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La certification Qualiopi est une certification à destination des organismes de formation en France. Par l’expression “organisme de formation”, on entendra ici l’ensemble des organismes concourant au développement des compétences : les organismes de formation (OF) professionnelle bien sûr, mais aussi les Centres de Bilan de Compétence (CBC), les Centres de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) mais aussi les Centres de Formation par Apprentissage (CFA).
La certification Qualiopi leur permet d’accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Un cycle Qualiopi dure trois ans, il débute par un audit initial, se poursuit par un audit de surveillance et se termine par un audit de renouvellement.
Quand a lieu l’audit de surveillance ? Comment se déroule-t-il ? Comment bien le préparer ? Digi-Certif, spécialiste de l’accompagnement des organismes de formation, a fait le tour de la question et vous explique tout dans cet article !
L'audit de surveillance Qualiopi : un passage impératif pour les organismes de formation
Quand a lieu l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification Qualiopi, soit suivant la date de réussite de l’audit initial. Il permet de vérifier que l’organisme de formation continue à respecter les critères de qualité exigés par le référentiel national qualité (RNQ) en vigueur.
C’est l’une des étapes cruciales du cycle Qualiopi pour les organismes de formation en France. En effet, la certification Qualiopi impose des critères stricts et précis en matière de qualité de la formation. L’auditeur conduit son audit selon trois axes : tout d’abord, il étudie les éléments de preuve relatifs à l’activité de l’organisme ; ensuite, il analyse une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit et leur conformité vis-à-vis du référentiel ; enfin, il vérifie les actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.
REMARQUE : Si votre certification Qualiopi a été obtenue avant le 1er janvier 2021, sa validité est de 4 ans. Par conséquent, vous pouvez effectuer l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois après l’obtention de votre certification.
Qu’est ce qui est audité pendant l’audit de surveillance ?
Vous l’aurez compris, il est important pour les organismes de formation de maintenir une vigilance constante sur leur démarche qualité et de se tenir informés des évolutions réglementaires en la matière. Trois critères de la certification Qualiopi concernent d’ailleurs directement la veille législative et règlementaire qui sera mise en place par l’organisme. La préparation de l’audit de surveillance peut nécessiter des ressources importantes en temps et en compétences. Cette étape est obligatoire pour maintenir la certification et accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle.
Il est important de souligner que l’audit de surveillance Qualiopi est plus court que l’audit initial, mais il peut être plus complexe en raison du nombre plus important de points évalués.
L’arrêté du 31 Mai 2023 précise que l’auditeur procèdera à minima à la revue des indicateurs suivants :
- Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit initial. Un attention particulière est alors prêtée à l’efficacité des actions correctives et mesures préventives du plan d’action mises en place ;
- Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeurs ;
- Les indicateurs 1, 17, 19 et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national ;
- Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité ;
REMARQUE : L’arrêté du 31 mai 2023 précise également que pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur procède à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité.
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Quelle est la durée de l'audit de surveillance ?
La durée de l’audit de surveillance est équivalente à la moitié de celle de l’audit initial. Par exemple, si votre audit initial durait une journée entière, l’audit de surveillance se limitera à une demi-journée.
En cas d’organisme multi-site, chaque site audité nécessitera une demi-journée d’audit distincte.
Le processus de l’audit de surveillance comprend plusieurs étapes : une phase préparatoire, une visite d’audit et la rédaction du rapport d’audit.
L’évaluation se base sur le référentiel Qualiopi pour vérifier que votre organisme de formation continue de respecter les critères d’éligibilité des actions de formation et les exigences du référentiel;
REMARQUE : Selon l’arrêté du 31 mai 2023, les organismes ayant été initialement audités en tant que nouveaux entrants verront leur audit de surveillance majoré d’une demi-journée supplémentaire. Cette mesure vise à permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective a été auditée lors de l’audit de surveillance.
L'audit de surveillance est-il réalisé en présentiel ou à distance ?
L’audit de surveillance est principalement réalisé à distance. Toutefois, il peut être effectué en présentiel dans certaines situations :
- Si votre audit initial s’est tenu à distance en raison des réglementations liées à la pandémie « COVID-19 », l’audit de surveillance se fera en présentiel.
- Si vous faites l’objet d’un signalement conformément aux règles de réclamations définies par Certifopac.
- Si votre certificateur a effectué une analyse de risque lors de l’audit précédent et jugé opportun de réaliser la surveillance sur site.
- Si vous en faites la demande.
Il est essentiel que vous vous assuriez du bon déroulement de votre audit en prenant des mesures préalables :
– Assurez-vous de la présence des personnes nécessaires pendant l’audit ;
– Vérifiez que vous pouvez partager des documents ( partage d’écran, vidéo, excellente connexion internet) ;
L'échantillonnage de vos formations
Avant l’audit de surveillance, vous devez communiquer à l’auditeur une description de l’activité de l’organisme de formation et y mentionner l’ensemble des actions de formation réalisées.
Une ou plusieurs de ces actions de formation seront choisies pour l’audit de surveillance.
Vous devez être en possession de toutes les preuves nécessaires attestant de la conformité au référentiel, et soyez prêt à les présenter à l’auditeur lors de l’audit. L’absence de preuves le jour de l’audit entraînera une non-conformité.
La difficulté de passer l'audit de surveillance Qualiopi
Passer l’audit de surveillance Qualiopi peut s’avérer complexe et stressant pour les organismes de formation. En effet, l’audit de surveillance est une vérification approfondie du système qualité du centre de formation. Il porte sur tous les aspects de l’organisme de formation, notamment la qualité de la formation, la gestion administrative et financière, ainsi que la satisfaction des clients. Les exigences de la norme Qualiopi peuvent être difficiles à comprendre et à mettre en place, ce qui peut conduire à des non-conformités (NC) et à une perte de certification.
Les premiers retours d’audits de surveillance Qualiopi par les auditeurs et les organismes certificateurs, mais aussi les organismes de formation eux-mêmes, témoignent de la difficulté à tenir les processus déclarés initialement au travers d’un management qualité régulier et à aller plus loin au travers d’une démarche d’amélioration continue exigée par la certification Qualiopi. En effet, de nombreuses non-conformités sont relevées pour les organismes, ce qui génère souvent de l’incompréhension et de la frustration. Cela nécessite un travail complémentaire non prévu et difficile pour traiter les non-conformités, pouvant entraîner des tensions économiques à court terme.
Les non-conformités fréquemment relevées à l’audit de surveillance
Lors de l’audit de surveillance Qualiopi, l’auditeur accorde une attention particulière à certains indicateurs en raison de leur impact sur la qualité de la prestation de formation fournie par l’organisme.
En premier lieu, il examine les aspects administratifs liés à l’activité de l’organisme de formation.
Ensuite, il analyse une ou plusieurs actions entreprises depuis le dernier audit et vérifie leur conformité par rapport au référentiel.
Enfin, il évalue les initiatives prises dans le cadre de l’amélioration continue de l’organisme, en mettant l’accent sur l’indicateur 32 qui est souvent associé à des non-conformités.
L’auditeur porte également une attention particulière aux nouveautés telles que les nouvelles formations, modalités ou sous-traitants, ainsi qu’aux non-conformités relevées lors de l’audit précédent. Il vérifie également l’efficacité des actions correctives et préventives mises en place dans le plan d’action.
Voici quelques exemples courants de non-conformités identifiées lors de cet audit :
- Retard dans la mise en place des actions correctives requises.
- Documents obligatoires manquants ou non mis à jour.
- Mauvaise application des procédures par les formateurs.
- Insuffisante prise en compte des retours clients pour améliorer les prestations de formation.
- Utilisation incorrecte de la charte Qualiopi.
- Absence d’une démarche d’amélioration continue claire.
- Non-exploitation des différentes veilles (indicateurs 23, 24 et 25).
- Non respect de l’obligation d’affichage et de communication du certificat Qualiopi
Ces non-conformités peuvent entraîner une suspension, voire un retrait de la certification Qualiopi si elles ne sont pas corrigées dans les délais impartis.
Vous souhaitez obtenir de l’aide pour préparer votre audit de surveillance ?
L'aide que Digi-Certif peut vous apporter pour l'audit de surveillance Qualiopi
Faire vivre sa certification Qualiopi, c’est manager ses processus qualité avec régularité, traçabilité, concertation et agilité.La préparation de l’audit de surveillance Qualiopi peut être une tâche difficile pour un organisme de formation, car il doit s’assurer de continuer à respecter les critères de qualité exigés par le référentiel national qualité.
Chez Digi-Certif, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des organismes de formation dans la mise en conformité avec la norme Qualiopi. Nous pouvons vous aider à préparer efficacement l’audit de surveillance en réalisant une analyse complète de votre organisme de formation, en identifiant les points forts et les points faibles, et en proposant des actions correctives pour répondre aux exigences de la norme. Notre accompagnement sur mesure basé sur l’expertise, la bienveillance et la pédagogie de notre équipe vous permettra de passer l’audit de surveillance Qualiopi avec sérénité et de maintenir votre certification.
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