organismes de formation indépendamment de Qualiopi. Pour les formations obligatoires, ce contrôle peut porter sur la conformité des contenus aux référentiels réglementaires, sur la qualité des formateurs et sur les attestations délivrées. Un OF qui dispense des formations obligatoires sans respecter les textes s’expose à un double risque : une non-conformité Qualiopi d’un côté, et une sanction administrative de la DREETS de l’autre. Ces deux procédures sont indépendantes mais se nourrissent mutuellement. J’explique ce mécanisme en détail dans l’article sur la gestion d’un contrôle DREETS sans paniquer.
Les erreurs fréquentes que je vois dans les OF
La première erreur, et de loin la plus répandue, c’est de traiter les formations obligatoires exactement comme les autres formations. L’OF a un programme, des formateurs, des évaluations, des attestations. Tout est bien rangé. Mais personne n’a jamais vérifié que le programme respecte le référentiel réglementaire imposé par les textes. L’auditeur, lui, le vérifie.
La deuxième erreur concerne les formateurs. Pour certaines formations obligatoires, la réglementation impose des conditions de qualification ou d’habilitation spécifiques aux personnes qui les animent. Un OF qui confie une formation SST à un formateur qui n’est pas moniteur SST habilité INRS crée une non-conformité majeure. J’ai croisé cette situation plus d’une fois, et c’est douloureux à vivre lors d’un audit. Il faut prendre soin de travailler correctement avec ses formateurs occasionnels dans le cadre de Qualiopi, en vérifiant notamment leurs habilitations spécifiques.
La troisième erreur touche à la veille réglementaire. Les textes qui encadrent les formations obligatoires évoluent. Une durée de recyclage qui passe de trois ans à deux ans, une modification du contenu obligatoire d’une habilitation, un changement de référentiel pour un CACES : si votre OF ne met pas à jour ses formations en conséquence, vous dispensez une formation qui ne respecte plus le cadre légal. Et ça, l’auditeur le détecte en comparant votre programme avec les textes en vigueur sur Légifrance.
Enfin, la quatrième erreur porte sur la traçabilité. Pour les formations obligatoires, les entreprises clientes ont besoin de conserver des preuves que la formation a bien eu lieu, dans le bon délai et avec le bon contenu. Si vos attestations sont incomplètes ou si vos feuilles d’émargement ne permettent pas d’identifier clairement la formation suivie et son contenu, vous fragilisez à la fois votre client et votre propre système qualité. France Compétences a publié des ressources utiles sur les exigences documentaires qui peuvent servir de point de repère.
Ce que vous pouvez faire dès maintenant
Si votre OF dispense des formations obligatoires, je vous recommande de commencer par cartographier précisément les textes réglementaires qui s’appliquent à chacune d’elles. Ce travail de fond, que vous pouvez connecter à votre démarche de veille au titre de l’indicateur 25 du RNQ, vous permettra de construire une argumentation solide face à l’auditeur. Vous n’avez pas à être juriste. Vous devez juste montrer que vous savez dans quel cadre vous exercez et que vous adaptez vos pratiques en conséquence.
Vérifiez ensuite les qualifications de vos formateurs au regard des exigences spécifiques de chaque formation obligatoire. C’est un point que j’aborde systématiquement dans les accompagnements que nous proposons chez Digi-Certif. Si vous avez un doute, c’est le bon moment pour consulter notre offre d’accompagnement.
Pensez également à revoir vos modèles d’attestations. Une attestation conforme à la réglementation protège vos clients, engage votre responsabilité de manière claire et rassure l’auditeur sur votre maîtrise du cadre dans lequel vous intervenez. Le ministère du Travail publie des guides pratiques sur les formations réglementaires qui peuvent vous aider à identifier les exigences applicables.
Un mot pour finir
Qualiopi ne sanctionne pas les OF qui dispensent des formations obligatoires. Au contraire : c’est une opportunité de formaliser des bonnes pratiques que vous avez souvent déjà en partie, mais qui ne sont pas toujours documentées. L’auditeur n’est pas là pour vous piéger. Il vérifie que votre système qualité est cohérent avec la réalité de votre activité. Pour les formations obligatoires, cette réalité est plus contrainte qu’ailleurs. L’accepter, c’est déjà se mettre en position de réussite. Et si vous voulez en parler avec quelqu’un qui connaît les deux côtés de l’audit, je suis là. Contactez-nous.
