La mise en œuvre d’un processus d’évaluation rigoureux est une exigence forte du référentiel Qualiopi. Mais encore faut-il prouver que ce processus est structuré, cohérent et conforme aux consignes de l’autorité de certification.
C’est ici qu’intervient le règlement d’organisation des examens. Il s’agit d’un document central pour cadrer vos modalités d’évaluation et garantir une égalité de traitement pour tous les bénéficiaires.
Dans cet article, vous découvrirez pourquoi ce règlement est incontournable, ce qu’il doit contenir pour être conforme, et comment éviter les erreurs les plus courantes.
Qu’est-ce que le règlement d’organisation des examens dans Qualiopi ?
Ce règlement est un document interne qui formalise l’ensemble des modalités d’organisation, de convocation, de déroulement et de validation des examens dans le cadre d’une action certifiante ou qualifiante.
Il est directement lié à l’indicateur 16 du critère 3, qui stipule que :
“Le prestataire met en œuvre une évaluation des acquis du bénéficiaire en cohérence avec les objectifs de la prestation.”
Le règlement permet de prouver que cette évaluation :
Se déroule selon des règles connues et transparentes
Est équitable pour tous les candidats
Est conforme aux prescriptions du certificateur
Ce document peut être intégré au livret d’accueil, remis à part, ou affiché lors de la session d’examen.
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Les éléments incontournables d’un règlement d’examen conforme Qualiopi
Les modalités d’organisation
Votre règlement doit préciser les conditions pratiques de l’examen :
Date, lieu, durée de l’épreuve
Convocation des bénéficiaires
Présence obligatoire, retards, absences
Ces éléments permettent de justifier que l’examen est programmé de manière claire et anticipée.
Le cadre réglementaire et les responsabilités
Vous devez mentionner :
Le nom du certificateur concerné (ex. France Compétences, branche professionnelle)
Les référents : formateur évaluateur, coordinateur pédagogique, responsable d’examen
Les consignes imposées par le certificateur (en cas de délégation ou d’évaluation interne)
Cela prouve que vous appliquez les règles du jeu fixées en amont.
Le déroulement de l’épreuve
Cette partie décrit précisément :
La nature de l’évaluation (orale, écrite, pratique, QCM, mise en situation…)
Le matériel nécessaire
Les consignes données aux candidats
Les règles de comportement (triche, téléphone, assistance…)
C’est ici que l’on pose les règles de neutralité, confidentialité, et sécurité.
Les modalités de notation, de validation et de recours
Un règlement d’examen conforme doit aussi intégrer :
Les grilles d’évaluation ou critères de notation
Les seuils de réussite
La procédure en cas de désaccord ou de réclamation
Les délais de communication des résultats
Cela garantit la transparence et la traçabilité du processus.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreur | ⚠️ Conséquences |
|---|---|
Aucun règlement écrit ou accessible | Preuve manquante à l’audit pour l’indicateur 16 |
Règlement trop général, non adapté à la formation concernée | Non-conformité sur l’individualisation |
Absence de lien avec l’autorité de certification | Doute sur la validité du processus d’évaluation |
Modalités de notation floues ou absentes | Rejet potentiel du processus d’évaluation |
Règlement non communiqué aux candidats | Manque de transparence, risque de litiges |
Nos recommandations pour une rédaction efficace
Créez un modèle type que vous adaptez pour chaque certification ou action concernée
Travaillez en lien avec l’autorité de certification pour ne rien omettre
Utilisez un langage compréhensible, sans jargon inutile
Diffusez systématiquement ce règlement (mail, livret, convocation)
Faites-le signer ou valider par les bénéficiaires pour prouver sa diffusion
Ce qu’il faut retenir
Le règlement d’organisation des examens n’est pas un document accessoire : c’est une preuve essentielle de votre capacité à structurer, évaluer et encadrer vos sessions de certification avec rigueur.
En le construisant avec méthode, vous renforcez la qualité de vos évaluations, la satisfaction des bénéficiaires… et votre conformité face à l’auditeur.
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