Depuis janvier 2022, les organismes de formation qui souhaitent mobiliser des financements publics doivent être certifiés Qualiopi. Cette certification évalue la qualité de vos processus via un audit documentaire et des entretiens. Le guide de lecture officiel rappelle que l’auditeur se fonde sur des preuves matérielles (documents, enregistrements, traces) et non sur des déclarations orales. Les exemples de preuves sont indicatifs : la conformité se juge à l’usage réel des processus et à la cohérence perçue par l’auditeur.
Pour réussir l’audit, il est donc nécessaire de cartographier vos preuves. Cette cartographie relie chaque exigence du Référentiel national qualité (RNQ) à des documents précis, identifie qui les produit et où ils sont conservés. Sans elle, vous risquez d’oublier des éléments ou, à l’inverse, de submerger l’auditeur de documents inutiles.
Téléchargez la dernière version du Référentiel National de Qualité (RNQ)
Le guide officiel qui contient toutes les informations nécessaires à la préparation de la certification Qualiopi
Ce qu’est une preuve Qualiopi
Une preuve Qualiopi doit être :
- Pertinente : directement liée à l’indicateur audité.
- Authentique et datée : un modèle vide ou non contextualisé n’a aucune valeur.
- Traçable : elle indique qui l’a produite et dans quel contexte.
- Accessible : l’auditeur doit la trouver facilement, ce qui impose une organisation documentaire lisible.
Le RNQ comporte 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Plusieurs documents peuvent répondre au même indicateur et un même document peut prouver plusieurs exigences. Il s’agit de démontrer l’usage réel et la maîtrise de vos processus.
Construire votre matrice de preuves
Commencez par identifier les indicateurs applicables à votre activité (certains concernent la VAE ou l’apprentissage). Puis établissez une matrice qui relie chaque indicateur à ses preuves, au responsable et à la périodicité. Cette matrice sert de sommaire d’audit et de checklist interne.
Exemple simplifié :
Indicateur | Preuve principale | Responsable | Fréquence |
Information au public (critère 1) | Programmes et supports de communication montrant objectifs, modalités et résultats | Responsable communication | Mise à jour annuelle |
Suivi des participants (critère 3) | Émargements, comptes rendus d’entretien, preuves d’accompagnement | Formateurs | À chaque session |
Qualifications des intervenants (critère 5) | CV et diplômes à jour | Ressources humaines | Mise à jour annuelle |
Amélioration continue (critère 7) | Synthèse des évaluations à chaud et à froid, plans d’actions | Responsable qualité | Bilan trimestriel |
Adaptez la matrice à votre organisation en précisant l’emplacement des documents, leur version et le propriétaire. Une matrice bien conçue réduit le temps de recherche, met en lumière les manques et les doublons et guide la maintenance documentaire.
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
Organiser un circuit de collecte
Les difficultés apparaissent lorsqu’on rassemble les preuves au dernier moment. Pour instaurer un circuit de collecte continu :
- Anticipez dès la conception des actions de formation en préparant les questionnaires de satisfaction et les grilles d’évaluation.
- Désignez un responsable “preuves” et attribuez à chaque acteur les documents qui lui incombent.
- Classez vos documents par critère et indicateur. Utilisez une nomenclature cohérente et un versionning pour éviter les versions obsolètes.
- Sauvegardez doublement vos données et mettez en place un tableau de bord pour suivre régulièrement les indicateurs (taux de satisfaction, nombre de réclamations, etc.).
Cette approche vous permet de créer une routine : les preuves sont produites et stockées au fil de l’eau, sans stress de dernière minute.
S’entraîner via un audit blanc
Un audit blanc est une répétition générale qui consiste à simuler les questions de l’auditeur et à y répondre uniquement à partir de vos preuves. Cette démarche vous aide à :
- Identifier les manques : certains indicateurs n’ont peut‑être pas de preuve ou la trace est insuffisante.
- Tester la navigation : vérifiez que les fichiers s’ouvrent, que les liens fonctionnent et que l’auditeur peut suivre votre logique.
- Aligner discours et documents : assurez‑vous que vos explications correspondent à ce qui est écrit.
Ajoutez ensuite des légendes ou une page “mode d’emploi” pour chaque dossier afin de contextualiser les preuves.
Soigner la présentation
Le jour de l’audit, la manière dont vous présentez vos preuves influence fortement la perception de l’auditeur. Voici quelques bonnes pratiques :
- Organisez vos dossiers par indicateur et créez un sommaire cliquable pour éviter de faire chercher l’auditeur
- Introduisez chaque lot de documents par une courte explication (objet, contexte, indicateur visé).
- Utilisez des formats stables (PDF) et testez la compatibilité et les liens avant l’audit.
- Faites le lien à l’oral entre vos réponses et les documents
Cette préparation évite l’effet “fourre‑tout”, où l’auditeur doit fouiller dans des dossiers mal structurés.
Vigilances particulières
Sous‑traitance
La version 9 du guide renforce les exigences en cas de sous‑traitance. Un contrat écrit doit préciser les missions confiées, la durée, les moyens mobilisés et les conditions de suivi. Les sous‑traitants doivent eux aussi recueillir des retours de satisfaction et fournir des preuves de compétence pour leurs formateurs. Intégrez ces pièces dans votre matrice et expliquez clairement la répartition des responsabilités.
Points de rupture à éviter
Certains écueils reviennent fréquemment et entraînent des non‑conformités : preuves hors contexte, absence de synthèse, documents obsolètes, écarts entre discours et pratiques ou fichiers illisibles. Créez un sommaire cliquable, de maintenir un registre des mises à jour et de tester les fichiers à l’avance pour éviter ces problèmes.
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Conclusion
Cartographier ses preuves Qualiopi, c’est avant tout mettre en place un système documentaire cohérent et vivant. La matrice de correspondance aide à relier chaque exigence à des documents précis, à responsabiliser les équipes et à planifier les mises à jour. Un circuit de collecte continu et un audit blanc évitent la panique et transforment l’audit en moment de valorisation. En soignant votre présentation et en anticipant les points sensibles, vous montrez votre maîtrise et rassurez l’auditeur.
Au‑delà de la certification, cette démarche nourrit votre culture d’amélioration continue : elle incite les équipes à documenter leurs actions, à mesurer les résultats et à corriger les écarts. La cartographie des preuves devient alors une boussole pour piloter la qualité et la satisfaction de vos apprenants.
