L’accueil d’un bénéficiaire ne commence pas au premier jour de formation. Pour être conforme aux exigences du référentiel Qualiopi, chaque organisme de formation doit démontrer qu’il a analysé la situation du bénéficiaire en amont et évalué la cohérence entre son profil et l’action de formation.
C’est tout l’objectif de la fiche de diagnostic préalable : poser un cadre structuré à l’entretien, collecter les éléments pertinents, et justifier le choix d’admission de manière claire et traçable.
Dans cet article, vous découvrirez :
• Le rôle précis de ce diagnostic dans Qualiopi
• Ce qu’il doit contenir pour être conforme
• Les erreurs à éviter
• Des conseils pour l’utiliser efficacement dans votre démarche qualité
Qu’est-ce que le diagnostic préalable pour Qualiopi ?
Ce document est une grille d’analyse préalable à l’entrée en formation, utilisée pour s’assurer que la personne admise :
• Dispose des prérequis nécessaires
• S’inscrit dans un parcours cohérent
• A bien compris les attendus de la formation
• Et que des freins éventuels ont été identifiés (mobilité, disponibilité, handicap…)
Il est notamment rattaché aux indicateurs 1, 4, 5 et 6 du référentiel national qualité :
• Adapter les prestations au public accueilli
• Mettre en œuvre un positionnement
• Individualiser les parcours
• Garantir l’accessibilité
C’est un levier central pour démontrer votre capacité à accueillir de manière responsable et pertinente.
Écoutez cet article sur Youtube et devenez incollables sur le référentiel
Les éléments incontournables d’un diagnostic préalable conforme Qualiopi
Une fiche de diagnostic pertinente doit refléter une vraie rencontre, un vrai échange structuré avec le bénéficiaire. Voici les éléments essentiels à y faire figurer.
Les informations administratives de base
La fiche commence par l’identification du bénéficiaire :
Nom, prénom, date de naissance
Statut (demandeur d’emploi, salarié…)
Parcours antérieur : diplômes, expériences
Modalités d’entrée en formation (CPF, financement tiers…)
Ces éléments permettent de poser un contexte objectif à l’évaluation.
Le projet du bénéficiaire et ses objectifs
Cette partie vise à analyser l’adéquation entre le projet professionnel du bénéficiaire et la formation visée.
Quel est son objectif concret ?
Est-ce une reconversion ? Un perfectionnement ? Une insertion ?
À quel métier ou type de poste cette formation est-elle censée mener ?
C’est également ici que l’on évalue la motivation réelle, un critère souvent sous-estimé mais déterminant pour la réussite.
L’identification des freins et besoins spécifiques
Il est impératif d’analyser les facteurs qui pourraient nuire à la réussite du parcours :
Freins matériels : déplacements, horaires, équipement
Freins cognitifs : niveau scolaire, langue, troubles d’apprentissage
Besoin d’adaptation pédagogique ou accompagnement spécifique (handicap)
Cette section justifie votre capacité à proposer un parcours individualisé ou aménagé si nécessaire.
L’avis du référent ou du formateur
À la fin de la fiche, le référent doit formuler un avis clair sur la recevabilité du bénéficiaire :
Apte à suivre la formation telle qu’elle est conçue
Admis avec accompagnement spécifique à prévoir
Non admis (et dans ce cas, proposer une orientation alternative)
C’est cet avis motivé qui constitue la valeur ajoutée du diagnostic.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreur | ⚠️ Conséquence |
|---|---|
Fiche remplie à la va-vite ou absente | Aucune preuve d’évaluation du public avant la formation |
Informations trop générales ou copiées-collées | Incapacité à démontrer une individualisation réelle |
Pas de mention des freins ou des besoins spécifiques | Omission d’éléments essentiels pour Qualiopi (accessibilité, adaptation) |
Aucune trace de validation de la recevabilité | Audit non conforme sur les indicateurs 4 à 6 |
Nos recommandations pour une rédaction efficace
La qualité du diagnostic dépend autant de la forme que du fond.
Voici quelques bonnes pratiques :
Réalisez l’entretien dans un cadre calme, bienveillant, avec du temps suffisant
Préférez des questions ouvertes pour recueillir des réponses riches et sincères
Ne laissez aucune rubrique vide : même un “RAS” justifié vaut mieux qu’un blanc
Impliquez le bénéficiaire en le rendant acteur de l’échange
Archivez le diagnostic dans le dossier de formation, en le faisant signer si possible
Ce document peut aussi servir de base pour ajuster votre livret d’accueil, vos CGV, ou vos supports pédagogiques. Il alimente votre démarche qualité dans son ensemble.
Ce qu’il faut retenir
La fiche de diagnostic préalable n’est pas seulement un document utile : c’est une preuve stratégique dans votre démarche qualité.
Elle montre que vous prenez le temps d’analyser chaque situation, que vous personnalisez vos parcours, et que vous agissez en cohérence avec les objectifs de la certification.
Elle sécurise l’entrée en formation, responsabilise le bénéficiaire, et renforce la qualité globale de vos prestations.
Besoin d'aide pour préparer Qualiopi ?
Nous proposons des accompagnements personnalisés pour tout type de structures. Posez vos questions à nos experts.
