Vous allez prochainement passer un audit Qualiopi, mais vous ne savez pas combien de temps celui-ci va durer ? Vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer la durée de votre audit ! Qu’il s’agisse d’un audit initial, de surveillance ou de renouvellement, vous saurez tout en parcourant cet article. Alors, prêt ? Alors c’est parti !
Les critères qui influent sur la durée de mon audit
Avant de commencer, gardons en tête les différents critères qui influent sur la durée de votre audit de certification. Ces critères sont au nombre de trois :
- le chiffre d’affaires réalisé sur votre activité de formation ;
- le nombre de sites de votre organisme (monosite ou multisite) ;
- le nombre d’actions de formation que vous souhaitez faire valider.
Le chiffre d'affaires réalisé
Le premier critère qui va influencer la durée de votre audit est le chiffre d’affaires que vous avez réalisé. On compte trois tranches différentes :
- moins de 150.000€ ;
- entre 150.000€ et 750.000€ ;
- plus de 750.000€.
A avoir en tête !
Attention ! Le chiffre d’affaires est calculé uniquement en prenant en compte vos prestations de formation. Comme de nombreux organismes de formation, il est possible que vous proposiez des prestations annexes, qui ne tiennent pas de la formation professionnelle : prestations de conseil, vente de produits divers etc. Ces prestations ne doivent pas être prises en compte dans ce calcul. Seules sont comptabilisés ici les prestations de formations, c’est-à-dire les prestations qui figurent dans votre Bulletin Pédagogique et Financier (BPF).
Le nombre de sites : monosite et multisite
Le deuxième critère à prendre en compte est le nombre de sites de l’organisme de formation. Si l’organisme de formation a un seul et unique site, on parle d’organisme monosite. Sinon, on parlera d’organisme multi-sites. Voici comment sont définis les organismes multisites.
Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale (pas nécessairement le siège) qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme.
Suivant que vous ayez un ou plusieurs sites au sein de votre organisme de formation, vous aurez une durée d’audit rallongée. Nous le verrons plus en détails par la suite.
Le ou les type(s) d'action que vous souhaitez valider
La certification Qualiopi s’adresse à l’ensemble des prestataires concourant au développement des compétences (PAC). Parmi eux, on compte :
- les organismes de formation continue (OF) ;
- les centre de bilan de compétences (CBC) ;
- les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- les centres de formation par apprentissage (CFA).
Vous pouvez vous spécialiser dans l’une de ces actions de formation, ou décider de passer la certification Qualiopi pour plusieurs d’entre elles. Suivant que vous décidiez de passer la certification sur l’une et/ou l’autre de ces actions de formation, la durée de votre audit pourra varier.
En plus de ces trois critères, il faut également citer la teneur de l’audit concerné. En effet, l’audit initial n’aura pas la même durée que l’audit de surveillance qui est plus court.
Calculer la durée de son audit Qualiopi
Maintenant à votre tour ! Nous allons donc prendre étape par étape, tous les facteurs vous permettant de calculer la durée de votre audit.
Question préliminaire : audit initial/renouvellement ou audit de surveillance ?
La première question à se poser est celle de l’audit visé. Les audits initiaux et de renouvellement ont la même durée. En revanche, les audits de surveillance sont plus courts et ne durent que la moitié du temps des audits initiaux et de renouvellement.
Le Chiffre d'Affaires
La deuxième question à se poser est celle du chiffre d’affaires que vous avez réalisé. Il s’agit bien du chiffre d’affaires réalisé lors de votre dernier exercice comptable. Vous pouvez donc vous reporter à votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF), vous aurez immédiatement le montant recherché.
Grâce au montant de chiffre d’affaires, vous savez quelle est la durée de base de votre audit. Ce n’est bien sûr pas le calcul définitif, mais vous connaissez la durée de base.
Prenons l’exemple suivant. Admettons que vous êtes en phase de passer votre audit de initial en fin d’année 2023. Il vous faudra donc vous référer à votre BPF 2022. Si vous avez réalisé un chiffre d’affaires de moins de 150.000€ sur vos prestations de formation, alors la durée de base de votre audit de renouvellement est de 1 jour (en rouge dans le tableau).
Les actions de formation préparées
Vient maintenant la question des actions de formation que vous voulez préparer. La majorité des prestataires concourant au développement des compétences sont des organismes de formation continue (OF). Toutefois, il ne faut pas oublier les CBC, VAE et CFA qui sont cités par l’article L6313-1 du Code du Travail.
Vient maintenant la question des actions de formation que vous voulez préparer. La majorité des prestataires concourant au développement des compétences sont des organismes de formation continue (OF). Toutefois, il ne faut pas oublier les CBC, VAE et CFA qui sont cités par l’article L6313-1 du Code du Travail.
Restons sur notre exemple précédent. Vous souhaitez passer votre audit initial, pour une activité de formation continue, avec un Chiffre d’Affaires déclaré de moins de 150.000€. Vous êtes donc sans majoration d’audit, vous êtes à la durée de base, soit 1 jour (entouré rouge dans le tableau).
Monosite ou multisite
Reste la question (la plus complexe) des organismes monosites et multisites. Vous l’avez compris, un organisme est dit multi-sites quand l’architecture de l’organisme de formation présente une “fonction centrale” (souvent le siège social) et un ou plusieurs sites associés, dépendants de cette fonction centrale et avec des modalités d’exercice similaires. La fonction centrale est systématiquement auditée. Reste la question des autres sites.
Pour l’audit initial et l’audit de renouvellement, l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondi à l’entier le plus proche, choisis aléatoirement par l’organisme certificateur.
Pour l’audit de surveillance, l’audit comprend a minima un site non audité à l’audit précédent.
Dans tous les cas, l’organisme certificateur peut décider d’auditer un site particulier s’il le juge pertinent et qu’il le justifie.
Quel que soit l’action de formation et le montant de chiffre d’affaires, l’audit de sites annexes à la fonction centrale dure systématiquement 0,5 jour.
Prenons l’exemple suivant. Admettons que vous êtes un organisme multi-sites de 3 sites en plus de la fonction centrale et devez passer votre audit initial de certification. Vous avez donc 4 sites en tout. La racine carrée de 4 est 2 : vous aurez donc deux de vos sites qui seront audités lors de l’audit initial. Ceux-ci seront tirés au sort aléatoirement par votre auditeur.
Attention !
En cas de non-conformité majeure déclaré dans un site, c’est l’ensemble du système qualité qui se voir refuser la certification Qualiopi. Aussi soignez tout particulièrement vos sites secondaires : ils ont la même importance que votre fonction centrale au moment du passage de l’audit !
Quelques exemples
Exemple 1
Organisme réalisant un chiffre d’affaires (CA) en formation professionnelle de 150.000€ à 750.00€ et demandant une certification qualité pour 2 types d’actions de formation (action de formation et VAE) sur trois sites (hors fonction centrale) dont un spécifique pour la VAE.
Durée de base : 1 jour
Action de formation : +0,5 jour
VAE : +0,5 jour
Sites échantillonnés : +1 jour (racine carrée de 3 sites = 1,7 arrondi à 2 sites x 0,5 jour = 1 jour)
Durée d’audit : 3 jours
Exemple 2
Organisme réalisant un CA en formation professionnelle de moins de 150.000€ et demandant une certification qualité pour 1 type d’action (action de formation).
Durée de base : 1 jour
Action de formation : 0 jour
Durée d’audit : 3 jours
Exemple 3
Organisme réalisant un CA en formation professionnelle de plus de 750.000€ et demandant une certification qualité pour 2 types d’actions (action de formation, formation par apprentissage) sur 4 sites (hors fonction centrale) :
Durée de base : 1,5 jour
Action de formation : +0,5 jour
Action apprentissage : +1 jour
Sites échantillonnés (base 4 sites) : +1 jour (racine carrée de 4 sites = 2×0,5 jour = 1 jour)
Durée d’audit : 4 jours
Exemple 4
Organisme réalisant un CA en formation professionnelle de plus de 750.000€ certifié sur le périmètre “action de formation” et souhaitant ajouter la catégorie “formation par apprentissage”.
Durée de base : 1,5 jour
Action apprentissage : +1 jour
Durée d’audit : 2 jours
Exemple 5
Organisme disposant d’une certification conformément à l’article R.6316-3 dans la rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active à sa demande de certification ; réalisant un CA en formation professionnelle de 700.000€ ; demandant une certification qualité pour 3 types de formation (action de formation, VAE, bilan de compétences) sur 5 sites.
Durée de base : 0,5 jour
Action formation : 0 jour
VAE : 0 jour
Bilan de compétences : 0 jour
Sites échantillonnés (base 5 sites) : +1 jour (racine carrée de 5 sites = 2,23 arrondi à 2 sites x 0,5 jour = 1 jour)
Durée d’audit : 1,5 jours
