La certification Qualiopi est le précieux sésame des organismes de formation pour leur permettre d’accéder au fonds publics de la formation professionnelle. Créée en 2018 par l’intermédiaire de la Loi Avenir Professionnel, la certification Qualiopi a pris une place de choix dans l’écosystème de la formation professionnelle française. Aujourd’hui, elle est absolument incontournable pour les organismes de formation.
Vous souhaitez passer la certification Qualiopi mais ne savez pas comment vous y prendre ? Besoin de quelques bons conseils pour assurer la préparation de l’audit ?
Digi-Certif fait le point et vous explique comment obtenir votre certification, étape par étape. Vous n’avez plus qu’à suivre le guide !
Prêt à tout comprendre ? Alors, c’est parti !
Table des matières
Déjà, qualiopi, ça sert à quoi ?
Avant même de s’interroger sur les modalités de préparation de la certification Qualiopi, il peut être intéressant de revenir sur l’intérêt de la certification Qualiopi. Rappelons que cette certification n’est pas obligatoire ! Vous pouvez très bien délivrer vos formations sans avoir Qualiopi. Alors, au fond, Qualiopi, ça sert à quoi ?
Accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle
Qualiopi a de très nombreux avantages (vous les retrouverez dans notre article dédié aux avantages de la certification Qualiopi). C’est un gage de confiance pour vos apprenants, un prérequis nécessaire pour accéder à de très nombreux marchés et un avantage concurrentiel fort dans votre écosystème. Toutefois, l’avantage le plus important et le plus tangible est certainement de permettre aux organismes de formation d’accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Suivant le profil de votre clientèle, l’accès aux fonds publics peut être absolument nécessaire.
Prenons un exemple concret dans le secteur particulièrement concurrentiel des formations en esthétique. L’essentiel des organismes de formation actuellement existants dans ce domaine proposent à leurs apprenants de financer leurs formations via leur compte CPF. Il s’agit donc d’un financement public, car administré par la Caisse des Dépôts et Consignation.
Prenons maintenant un autre exemple. En B2B cette fois, avec les formations santé, sécurité et conditions de travail. La quasi-totalité des organismes de formation existants en la matière proposent aux entreprises de passer par les financements des Opérateurs de Compétences pour pouvoir suivre ces formations. Il s’agit donc d’un financement mutualisé de la formation professionnel.
Une vie sans Qualiopi ... ?
Aussi, dans les faits, rien ne vous empêche d’administrer un organisme de formation sans Qualiopi. Vous risquez simplement d’éprouver de grandes difficultés dans la commercialisation de vos formations. Vos apprenants devant débourser leurs deniers personnels pour suivre les formations que vous délivrez.
Parmi les aides mobilisables à l’issue de l’obtention de Qualiopi, on peut citer le Compte Personnel Formation (CPF), les financements des Opérateurs de Compétences (OPCO), notamment dans le cadre de plans de développement des compétences, mais aussi le Fonds d’Assurance Formation (FAF) pour les indépendants, l’Aide Individuelle à la Formation (AIF) pour les demandeurs d’emploi, et de très nombreux dispositifs mobilisables pour financer des formations.
Se passer de Qualiopi, c’est donc se passer de l’ensemble de ces sources de financement potentielles. Ce qui crée nécessairement un désavantage comparatif par rapport aux autres organismes de formation, puisque l’essentiel d’entre eux permettent à leurs apprenants de faire appel à des financements publics.
Alors, comment préparer et obtenir la certification Qualiopi ?
D'abord, comprendre ce qui est en jeu
La première étape consiste à bien compendre ce qui est attendu de vous. Qui délivre la certification ? Comment la préparer ? Comment la passer ? Il faut d’abord être au clair avec l’ensemble des informations de base.
Une certification qualité, pas une certification de contenu !
La certification Qualiopi est une certification qualité à destination des organismes de formation. Il faut bien comprendre que ce n’est pas le contenu de vos formations qui est étudié, mais la manière dont vous les délivrez.
En effet, il s’agit d’une certification qualité. On s’intéressera donc à la manière dont vous communiquez sur vos formations, à la manière dont vous récoltez la satisfaction de vos apprenants, à la manière dont vous recrutez vos formateurs, ou encore à la manière dont vous vous inscrivez dans votre environnement professionnel.
Si vous délivrez des formations en anglais des affaires, on ne jugera pas la qualité de votre anglais, ni même de vos formations. On s’intéressera à la manière que vous avez de les délivrer.
La certification Qualiopi se base sur un référentiel : le Référentiel National Qualité (RNQ) qui précise la manière dont vous devrez délivrer vos formations. Ce référentiel comprend 32 indicateurs au total. Suivant votre statut, vous devrez valider une partie ou l’ensemble de ces 32 indicateurs afin de valider votre certification Qualiopi.
Un audit assuré par un organisme certificateur
La première étape de votre route vers Qualiopi consiste donc à mettre votre organisme de formation en conformité avec l’ensemble des critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Nous vous expliquerons dans le paragraphe suivant comment bien se préparer à la certification.
Une fois que vous serez prêt, il faudra alors passer un audit de certification. C’est la validation de cet audit qui vous permettre de “qualiopiser” votre organisme de formation. Ces audits sont assurés par 37 organismes certificateurs, des entreprises privées nommées par le COFRAC qui sont chargées de vérifier la conformité des organismes de formation au RNQ et de délivrer la certification Qualiopi.
Ces organismes certificateurs envoient des auditeurs qualité au sein des organismes de formation. A l’issue d’une journée d’audit, ces derniers délivrent ou non la certification Qualiopi aux organismes de formation qui la sollicitent.
Un cycle de trois ans
Le premier audit Qualiopi que vous passerez est qualifié d’ “audit initial“. C’est lui qui vous délivre la certification Qualiopi. Une fois que vous l’aurez obtenue, il vous faudra la garder. Un audit de surveillance interviendra entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’audit initial. Puis un audit de renouvellement interviendra trois ans après la réalisation de l’audit initial, il vous fera entrer dans un nouveau cycle de certification.
Il faut donc bien avoir en tête qu’en se lançant dans Qualiopi, vous vous lancez simultanément dans un process où vous devrez passer des audits qualité tous les ans et demi pour maintenir votre certification valide.
Se préparer à la certification
Maintenant que vous avez compris comment on obtient la certification Qualiopi, vient la principale question, à savoir : comment s’y préparer ?
Car la certification Qualiopi n’est pas une mince affaire. On estime que seuls 10% des organismes de formation parviennent à passer la certification Qualiopi sans aucune non-conformité déclarée. Il convient dont de bien se préparer pour éviter tout désagrément le jour de l’audit initial.
Se préparer seul
De nombreux organismes de formation décident de se préparer seuls à la certification Qualiopi. Il s’agit alors de prendre en main le Référentiel National Qualité (RNQ) et de mettre son organisme en conformité avec l’ensemble de ses composantes.
Veillez dans un premier temps à être bien sûr du nombre d’indicateurs que vous devrez valider. Suivant que vous souhaitiez ouvrir un Organisme de formation professionnelle continue (OF), un Centre de Formation par Apprentissage (CFA), un Centre de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ou un Centre de Bilan de Compétences (CBC) vous n’aurez pas à passer le même nombre d’indicateurs.
De même, suivant la teneur des formations que vous délivrez (formation certifiante ou formation en alternance par exemple), vous devrez valider certains indicateurs supplémentaires.
Enfin, il existe un statut particulier pour les organismes de formation “nouveaux entrants”, c’est à dire ceux qui n’ont encore jamais délivré de formation. Aussi, et avant de vous lancer, veillez bien à vous assurer du nombre d’indicateurs qui vous concernent.
Notre article récapitulant les critères Qualiopi devrait vous aider à identifier les indicateurs que vous devrez valider.
Se préparer avec un cabinet d'accompagnement
Une autre solution consiste à se faire accompagner dans le passage de la certification Qualiopi. Rappelons qu’avant de passer la certification Qualiopi, vous devrez faire référencer votre entreprise comme un organisme de formation en obtenant votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de formation.
Chez Digi-Certif, nous réalisons l’ensemble des démarches pour le compte de nos partenaires. Après un entretien avec un conseiller en formation professionnelle, nous fixons ensemble les différents étapes pour vous amener à la certification Qualiopi. Nous réalisons pour vous les démarches d’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et montons l’ensemble de votre dossier de certification en vue du passage de la certification Qualiopi. Une fois votre dossier prêt, nous contactons pour vous l’un des organismes certificateurs et fixons ensemble une date d’audit, conformément à vos besoins et aux délais que vous vous êtes fixés. Vous passez votre audit de certification sur la base des éléments sur lesquels nous avons travaillé. Vous êtes assuré d’obtenir la certification Qualiopi ! C’est certifié ou remboursé !
Vous souhaitez vous entretenir avec l’un de nos conseillers pour discuter de votre projet ? On attend votre appel !
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