La certification Qualiopi est la nouvelle certification des organismes concourant au développement des compétences. À partir du 1er janvier 2022, elle sera obligatoire pour tout organisme qui souhaiterait faire bénéficier à ses apprenants d’un financement public (CPF, OPCO, Pôle Emploi ou autre…). Le manque à gagner est important. C’est pourquoi cette certification est absolument vitale pour de nombreux organismes, sous peine de perdre un chiffre d’affaires conséquent.
À quelques semaines de la mise en œuvre de l’obligation, de nombreux organismes accélèrent leurs démarches et se lancent dans les préparatifs de certification. Aussi se pose immédiatement la question du temps qu’il faut allouer à la certification pour être sûr d’être prêt dans les délais. Alors que certains organismes se préparent en quelques semaines, d’autres ont mis plusieurs mois. Qu’en est-il réellement ? Quel est le délai raisonnable pour aborder la certification ? Ce sont les questions auxquelles nous tenterons de répondre dans cet article.
Nous verrons d’abord que le temps de préparation est intimement dépendant de la taille de votre structure et des ressources que vous pouvez mobiliser pour la préparation de votre certification (I). Nous verrons ensuite qu’il existe malgré tout un temps incompressible et des solutions permettant d’accélérer le processus de préparation (II).
I. Le temps de préparation à Qualiopi dépend d'abord de vous !
Le temps de préparation à Qualiopi dépend d’abord de vous : non seulement de la maturité de votre organisme (1), de sa taille (2) mais aussi des ressources que vous pouvez mobiliser pour préparer la certification (3).
1. La maturité de votre organisme
La première variable à prendre en compte est la maturité de votre organisme dans ses démarches qualité. Avez-vous déjà mis en place un système qualité ? Sur la base de quels critères ? Celui-ci est-il tenu à jour et comment ? Ce sont les premières questions à vous poser dans le cadre de votre approche de Qualiopi. L’inscription au registre du DataDock est évidemment un premier critère à prendre en compte. Si vous avez respecté scrupuleusement les 21 critères qu’il exigeait, vous avez déjà certainement une bonne base de travail. Il est également possible d’avoir poursuivi une démarche qualité autonome préalable à Qualiopi, qui favorisera également l’adaptation de votre structure aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
Il ne veut pas forcément dire qu’un nouvel organisme de formation se retrouvera en difficulté. Parfois, il vaut mieux partir d’une feuille blanche pour mettre en place des process plutôt que de devoir partir de processus déjà éprouvés au fil des années. En effet, changer de processus internes implique parfois de changer d’outils de travail, de changer de méthodes … ce qui peut profondément remanier la carte des interactions internes entre les acteurs.
2. La taille de votre organisme
La taille de votre organisme est également un critère à prendre en compte dans le cadre de Qualiopi. Il est certain qu’un organisme de formation constitué d’un seul et unique acteur indépendant aura des problématiques tout autre que celles rencontrées par un grand centre de formation de plusieurs dizaines de salariés. Au plus les acteurs impliqués sont nombreux, et au plus le temps de mise en place du système qualité peut s’avérer long.
3. Les ressources que vous mobilisez pour le passage de la certification
La dernière variable est celle des ressources mobilisées pour mettre en place la certification Qualiopi. C’est souvent la problématique des organismes de formation indépendants qui doivent mettre en place le système qualité imposé par Qualiopi en parallèle de leur activité de formation. Qualiopi exige du temps et beaucoup de rigueur. C’est le minimum à mobiliser pour pouvoir obtenir la certification.
Ces trois éléments sont les critères phares qui doivent vous permettre de juger de la rapidité avec laquelle votre organisme va pouvoir accéder à Qualiopi. Grâce à eux vous allez pouvoir estimer le temps de préparation à prévoir, quitte d’ailleurs à accélérer le processus si vous vous sentez en retard.
II. Un délai non-compressible qui peut toutefois être accéléré
1. Envisagez Qualiopi sur une période incompressible de mise en place
Qualiopi est basé sur une démarche d’audit. Ce n’est plus seulement une démarche déclarative comme c’était le cas pour DataDock. Aussi, le sujet doit il vraiment être pris au sérieux par vos équipes en interne.
Chez Digi-Certif, nous pensons qu’un délai incompressible d’un mois, a minima, doit être mobilisé pour mettre en place votre démarche qualité. Et ce, quelle que soit la taille de votre organisme ou ses ressources disponibles. Certains indicateurs peuvent par exemple impliquer la mobilisation d’acteurs et de ressources très divers. Prenons l’indicateur 1 sur la publicité des informations relatives à vos actions de formation. Il peut potentiellement impliquer des mobilisations sur votre site Internet, donc de passer par des ressources tierces.
C’est pourquoi nous vous recommandons de bloquer un mois et de prévoir des plages de travail exclusivement dédiées à Qualiopi. Cela ne signifie pas bien sûr de bloquer toute activité annexe. Mais des créneaux spécifiques devront y être consacrés.
2. Des solutions accélératrices
Il existe enfin des solutions vous permettant d’accélérer votre préparation. C’est précisément le cas de l’offre proposée par Digi-Certif. Chez Digi-Certif, nous vous mettons à disposition une banque de ressources documentaires rassemblant plus d’une centaine d’éléments de preuve. Ceux-ci ont été préalablement travaillés par des experts qualité qui se sont assurés de leur conformité au Référentiel National Qualité (RNQ). Vous n’avez donc plus qu’à vous les attribuer de manière à valider vos indicateurs. C’est d’ailleurs grâce à cette approche que nous pouvons justifier d’une durée moyenne de passage d’un mois !
D’autres solutions existent, comme passer par un expert qualité dédié. Digi-Certif vous met à disposition l’un de ses experts. Celui-ci prend alors en charge votre dossier et s’assure pour chacun des indicateurs de vous créer un processus qualité conforme. C’est également une solution, et cela vous apporte une solution clés en main.
