Informer les bénéficiaires sur les conditions de déroulement d’une prestation est une exigence incontournable de Qualiopi.
C’est précisément l’objet de l’indicateur 9 du critère 3 du RNQ, qui impose aux organismes de formation de communiquer clairement sur l’accueil, l’accessibilité, l’accompagnement et les délais d’accès.
Le document modalités d’accès constitue une preuve attendue en audit Qualiopi et permet de démontrer que vos bénéficiaires (et leurs représentants, si applicable) disposent de toutes les informations nécessaires
Qu’est-ce que les modalités d’accès dans Qualiopi ?
Le document « modalités d’accès » est une fiche pratique qui centralise toutes les informations utiles pour les bénéficiaires.
Il doit répondre à trois objectifs principaux :
1. Informer clairement les publics sur la manière d’accéder à vos prestations,
2. Garantir la transparence sur les conditions de déroulement,
3. Servir de preuve formalisée lors de l’audit Qualiopi.
Il couvre des points essentiels comme l’inscription, les délais d’accès, les conditions d’accueil, l’accessibilité et les dispositifs d’accompagnement.
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Les éléments incontournables d’un document de modalités d’accès conforme
1. Procédure d’inscription et délais
Étapes pour candidater à la formation,
Liste des documents à fournir,
Délais moyens entre l’inscription et l’entrée en formation.
2. Conditions d’accueil
Organisation des sessions (horaires, lieux, modalités pratiques),
Présentation des ressources disponibles (locaux, matériel, outils numériques).
3. Accessibilité et accompagnement
Dispositifs pour personnes en situation de handicap,
Modalités d’adaptation individuelles,
Référent handicap et contacts utiles.
4. Droits et obligations pratiques
Information sur les règles internes (sécurité, règlement, consignes),
Procédures de communication en cas de difficultés ou de besoins spécifiques.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreurs fréquentes | ⚠️ Conséquences à l’audit |
|---|---|
Modalités d’accès absentes ou non diffusées | Non-conformité immédiate |
Document incomplet (pas de délais, pas d’accessibilité) | Non-conformité mineure |
Pas de preuve de communication aux bénéficiaires | Doute sur la conformité |
Document obsolète (règles ou délais non mis à jour) | Perte de crédibilité et risque de NC |
Nos recommandations pour une mise en œuvre efficace
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Intégrez les modalités d’accès dans vos plaquettes et fiches formation.
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Publiez-les sur votre site internet pour assurer leur visibilité.
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Adaptez-les à chaque formation plutôt que d’utiliser un document générique.
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Mettez à jour le document à chaque évolution (délais, organisation, accessibilité).
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Conservez une preuve de communication aux bénéficiaires (mail, signature, dossier).
Ce qu’il faut retenir
Le document modalités d’accès Qualiopi est une preuve obligatoire et attendue lors de l’audit :
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Il répond directement à l’indicateur 9 du critère 3 RNQ,
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Il garantit la transparence et l’accessibilité de vos prestations,
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Il sécurise votre audit avec un document clair et traçable,
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Il améliore la confiance de vos bénéficiaires et financeurs.
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Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certi. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein des plusieurs organismes de formations depuis 2020.
