Beaucoup d’organismes pensent à tort que Qualiopi ne s’applique qu’aux actions de formation. En réalité, la certification couvre quatre catégories d’activités, dont la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).
Or, la VAE a ses particularités : elle ne vise pas à former, mais à reconnaître officiellement les compétences acquises par l’expérience professionnelle. Pourtant, la démarche qualité exigée par Qualiopi reste la même : rigueur, traçabilité et accompagnement structuré.
Table des matières
Comprendre les actions de VAE dans le cadre Qualiopi
Qu’est-ce qu’une action de VAE selon le RNQ
Une action de Validation des Acquis de l’Expérience permet à un individu d’obtenir tout ou partie d’une certification (RNCP ou titre professionnel) en valorisant ses expériences.
Le rôle de l’organisme VAE est donc d’accompagner le candidat dans la constitution de son dossier, la préparation à l’entretien avec le jury, et parfois dans la mise en valeur de ses compétences.
Le Référentiel National Qualité (RNQ) considère la VAE comme une action spécifique de développement des compétences. Elle n’a pas les mêmes étapes qu’une formation classique, mais elle implique les mêmes exigences en matière de suivi, de transparence et de qualité du service rendu.
La spécificité de la VAE dans la certification Qualiopi
Ce qui distingue la VAE, c’est son caractère individualisé et non pédagogique au sens traditionnel.
L’objectif n’est pas de transmettre de nouvelles connaissances, mais de valoriser des acquis déjà existants. Cela implique un accompagnement sur mesure, basé sur l’écoute, l’analyse du parcours professionnel et la formalisation des preuves.
L’auditeur Qualiopi tiendra compte de cette particularité. Il ne vous demandera pas de démontrer la progression des apprenants, mais plutôt de prouver la qualité du suivi et la cohérence du dispositif d’accompagnement.
En résumé : on n’évalue pas un “cours”, mais un processus d’accompagnement structuré.
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
Les critères Qualiopi applicables à la VAE
Les sept critères du référentiel s’appliquent aussi à la VAE, mais certains prennent une importance particulière.
Le critère 1, par exemple, impose de diffuser des informations claires sur les conditions d’accès à la VAE, les délais, les coûts et les certifications concernées.
Le critère 3 évalue l’adaptation du dispositif aux besoins de chaque candidat.
Le critère 5, lui, mesure la qualité du suivi individuel, notamment la régularité des échanges et la traçabilité des étapes du parcours.
⚠️ L’auditeur va vérifier que ces exigences sont bien transposées dans le contexte de la VAE : que le parcours est personnalisé, que le candidat est accompagné à chaque étape et que les retours d’expérience sont collectés pour améliorer le dispositif.
Les preuves attendues lors de l’audit
Pour un organisme accompagnant des candidats à la VAE, les preuves à fournir sont très spécifiques.
Elles doivent démontrer que vous avez une méthodologie claire et reproductible : fiches de suivi, grilles d’entretien, exemples de dossiers accompagnés (anonymisés), plan d’accompagnement détaillé…
L’auditeur cherchera également à voir comment vous évaluez la satisfaction de vos candidats, comment vous assurez la cohérence entre leurs objectifs et la certification visée, et comment vous suivez leurs résultats après le passage devant le jury.
En résumé, l’audit Qualiopi pour la VAE repose sur une question simple : “Pouvez-vous prouver que votre accompagnement est structuré, équitable et efficace ?”
Téléchargez la dernière version du Référentiel National de Qualité (RNQ)
Le guide officiel qui contient toutes les informations nécessaires à la préparation de la certification Qualiopi
Préparer son audit Qualiopi VAE
Étape 1 : analyser ses pratiques actuelles
Avant toute démarche, il est indispensable de faire un état des lieux complet de vos pratiques.
Analysez la manière dont vous informez les candidats, gérez les inscriptions, suivez les étapes de leur parcours et capitalisez sur leurs retours.
Cette analyse permettra d’identifier les points faibles : manque de traçabilité, documents non à jour, absence de formalisation. Plus votre processus est clair, plus l’audit se déroulera sereinement.
Étape 2 : structurer ses preuves
L’auditeur ne se contente pas d’écouter, il veut voir.
Chaque exigence doit être appuyée par une preuve concrète : un document, une procédure, une trace écrite.
Par exemple, si vous affirmez que vous adaptez votre accompagnement à chaque candidat, vous devez pouvoir montrer un exemple de diagnostic individuel ou de plan personnalisé.
Regroupez ces preuves dans un dossier clair, organisé selon les sept critères du RNQ.
Étape 3 : anticiper les questions de l’auditeur
Lors de l’audit, l’auditeur vous posera des questions précises sur la mise en œuvre de votre accompagnement : comment vous sélectionnez les candidats, comment vous gérez les abandons, comment vous suivez les résultats post-jury.
Préparez vos réponses à l’avance, avec des exemples concrets. L’objectif n’est pas de réciter le référentiel, mais de montrer votre maîtrise du processus.
Certifié Qualiopi en moins de 30 jours !
Nous proposons des accompagnements personnalisés pour tout type de structures. Posez vos questions à nos experts.
Les erreurs fréquentes à éviter
Erreur fréquente | Cause principale | Conséquence lors de l’audit |
|---|---|---|
Aucune donnée publiée | L’organisme ignore l’obligation de diffusion | Non-conformité majeure (certification compromise) |
Données incomplètes ou non datées | Absence de méthode de suivi | Non-conformité mineure ou remarque corrective |
Indicateurs non adaptés à la prestation | Copie d’exemples d’autres organismes | Perte de pertinence et remarque lors de l’audit |
Chiffres publiés sans source vérifiable | Manque de traçabilité interne | Doute sur la fiabilité des résultats |
Résultats obsolètes (plus de 2 ans) | Absence de mise à jour annuelle | Non-conformité sur le critère d’actualisation |
Publication illisible ou cachée | Mauvaise communication au public | Risque de remarque ou d’écart lors du contrôle |
L’essentiel à retenir
La VAE et Qualiopi partagent la même philosophie : garantir la reconnaissance de compétences réelles par des démarches fiables et traçables.
Obtenir la certification Qualiopi pour vos actions de VAE, c’est prouver que votre accompagnement est à la fois personnalisé, rigoureux et mesurable.
Chaque étape doit être formalisée, chaque résultat suivi, et chaque candidat accompagné selon une logique d’équité et de qualité.
En maîtrisant ces exigences, votre organisme gagne en crédibilité, rassure les financeurs et valorise la réussite de ses candidats. La VAE devient alors non seulement un outil de validation, mais aussi un vecteur d’excellence.
Téléchargez la dernière version du Référentiel National de Qualité (RNQ)
Le guide officiel qui contient toutes les informations nécessaires à la préparation de la certification Qualiopi
FAQ – Questions fréquentes
Oui, elles doivent être spécifiques à la VAE : suivi individuel, conventions, correspondance avec le certificateur, grilles d’entretien, etc.
Oui, à condition d’avoir une activité déclarée de prestataire d’accompagnement et d’être en mesure de présenter les documents exigés par le RNQ.
En moyenne, entre ½ journée et 1 journée selon la taille et la complexité de l’activité.
