L’audit Qualiopi est une étape indispensable pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder aux financements publics.
Il peut toutefois arriver que l’audit se solde par un résultat défavorable : la certification n’est pas accordée immédiatement, car l’auditeur a relevé des écarts (non-conformités) par rapport aux exigences du référentiel.
Pas de panique pour autant : un audit Qualiopi “raté” n’est pas une fatalité. En comprenant les raisons de cet échec et en corrigeant les non-conformités, vous pourrez obtenir votre certification dans un second temps.
Table des matières
Audit Qualiopi défavorable : qu’est-ce que cela signifie ?
Un audit Qualiopi est dit défavorable lorsque le rapport d’audit fait état de non-conformités majeures non résolues, qui empêchent la délivrance du certificat.
On distingue deux types de non-conformités : les mineures et les majeures.
- Une non-conformité mineure est un écart limité n’affectant pas gravement la qualité (elle n’empêche pas la certification si elle est corrigée dans les délais).
- En revanche, une non-conformité majeure porte sur un critère essentiel non respecté, ce qui compromet la qualité de la formation. Par exemple, l’absence totale de suivi des apprenants ou d’un processus obligatoire sera considérée comme majeure.
Or, tant qu’une non-conformité majeure subsiste, la certification ne peut pas être délivrée. Autrement dit, si votre audit initial révèle un manquement critique (ou de trop nombreuses lacunes mineures équivalant à une majeure), le certificateur mettra sa décision en attente : vous devrez d’abord corriger ces points avant d’espérer obtenir le précieux sésame.
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Première étape : analyser les non-conformités
Après un audit défavorable, prenez le temps d’étudier le rapport d’audit en détail. Identifiez précisément chaque non-conformité signalée : manque de documents, procédures incomplètes, suivi insuffisant, etc.
Comprendre pourquoi vous avez échoué est indispensable pour améliorer votre dispositif. Si certaines remarques de l’auditeur vous semblent floues, demandez des précisions. Distinguez bien les non-conformités mineures (écarts limités pouvant être corrigés facilement) des majeures (points critiques à traiter en priorité). Cette analyse vous permettra de prioriser vos actions correctives et d’établir un plan d’action efficace.
Gardez à l’esprit qu’un audit défavorable n’est pas un désaveu définitif, mais l’occasion de renforcer votre démarche qualité. Beaucoup d’organismes ne réussissent pas du premier coup ; l’important est d’en tirer les enseignements pour progresser.
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Mettre en place des actions correctives
Une fois les problèmes cernés, élaborez un plan d’actions correctives pour résoudre chaque non-conformité. Définissez des mesures concrètes, des responsables et des échéances. Il est crucial de respecter les délais réglementaires de mise en conformité : généralement 3 mois pour corriger une non-conformité majeure en apportant la preuve de sa résolution, et 30 jours pour transmettre un plan d’action après une non-conformité mineure (avec 6 mois maximum pour le mettre en œuvre).
Ne tardez donc pas à lancer les corrections, sous peine de voir la certification vous échapper pour non-respect des échéances.
Mettez à jour vos documents et procédures, comblez les lacunes signalées par l’auditeur et rassemblez toutes les preuves démontrant vos corrections. Par exemple, si un défaut de suivi des bénéficiaires a été pointé, adoptez des outils de suivi plus complets et formez votre équipe à leur utilisation. Si une procédure obligatoire manquait, formalisez-la et veillez à son application.
Impliquez votre équipe : expliquez à vos collaborateurs les améliorations à apporter et pourquoi elles sont nécessaires. De petites formations internes ou réunions d’information peuvent aider chacun à mieux maîtriser les critères Qualiopi qui le concernent.
N’oubliez pas de documenter toutes vos actions (documents mis à jour, plans, comptes-rendus, etc.), car elles seront examinées lors de la vérification suivante. Ne vous contentez pas du minimum : ces corrections sont l’occasion de renforcer durablement votre système qualité.
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Suivre le processus de rattrapage
Une fois vos corrections effectuées, informez l’organisme certificateur pour engager une nouvelle évaluation en vue de lever les non-conformités. Selon les cas, cela peut prendre la forme d’un examen de vos preuves à distance ou d’un audit complémentaire ciblé sur les points corrigés. Souvent, quelques non-conformités mineures pourront être levées sur dossier, tandis que des non-conformités majeures exigeront un nouveau passage d’auditeur sur site pour vérifier les améliorations.
Il est impératif de respecter la procédure de rattrapage définie par le certificateur. Si vous fournissez tous les éléments demandés dans les délais et que les corrections sont jugées satisfaisantes, le rapport d’audit sera clôturé favorablement et la certification Qualiopi vous sera délivrée.
En revanche, si des non-conformités persistent ou que vous dépassez les délais impartis, la décision de certification deviendra défavorable de façon définitive. Vous seriez alors contraint de reprendre la démarche depuis le début, avec un nouvel audit initial à programmer et à financer.
Anticiper et éviter un nouvel échec
La certification Qualiopi s’inscrit dans la durée. Pour ne pas revivre un échec lors des audits futurs, adoptez une attitude proactive :
- Pérennisez votre système qualité : continuez à appliquer vos procédures et à collecter les preuves (indicateurs, évaluations, améliorations) entre les audits. Traitez sans tarder toute nouvelle non-conformité.
- Impliquez votre équipe : sensibilisez régulièrement vos collaborateurs aux exigences du référentiel et aux bonnes pratiques. Chacun doit connaître son rôle dans la démarche qualité, et des échanges réguliers aident à résoudre les problèmes en amont.
- Faites-vous accompagner : si vous manquez de ressources en interne, un consultant spécialisé peut vous aider à préparer vos audits et à renforcer votre dispositif qualité. Un regard externe permet d’identifier des faiblesses invisibles de l’intérieur et de gagner en sérénité lors des prochaines évaluations.
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En conclusion, un audit Qualiopi défavorable n’est pas la fin de l’histoire, mais au contraire une opportunité d’améliorer vos pratiques. En analysant les non-conformités, en les corrigeant avec rigueur et en ancrant une culture qualité dans votre organisation, vous pourrez rebondir et obtenir la certification Qualiopi. Qualiopi est une démarche d’amélioration continue : chaque difficulté surmontée vous rend plus solide. Avec de la persévérance, cet échec ponctuel se transformera en succès durable !
