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Pourquoi réaliser un autodiagnostic avant votre audit Qualiopi ?
Aujourd’hui, avoir la certification Qualiopi est un passage obligé pour tout organisme de formation désireux d’accéder à des financements publics ou mutualisés. Mais cela n’est pas une simple formalité : c’est une vraie démarche qualité, exigeante, qui demande préparation et méthode. Par quoi commencer ?
Par l’autodiagnostic. C’est souvent l’étape clé pour faire le point, identifier les manques et poser les bases solides avant l’audit officiel.
Bien plus qu’un simple exercice de conformité, l’autodiagnostic est un bilan interne complet qui vous permet d’identifier précisément vos points forts et vos axes d’amélioration au regard des 7 critères et 32 indicateurs du référentiel national qualité. Cette démarche proactive vous offre l’opportunité de corriger les non-conformités et d’aborder l’audit officiel en toute sérénité.
Les 7 piliers à évaluer lors de votre autodiagnostic
Pour structurer efficacement votre autodiagnostic, il est indispensable de procéder méthodiquement en passant en revue chacun des 7 critères du référentiel :
- L’information des publics
Examinez la transparence et l’accessibilité de votre communication : site internet, plaquettes, conditions d’accès, délais d’inscription, modalités pédagogiques, prérequis, objectifs, durée, contacts… - La conception des prestations
Analysez vos processus d’ingénierie pédagogique : analyse des besoins, adaptation aux profils des bénéficiaires, positionnement, progression pédagogique, évaluation des acquis… - La mise en œuvre des prestations
Vérifiez l’adéquation entre les moyens mobilisés et les prestations délivrées : adaptation des modalités, environnement d’apprentissage, compétences des formateurs, accompagnement des apprenants… - L’environnement socio-économique
Évaluez votre connaissance des filières métiers et votre capacité à développer des partenariats pertinents avec les acteurs de votre écosystème professionnel. - Les moyens techniques et humains
Passez en revue vos ressources matérielles et humaines : locaux, équipements, accessibilité, qualification des formateurs, veille, formation continue de votre équipe… - La démarche qualité et l’amélioration continue
Examinez vos processus d’évaluation, vos indicateurs de performance et vos dispositifs de recueil et traitement des réclamations. - Le respect des exigences légales
Vérifiez votre conformité avec la réglementation en vigueur : règlement intérieur, conditions générales de vente, protection des données personnelles…
Comment mener efficacement votre autodiagnostic Qualiopi ?
Étape 1 : Constituez une équipe dédiée
Mobilisez les différents acteurs de votre organisme (direction, responsable pédagogique, formateurs, administratifs) pour bénéficier d’une vision globale et partagée. Cette approche collaborative garantit une évaluation plus objective et permet de sensibiliser l’ensemble de vos collaborateurs aux exigences qualité.
Étape 2 : Maîtrisez le référentiel national qualité
Avant de débuter l’autodiagnostic, familiarisez-vous avec le référentiel et son guide de lecture. Prenez le temps d’analyser attentivement chaque indicateur et les éléments de preuve attendus en fonction de votre catégorie d’action (formation, VAE, apprentissage, bilan de compétences).
Étape 3 : Utilisez une grille d’autoévaluation structurée
Élaborez ou utilisez une grille d’évaluation reprenant l’ensemble des indicateurs du référentiel, avec pour chacun :
Le niveau de conformité actuel (conforme, partiellement conforme, non conforme)
Les éléments de preuve déjà disponibles
Les actions correctives à mettre en œuvre
Les personnes responsables et les échéances
Étape 4 : Rassemblez et analysez vos éléments de preuve
Procédez à un inventaire exhaustif de vos documents et procédures existants. Identifiez les preuves manquantes ou incomplètes et planifiez leur élaboration. Vérifiez systématiquement que vos éléments de preuve répondent précisément aux exigences du référentiel.
Étape 5 : Établissez un plan d’action prioritaire
Sur la base de votre diagnostic, élaborez un plan d’action hiérarchisant les non-conformités à traiter :
Les non-conformités majeures (indicateurs communs à toutes les catégories d’action)
Les indicateurs spécifiques à votre activité
Les améliorations à plus long terme
Ne sous-estimez pas la valeur ajoutée d'un regard externe quant à la réalisation de votre autodiagnostic Qualiopi !
Si l’autodiagnostic constitue une première étape que vous pouvez mener en autonomie, le recours à un consultant spécialisé apporte une réelle valeur ajoutée dans votre préparation à la certification Qualiopi. Cette expertise externe permet notamment de :
- Bénéficier d’un regard objectif et professionnel sur votre organisation, capable d’identifier vos points forts et vos axes d’amélioration.
- Repérer les non-conformités potentielles qui peuvent échapper à une analyse interne, notamment sur les indicateurs les plus techniques du référentiel.
- Recevoir des recommandations concrètes et adaptées à votre contexte spécifique, en tenant compte de votre taille, de votre historique et de vos contraintes organisationnelles.
- Structurer efficacement votre plan d’action pour optimiser le temps de préparation et prioriser les chantiers selon leur importance et leur complexité.
- Vous familiariser avec les attentes précises des auditeurs et la méthodologie d’évaluation, afin d’aborder sereinement l’audit de certification.
Digi-Certif propose différentes modalités d’accompagnement pour répondre aux besoins des organismes de formation, qu’il s’agisse d’un appui ponctuel sur certains indicateurs ou d’un parcours complet de préparation à la certification.
Consacrer du temps à un autodiagnostic sérieux n’est pas une contrainte mais un vrai investissement. Vous augmentez vos chances de réussir du premier coup et évitez les coûts d’audits supplémentaires. Dans le secteur de la formation professionnelle actuel, c’est simplement la meilleure façon d’assurer la pérennité de votre activité.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
