Externaliser des actions de formation à un prestataire situé à l’étranger peut sembler une opportunité – flexibilité, coût, spécialisation… – mais cela implique des risques réglementaires, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi.
Dans cet article, on vous accompagne pas à pas pour comprendre quelles obligations s’imposent lorsque vous sous-traitez à l’étranger, et comment sécuriser votre dispositif.
Table des matières
Pourquoi la localisation du sous-traitant change tout
L’organisme commanditaire reste entièrement responsable
Même si la prestation est effectuée par un sous-traitant à l’autre bout du monde, l’organisme de formation donneur d’ordre reste juridiquement responsable vis-à-vis des financeurs (CPF, OPCO, etc.) et des bénéficiaires. Cela signifie qu’en cas de manquement ou de contrôle, c’est vous qui devrez répondre de la conformité du dispositif.
Le référentiel Qualiopi ne l’interdit pas, mais exige une maîtrise totale de la qualité
Le référentiel Qualiopi n’exclut pas explicitement la sous-traitance hors du territoire français, mais impose que le donneur d’ordre garantisse la conformité des prestations déléguées aux mêmes critères de qualité.
Ainsi : vous devez pouvoir démontrer que le sous-traitant respecte les mêmes exigences et toutes les preuves de qualité (plan, suivi, évaluation, retours apprenants) doivent être accessibles lors d’un audit.
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Le cadre légal à connaître : CPF, décret 2023-1350 et code du travail
Le décret du 28 décembre 2023 : encadrement renforcé de la sous-traitance CPF
Depuis le 1ᵉʳ avril 2024 (pour les contrats conclus à partir de cette date), le décret n° 2023-1350 introduit de nouvelles obligations pour les organismes référencés sur Mon Compte Formation (CPF) qui recourent à la sous-traitance.
Les principales mesures :
- obligation de déclaration des sous-traitants auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) ;
- contrat écrit obligatoire, précisant missions, contenu, modalités de suivi, durée, montant, etc. ;
- plafond de sous-traitance : le donneur d’ordre ne peut externaliser plus de 80 % de son chiffre d’affaires réalisé via la plateforme CPF ;
- interdiction de sous-traitance en cascade : le sous-traitant ne peut lui-même sous-traiter ce qui lui a été confié ;
- sanctions possibles : déréférencement, suspension de paiement, mises en demeure en cas de manquements persistants.
Ce décret vise notamment à mettre un terme aux stratégies de contournement de Qualiopi (ex. portage Qualiopi) et à garantir une transparence accrue dans les relations entre donneurs d’ordre et sous-traitants.
Les obligations du Code du travail et la déclaration d’activité
Indépendamment du CPF, toute personne (physique ou morale) réalisant une action de formation en France doit effectuer une déclaration d’activité et obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Un sous-traitant étranger intervenant pour des bénéficiaires résidant en France est soumis aux dispositions du titre V du livre III de la 6ᵉ partie du Code du travail : obligations de conformité, traçabilité, évaluation, etc.
En cas d’organisme basé hors de France, la réglementation prévoit la désignation d’un représentant domicilié en France pour répondre aux obligations légales.
Que deviennent les obligations Qualiopi pour un sous-traitant à l’étranger ?
Quand la certification Qualiopi est obligatoire pour le sous-traitant
Le décret 2023-1350 étend l’obligation de certification Qualiopi aux sous-traitants intervenant dans le cadre d’actions éligibles au CPF (actions financées par des fonds publics ou mutualisés).
Concrètement :
- Si le sous-traitant effectue tout ou partie d’une action CPF, il doit détenir la certification Qualiopi (sauf exception).
- Les exceptions concernent les sous-traitants relevant du régime micro-social (micro-entrepreneur) et dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € HT.
- Autre exception : si le sous-traitant n’intervient que sur une partie non qualifiante de l’action (pas un bloc de compétences complet), il peut être dispensé de la certification.
À noter que cette obligation ne s’applique pas aux financements hors CPF (par exemple OPCO ou certains financements privés) pour le moment.
Pour un prestataire étranger, des contraintes supplémentaires
Un sous-traitant basé à l’étranger (hors UE) devra, en plus :
- accepter dans le contrat que la loi française s’applique à la relation ;
- garantir la conformité au RGPD pour les données des apprenants ;
- pouvoir fournir toute documentation nécessaire à l’audit Qualiopi ;
- répondre aux contrôles et obligations de traçabilité comme s’il était installé en France.
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Bonnes pratiques opérationnelles pour sécuriser la sous-traitance à l’étranger
Sélection rigoureuse du prestataire
- Exiger qu’il soit déjà certifié Qualiopi ou qu’il s’engage à l’être ;
- Vérifier ses capacités pédagogiques, outils, références ;
- Demander un contrat formel respectant les exigences du décret (missions, modalités, suivi, sanction, etc.).
Pilotage et contrôle renforcés
- Mettre en place un processus d’audit documentaire : demander les livrables du sous-traitant, les retours des apprenants, les preuves d’émargement, etc.
- Imposer des revues régulières, contrôles qualité, remontées d’écarts ;
- Intégrer dans votre système qualité la traçabilité des prestations sous-traitées.
Gestion contractuelle adaptée
- Le contrat doit comporter les clauses imposées par le décret
- Prévoir une clause de révocation / déréférencement si le sous-traitant ne respecte plus ses obligations.
- Veiller à la stabilité juridique applicable (loi française, juridiction française).
Limiter les risques : bien évaluer la pertinence d’une sous-traitance à l’étranger
- Est-ce que les gains sont proportionnés aux risques réglementaires ?
- Dans le contexte Qualiopi / CPF, privilégier des prestataires certifiés en France peut s’avérer plus sûr.
- En tout cas, documenter votre justification du recours à l’étranger (expertise, coût, capacité, etc.).
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
En résumé : checklist pour rester conforme
| Obligation | Qui est concerné ? | À faire / vigilance |
| Déclaration d’activité / NDA | Tout sous-traitant intervenant pour des apprenants français | Vérifier que le sous-traitant a un NDA ou désigner un représentant français |
| Certification Qualiopi | Sous-traitant intervenant sur action CPF | Vérifier que le sous-traitant détienne Qualiopi (sauf exemption) |
| Contrat écrit conforme | Donneur d’ordre & sous-traitant | Inclure les clauses exigées par le décret |
| Plafond de 80 % | Donneur d’ordre | Ne pas sous-traiter plus de 80 % du CA lié à la plateforme CPF |
| Interdiction de cascade | Donneur d’ordre & sous-traitant | Interdire que le sous-traitant re-sous-traite |
| Contrôle et traçabilité qualité | Donneur d’ordre | Piloter, auditer et documenter la prestation confiée |
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Recourir à un sous-traitant à l’étranger dans un cadre Qualiopi est possible, mais ce choix impose une exigence accrue de rigueur. Le décret n° 2023-1350 renforce les obligations de transparence, de contractualisation et de responsabilité des donneurs d’ordre à l’égard de leurs sous-traitants, y compris hors de France.
Pour rester conforme : sélection rigoureuse, contrats bien formés, pilotage qualité actif, et prudence dans l’étendue du recours à l’externalisation. En vous appuyant sur une démarche solide, vous pouvez sécuriser votre dispositif sans compromettre votre engagement qualité.
