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Se préparer à la certification Qualiopi en 30 jours

  • Post published:8 octobre 2023
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La certification Qualiopi est devenue incontournable dans le paysage de la formation professionnelle française. Créée en 2018 par l’intermédiaire de la Loi Avenir Professionnelle, la certification Qualiopi vise à certifier les processus qualité mis en place par les organismes de formation dans le cadre de la réalisation de leurs prestations de formation.

La certification Qualiopi est particulièrement importante dans le cadre de l’obtention des financements publics de la formation professionnelle. En effet, sans certification Qualiopi, l’organisme de formation ne pourra pas accéder aux fonds publics de la formation professionnelle : Compte Personnel de Formation, Opérateurs de Compétences (OPCO), mais aussi aides de Pôle Emploi

Vous êtes en phase de création de votre organisme de formation et souhaitez passer la certification Qualiopi au plus vite ? Digi-Certif est là pour vous aider ! Vous trouverez dans cet article un plan de travail vous permettant d’accéder à la certification Qualiopi en 30 jours

Prêts à tout comprendre ? C’est parti !

Etape 1 :
Se fixer une date d'audit

Date : jour 1

La certification Qualiopi est délivrée suite à un audit passé auprès d’un organisme certificateur. Celui-ci enverra un auditeur dans vos locaux pour une demie-journée ou plus, avec pour mission de vérifier la conformité de vos processus qualité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Si vous êtes conforme, vous recevrez votre précieux label Qualiopi. En revanche, si vous ne l’êtes pas, des non-conformités seront déclarées, vous devrez donc retravailler votre copie avant d’accéder à la certification Qualiopi. 

Dans le cadre de votre préparation à la certification Qualiopi, nous vous recommandons fortement de planifier vos échéances. Autrement dit : commencez votre préparation en fixant votre  date d’audit. Cela permettra de cadrer votre projet de certification et d’être sûr d’avancer dans les temps en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.

Vous ne savez pas combien de temps prévoir dans le cadre de votre préparation ? Contactez nos conseillers en formation professionnelle. En fonction de votre situation et de la difficulté de préparation que nous envisageons, nous saurons vous dire le délai à prévoir pour préparer votre certification. De plus, nous vous aiderons à trouver le meilleur certificateur en fonction de votre situation et fixerons la date d’audit pour vous, directement auprès de lui ! 

Vous souhaitez nous laisser fixer votre date d’audit ?

Etape 2 :
Vérifier le nombre d'indicateurs qui vous concernent

Date : jour 2

Suivant votre statut, vous aurez à passer entre 22 et 32 indicateurs Qualiopi. Naturellement, la charge de travail à fournir ne sera pas la même suivant le nombre d’indicateurs que vous aurez à valider. Il convient donc de se pencher très tôt sur le nombre d’indicateurs que vous devrez valider. 

Il existe 22 indicateurs “socles” du référentiel Qualiopi. Vous devrez valider ces indicateurs quelle que soit votre activité de formation. Dans le tablau ci-dessous, vous trouverez quels sont les indicateurs spécifiques que doivent passer les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) suivant leur activité de formation.

Vous venez juste de créer votre structure et souhaitez créer votre organisme de formation continue (OF) ? Vous êtes donc assujettis à 23 indicateurs Qualiopi !

Etape 3 :
Faire un audit de l'existant

Dates : jour 3, 4, 5, 6 7

Si vous êtes nouvel entrant dans le monde de la formation professionnelle, alors vous pouvez passer cette étape et aller directement à l’étape 4. 

Il s’agit de dresser un état des lieux de vos pratiques en termes de processus qualité. Reprenez un à un les indicateurs Qualiopi, et faites un listing des éléments dont vous disposez.

Pour rappel, la certification Qualiopi est basée sur un audit documentaire. C’est-à-dire que vous devrez proposer des documents à votre auditeur qui les analysera au regard du Référentiel National Qualité (RNQ). Le RNQ liste les documents suggérés pour valider chacun des indicateurs. Reprenez ces documents un à un et voyez si vous en disposez ou non. 

Pour vous aider, nous vous proposons de télécharger le référentiel Qualiopi en format Excel. Vous aurez alors votre tableau prêt à l’usage !

Vous souhaitez recevoir le RNQ en version Excel ?

Etape 4 :
Préparez votre dossier Qualiopi

Dates : jour 8 à 21

Il vous faut ensuite vous lancer dans le montage de votre dossier Qualiopi. Si vous avez suivi notre planning, il vous reste maintenant trois semaines : deux semaines de préparation et une semaine de relecture. Pendant ces deux semaines de préparation, raisonnez par indicateur et par critère. Consacrez la première semaine aux critères 1, 2, 3 et 4, puis la seconde aux critères 5, 6 et 7. Récupérez la liste des éléments de preuve qui pourront vous être demandés par votre auditeur, et travaillez sur chacun de vos support documentaire

Dans le cadre de votre préparation, nous vous recommandons le passage par notre Kit Qualiopi. Celui-ci référence l’ensemble des éléments de preuve qui vous seront demandés le jour de l’audit. Vous pouvez également consulter notre bibliothèque de documents gratuits, en accès libre sur notre site Internet. 

Etape 5 :
Relire votre dossier

Dates : jour 21 à 28

En fin de parcours, consacrez une semaine à la relecture de votre dossier Qualiopi. POur ce faire, nous vous recommandons de confronter vos éléments de preuve à l’ensemble des exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Vous pouvez aussi solliciter nos experts pour la réalisation d’heures de visioconférence, voire même d’audit blanc. Ces moments privilégiés avec un auditeur qualité de Digi-Certif vous permettent de mettre le doigt sur les non conformités éventuelles que votre dossier pourrait présenter. A l’issue de notre analyse, nous vous remettons également un rapport de mise en conformité, vous suggérant les actions correctives à mettre en place pour corriger votre dossier et assurer la réussite de votre audit

Se lancer dans la préparation de Qualiopi ?