Dans le cadre d’une formation certifiante, la rigueur administrative est tout aussi importante que la qualité pédagogique.
Le procès-verbal de session d’examen répond précisément à cette exigence : il formalise et trace chaque étape d’une évaluation devant un jury.
Si vous préparez ou passez un audit Qualiopi, ce document est indispensable pour répondre à l’indicateur 16 du critère 3 du RNQ, relatif aux conditions de présentation des candidats à la certification.
Dans cet article, on vous explique en quoi consiste ce procès-verbal, ce qu’il doit contenir, et comment l’utiliser efficacement.
Qu’est-ce que le procès-verbal d’examen Qualiopi ?
C’est un document officiel rédigé à l’issue de chaque session d’examen menée dans le cadre d’une certification professionnelle.
Il permet de garantir que l’ensemble des étapes de l’évaluation s’est déroulé dans le respect des règles de l’autorité certificatrice.
Il est exigé par Qualiopi pour démontrer que :
Les modalités d’évaluation sont formelles, documentées et conformes
Le jury est correctement constitué et opérationnel
Les décisions sont tracées, signées et archivées
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Les éléments incontournables d’un procès-verbal conforme Qualiopi
Informations générales
Date et lieu de la session
Référentiel ou certification concernée
Nom de l’organisme et coordonnées
Composition du jury
Noms, fonctions et signatures des membres
Présence effective ou procuration
Répartition des rôles
Déroulement de l’épreuve
Liste des candidats
Présence/absence
Modalité de passage (écrite, orale, pratique…)
Résultats et observations
Résultat final de chaque candidat
Éventuels incidents ou irrégularités constatées
Décision collective du jury
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreur | ⚠️ Conséquence |
|---|---|
Absence de PV pour une session d’examen | Non-conformité majeure à l’indicateur 16 |
PV incomplet ou sans signature du jury | Risque de nullité ou de contestation des résultats |
Mention imprécise du déroulé de l’épreuve | Doute sur la validité de l’évaluation |
Document non archivé ou introuvable | Blocage lors de l’audit Qualiopi |
Nos recommandations pour une veille efficace
Préparez un modèle vierge à personnaliser selon les sessions
Faites signer les membres du jury sur place
Intégrez ce document à votre dossier d’archivage Qualiopi
Réservez une réunion de clôture de session pour rédiger le PV à chaud
Gardez une copie PDF scannée dans un dossier cloud sécurisé
Ce qu’il faut retenir
Le procès-verbal de session d’examen Qualiopi est un outil de traçabilité et de conformité essentiel.
-
Il est requis par l’indicateur 16 du critère 3
-
Il prouve que vos évaluations sont encadrées, officielles et archivées
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Il vous protège en cas de réclamation ou de contrôle qualité
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