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Passer un audit à blanc pour Qualiopi

  • Post published:23 octobre 2023
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Vous êtes en phase de préparation de la certification Qualiopi et vous vous posez la question de réaliser un audit blanc ? C’est une excellente idée

Toutefois, avant de vous lancer, quelques informations nécessitent d’être vérifiées auprès du prestataire chargé de réaliser votre audit blanc.

En effet, l’objectif d’un audit blanc est de vous assurer la réussite de votre projet de certification Qualiopi. Aussi, ne partez pas tête baissée ! Quelques précautions s’imposent. 

Prêt à tout comprendre ? Alors, c’est parti ! 

QU'ATTENDRE D'UN AUDIT BLANC ?

La préparation de l'audit blanc

La première étape de l’audit blanc est sa préparation. Assurez vous que votre prestataire maîtrise bien les spécificités de la certification Qualiopi. En effet, un audit Qualiopi n’est pas un audit comme les autres. Nous sommes dans le monde de la formation professionnelle, de très nombreux détails méritent d’être soulevés. 

Première grande spécificité : le calcul du nombre d’indicateurs à valider. Si vous êtes face à un prestataire sérieux, celui-ci vous posera tout un tas de questions en amont de votre audit pour calculer le nombre d’indicateurs que vous devrez valider. En effet, bien que la majorité des organismes de formations en France soient concernés par les mêmes indicateurs, en réalité la diversité des actions de formation impose une première analyse rigoureuse de l’organisme de formation. 

Quelques exemples à la volée. Si vous êtes organisme de formation continue, vous devrez valider 23 indicateurs. Toutefois, si vos formations sont certifiantes, vous devrez valider trois indicateurs supplémentaires, soit 26 indicateurs en tout. En revanche, si vous êtes un Centre de Formation par Apprentissage (CFA), vous devrez valider les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ)

Par ailleurs, si votre prestataire est rigoureux, il vous demandera certainement des documents relatifs à l’identité de votre organisme de formation, de manière à s’assurer que vous n’aurez aucune difficulté au moment de vous inscrire pour le passage de la certification Qualiopi : récépissé de déclaration d’activité de formation (Numéro de Déclaration d’Activité), Siren et Siret, extrait du bulletin de casier judiciaire n°3 ou encore première convention de formation professionnelle sont autant d’éléments que votre prestataire pourrait être susceptible de vous demander en amont de l’audit. 

La réalisation de l'audit blanc

Le jour de votre audit, votre prestataire devra vous fournir un plan d’audit. Celui ci récapitule le déroulé de l’audit en fonction du nombre d’indicateurs qui a préalablement été évoqué. C’est dans ce document que sont listés l’ensemble des indicateurs que l’auditeur va analyser

De la même manière que l’auditeur pourrait vous le demander le jour de l’audit, votre “auditeur blanc” sera amené à vous demander des exemples. Il ne suffit pas juste de demander des templates d’éléments de preuve, il faudra également prouver à votre auditeur que ces documents ont servi et aident à la bonne gestion qualité de votre organisme de formation

Les livrables à l'issu de l'audit blanc

Enfin, votre auditeur devra vous fournir un plan d’actions correctives. C’est le document de référence de tout audit blanc : il permet de fixer une trajectoire à l’organisme de formation en vue du passage de sa certification. C’est au sein de ce plan d’actions correctives que sont listées l’ensemble des non-conformités que votre auditeur aura identifiées. Pour chacune d’elles, il précise pourquoi une non conformité a été identifié et surtout, il présente les actions à mettre en oeuvre afin de se mettre en conformité pour le jour J. 

REALISER UN AUDIT BLANC AVEC DIGI-CERTIF

Qui sommes nous ?

Digi-Certif est le leader en France de l’accompagnement des organismes de formation vers la certification Qualiopi. Créée en 2020, notre société a accompagné plus de 1.000 organismes vers la certification Qualiopi. Au-delà de notre coeur de métier, nous aidons également les organismes de formation à obtenir leur Numéro de Déclaration d’Activité de formation ou encore à réaliser leur Bilan Pédagogique et Financier ! Véritable “service formation professionnel décentralisé“, nous aidons également les organismes de formation à réaliser leur inscription de titres et création de certifications professionnelles au Répertoire Spécifique (RS) ou au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP)

Comment nous envisageons votre audit blanc ?

Nous considérons l’audit blanc comme l’étape finale indispensable d’une bonne préparation à la certification Qualiopi. De même que nous n’imaginons pas un lycéen qui arriverait le jour du baccalauréat sans avoir jamais passé de bac blanc, chez Digi-Certif, nous n’imaginons pas un organisme de formation qui se lancerait dans son audit initial sans avoir passé d’audit blanc

A l’occasion d’un audit blanc avec Digi-Certif, vous êtes pris par la main. Votre chargé de projet récupère l’ensemble des éléments de votre dossier (voir paragraphe au-dessus) et fixe avec vous une date d’audit blanc. En amont de la réalisation de cet audit, un plan d’audit vous est transmis avec la liste des indicateurs sur lesquels vous serez attendus. 

Sur place ou à distance, l’audit fait ensuite l’objet d’un rapport avec un plan d’actions correctives. Vous savez tout ce qu’il vous reste à faire avant de passer l’audit ! Et mieux encore, nous pouvons vous accompagner dans le traitement des non conformités identifiées ! 

Benoit Boitard

Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certi. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein des plusieurs organismes de formations depuis 2020.