Les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) sont bien plus qu’un simple formalisme administratif : elles font partie des preuves essentielles en audit Qualiopi.
Rattachées à l’indicateur 9 du critère 3 du RNQ, elles garantissent que les bénéficiaires ont été informés des conditions de déroulement des prestations, en toute transparence.
Dans cet article, nous allons voir à quoi servent les CGU, ce qu’elles doivent contenir, les erreurs fréquentes à éviter et nos conseils pour les intégrer efficacement dans vos pratiques.
Qu’est-ce que les CGU dans Qualiopi ?
Les CGU constituent le cadre contractuel des actions de formation.
Elles précisent les règles, obligations et conditions pratiques applicables à la fois à l’organisme de formation, aux stagiaires et aux clients (financeurs).
Concrètement, elles couvrent :
• Les modalités d’inscription et de convocation,
• Les conditions de déroulement (organisation, suivi, emploi du temps),
• Les droits et obligations respectifs des stagiaires et de l’organisme,
• Les règles d’hygiène, de sécurité et de discipline,
• Les conditions financières et de paiement,
• La confidentialité, la propriété intellectuelle et la protection des données,
• Les adaptations prévues pour les personnes en situation de handicap.
Les CGU doivent être remises au stagiaire avant son inscription définitive, afin de constituer une preuve exploitable en audit.
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Les éléments incontournables d’un document CGU conforme Qualiopi
1. Modalités d’inscription et convocation
Procédures claires et documentées,
Convocation détaillant lieux, dates, objectifs et accès pratiques,
Mention spécifique pour les formations en ligne (accès plateforme, assistance technique).
2. Déroulement et suivi de la formation
Organisation des sessions, durée, emplois du temps, groupes de niveaux,
Suivi pédagogique formalisé dans un livret ou registre,
Évaluation des acquis et modalités de certification.
3. Obligations respectives
Engagements de l’organisme (moyens pédagogiques, accessibilité, confidentialité),
Obligations des stagiaires (assiduité, comportement, respect du règlement),
Clause de responsabilité et assurances.
4. Accessibilité et adaptations PSH
Procédure claire pour signaler un besoin spécifique,
Liste des structures ressources mobilisables,
Mesures d’adaptation prévues pour garantir l’égalité d’accès.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreurs fréquentes | ⚠️ Conséquences à l’audit |
|---|---|
CGU absentes ou non communiquées | Non-conformité immédiate |
CGU incomplètes (pas d’accessibilité, pas de conditions financières) | NC mineure ou remarque |
CGU non mises à jour (lois, organisation) | Risque de non-conformité |
Pas de preuve de remise aux stagiaires | Manque de traçabilité, non-conformité |
Nos recommandations pour une mise en œuvre efficace
Remettez les CGU avant l’inscription définitive, avec le contrat ou la convention de formation.
Conservez une preuve de remise (signature, accusé de réception, mail archivé).
Mettez à jour vos CGU chaque année ou en cas de modification réglementaire.
Intégrez un paragraphe spécifique pour les personnes en situation de handicap.
Harmonisez vos CGU avec votre règlement intérieur et vos procédures internes.
Ce qu’il faut retenir
Les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) sont un document incontournable pour tout organisme de formation :
Elles répondent directement à l’indicateur 9 du critère 3 du RNQ,
Elles garantissent la transparence et la traçabilité des conditions de prestation,
Elles sécurisent l’organisme et les bénéficiaires,
Elles constituent une preuve clé pour l’audit Qualiopi.
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Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certi. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein des plusieurs organismes de formations depuis 2020.
