La convention de formation est l’un des premiers documents qu’un organisme de formation doit maîtriser. Elle encadre juridiquement la relation entre le prestataire et le client (entreprise ou particulier), en définissant les modalités d’exécution, les obligations des deux parties, et les éléments clés de l’action de formation.
Mais au-delà de l’obligation légale issue du Code du travail, la convention est aussi un levier de conformité pour Qualiopi, notamment en matière de contractualisation, de transparence et de traçabilité.
Qu’est-ce qu’une convention de formation ?
C’est un contrat spécifique à la formation professionnelle, conclu entre un organisme de formation et un client (souvent une entreprise ou un financeur).
Elle précise :
• L’intitulé de la formation, son objectif, sa durée, ses modalités
• Le coût de l’action et les conditions de règlement
• Les obligations administratives et pédagogiques
• Les clauses d’annulation, de modification, ou de litiges
Elle est obligatoire dès qu’un organisme facture une action de formation au titre de la formation professionnelle continue.
Quelle est son importance dans la logique Qualiopi ?
Qualiopi ne vous oblige pas à utiliser un modèle type, mais le référentiel exige que l’organisme contractualise formellement la prestation. La convention de formation répond à cette exigence (indicateur 1, notamment).
Elle permet de prouver :
• Que le cadre légal est respecté (obligation d’information)
• Que les modalités sont validées avant le début de l’action
• Que les responsabilités de chacun sont claires
• Que le contenu, les objectifs et les conditions sont transparents pour le client
Elle est également un support de preuve utile en cas de litige ou de contrôle (URSSAF, DREETS, audit Qualiopi…).
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Ce que doit contenir une convention de formation conforme
Voici les éléments que toute convention doit inclure pour être juridiquement et pédagogiquement complète :
• Coordonnées de l’organisme et du client
• Intitulé, objectifs, durée, programme de la formation
• Public visé et prérequis
• Dates, lieu, modalités pédagogiques
• Prix, modalités de paiement, TVA éventuelle
• Conditions d’annulation ou de report
• Clause de différend ou de juridiction
• Engagement sur la confidentialité et le RGPD
• Mentions spécifiques en cas de financement par un OPCO ou le CPF
ASTUCES
Adaptez vos conventions selon le type de client (entreprise, particulier, financement tiers) pour éviter toute ambiguïté.
Les erreurs fréquentes à éviter
Voici un tableau récapitulatif des erreurs courantes, avec leurs conséquences :
❌ Erreur | ⚠️ Risque pour l’organisme |
|---|---|
Convention absente ou non signée | Prestation juridiquement non encadrée |
Objectifs ou durée mal définis | Non-conformité avec les indicateurs pédagogiques |
Montant HT/TTC non précisé | Problèmes en cas de contrôle URSSAF ou TVA |
Absence de clause RGPD ou d’annulation | Litiges ou insécurité juridique |
Ce qu’il faut retenir
La convention de formation est obligatoire, mais aussi stratégique pour la transparence, la traçabilité et la qualité. Elle protège toutes les parties, crédibilise votre activité, et répond aux exigences du référentiel Qualiopi.
Bien rédigée, elle vous permet :
• De cadrer juridiquement vos prestations
• D’assurer une contractualisation claire
• De produire une preuve solide pour vos audits et contrôles
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