Le compte rendu d’entretien est l’un des documents les plus utiles dans la mise en œuvre du référentiel qualité. Il intervient à plusieurs moments du parcours (avant, pendant, après la formation) et permet de prouver l’individualisation du suivi, la prise en compte des besoins spécifiques, et les ajustements réalisés en conséquence.
Dans cet article, nous allons vous expliquer :
• Ce que ce document doit contenir
• À quoi il sert dans le cadre de l’audit Qualiopi
• Comment le structurer efficacement, sans complexité inutile
Pourquoi les comptes rendus d’entretiens sont essentiels dans la démarche Qualiopi
Les entretiens menés avec les apprenants tout au long du parcours jouent un rôle important dans l’approche qualité exigée par Qualiopi. Mais sans preuve écrite, ils sont considérés comme inexistants lors d’un audit.
C’est ici qu’intervient le compte rendu d’entretien. Ce document permet de :
- Tracer les échanges liés aux besoins, attentes, et évolutions du bénéficiaire
- Prouver que l’organisme met en place un accompagnement individualisé
- Justifier les éventuelles adaptations pédagogiques apportées
- Montrer un processus clair d’écoute et de suivi
Il répond directement à plusieurs indicateurs du référentiel Qualiopi, notamment les indicateurs 1, 5, 18 et 21.
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*Les 22 indicateurs communs à chaque type d’action de formation : 1 – 2 – 4 – 5 – 6 – 9 – 10 – 11 – 12 – 17 – 18 – 19 – 21 – 22 – 23 – 24 – 25 – 26 – 27 – 30 – 31 – 32
À quoi sert concrètement un compte rendu d’entretien ?
Ce document peut intervenir à différents moments :
Avant la formation : pour évaluer les attentes, les objectifs personnels, et les prérequis
Pendant la formation : pour effectuer un point d’étape, réajuster les modalités si nécessaire
À la fin de la formation : pour recueillir un retour à chaud, mesurer la satisfaction ou orienter vers un futur parcours
Il permet de matérialiser le lien entre l’offre de formation et les besoins réels du bénéficiaire. Il contribue également à structurer le suivi pédagogique au fil du temps.
Ce que doit contenir un bon compte rendu d’entretien Qualiopi
Un compte rendu efficace doit être simple, lisible et structuré.
Il n’a pas besoin d’être complexe, mais il doit permettre à un auditeur de comprendre :
- Qui a été reçu, par qui, et quand
- Quel était l’objectif de l’entretien
- Ce qui a été évoqué (attentes, blocages, progression, projets…)
- Ce qui en ressort : décisions prises, axes d’amélioration, conseils donnés
- S’il y a eu un engagement ou un accord spécifique
Enfin, il est important de prévoir un espace de signature ou de validation pour formaliser l’accord du bénéficiaire et de l’intervenant.
Les erreurs fréquentes à éviter
❌ Erreur fréquente | ⚠️ Conséquence |
|---|---|
Aucun compte rendu formalisé | Risque de non-conformité sur l’individualisation |
Modèle trop rigide ou non adapté | L’entretien devient une formalité, sans valeur ajoutée |
Absence de validation ou de signature | Doute sur la réalité de l’entretien |
Document stocké sans logique ou introuvable | Impossible de produire la preuve à l’audit |
Informations trop vagues ou générales | Pas de lien démontré avec les ajustements pédagogiques |
Ce qu’il faut retenir
Le compte rendu d’entretien est un outil de suivi et de preuve incontournable dans votre démarche qualité.
Il vous permet de :
- Montrer que vous adaptez votre offre aux besoins de chacun
- Renforcer l’implication du bénéficiaire
- Sécuriser vos audits Qualiopi
Mieux vaut le préparer à l’avance que le reconstituer dans l’urgence.
Utiliser un modèle conforme, structuré et personnalisable vous fera gagner du temps tout en assurant votre conformité.
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