Depuis son arrivée en janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue un pilier incontournable du monde de la formation professionnelle. Mais obtenir la certification n’est qu’une première étape : il faut ensuite la maintenir dans le temps. C’est là qu’intervient l’audit de surveillance, un rendez-vous obligatoire qui permet de vérifier que l’organisme continue à respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Souvent redouté par les dirigeants et responsables qualité, cet audit n’est pourtant pas une sanction, mais plutôt une occasion de démontrer la maturité du système mis en place. Bien préparé, il peut même devenir un levier de crédibilité et de professionnalisation.
Dans ce guide complet, nous allons expliquer en détail :
- ce qu’est l’audit de surveillance et son rôle dans la certification Qualiopi,
- comment il se déroule concrètement,
- quelles sont les bonnes pratiques pour le préparer efficacement,
- et enfin, ce qu’il faut retenir pour aborder ce rendez-vous avec sérénité.
Comprendre l’audit de surveillance Qualiopi
Une étape obligatoire pour maintenir la certification
La certification Qualiopi est valable 3 ans. Mais pour éviter qu’un organisme ne relâche ses efforts après l’obtention, le législateur a prévu un contrôle intermédiaire : l’audit de surveillance. Celui-ci intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial. En clair, il marque une sorte de “mi-parcours” qui permet de vérifier que les bonnes pratiques ne sont pas tombées dans l’oubli.
L’audit de surveillance est obligatoire : sans lui, la certification peut être suspendue ou retirée. C’est donc une étape stratégique à ne pas négliger.
Un audit centré sur la continuité et l’efficacité du système qualité
Contrairement à l’audit initial, qui couvre l’intégralité du référentiel Qualiopi (les 7 critères et leurs 32 indicateurs), l’audit de surveillance se concentre sur :
- le suivi des actions mises en place,
- la traçabilité et la preuve de l’application des procédures,
- les éventuelles non-conformités relevées lors de l’audit initial,
- l’évolution de l’organisme (nouveaux sites, nouvelles modalités pédagogiques, etc.).
- L’objectif n’est pas de tout remettre en question, mais de vérifier la solidité du système qualité dans la durée.
Une garantie de crédibilité pour l’organisme
Au-delà de l’aspect réglementaire, réussir son audit de surveillance envoie un signal fort à ses partenaires (OPCO, France Travail, entreprises clientes) : celui d’un organisme sérieux, stable et engagé dans une démarche qualité pérenne.
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Le déroulement concret de l’audit de surveillance
La préparation en amont par le certificateur
Quelques semaines avant la date prévue, l’organisme certificateur prend contact pour définir le périmètre de l’audit et en fixer une date. Celui-ci se déroule le plus souvent à distance (visioconférence), sauf cas particulier (multi-sites, activités spécifiques). La durée varie selon la taille de l’organisme, mais dure généralement la moitié de la durée de l’audit initial.
Le certificateur envoie un programme d’audit précisant :
- les critères qui seront examinés,
- les documents à préparer,
- les points particuliers à suivre (par exemple si une non-conformité mineure avait été détectée lors de l’audit initial).
Le jour J : un audit basé sur des preuves
L’auditeur ne se contente pas d’échanger avec le dirigeant ou le responsable qualité : il demande des preuves concrètes. Parmi les documents couramment vérifiés, on retrouve :
- le suivi des évaluations de la satisfaction des stagiaires,
- les attestations de compétences délivrées,
- la veille réglementaire et pédagogique,
- les preuves de qualification des formateurs,
- le traitement des réclamations éventuelles.
L’auditeur peut également vérifier que les engagements pris lors de l’audit initial ont bien été suivis d’effets.
Les conclusions de l’audit
À l’issue de la journée, l’auditeur rédige un rapport d’audit. Trois cas de figure sont possibles :
- Aucune non-conformité : l’organisme poursuit sa certification sereinement.
- Non-conformité mineure : l’organisme dispose d’un délai pour corriger le point faible identifié.
- Non-conformité majeure : l’organisme doit agir rapidement, faute de quoi la certification peut être suspendue.
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Réussir son audit de surveillance : les bonnes pratiques
Anticiper dès la fin de l’audit initial
La meilleure préparation à l’audit de surveillance commence dès… la fin de l’audit initial. En maintenant à jour ses process et en veillant à collecter régulièrement des preuves, on évite la course contre la montre au moment de l’échéance.
Astuce : mettre en place un tableau de bord Qualiopi simple (Excel, Google Sheet) avec les principaux indicateurs à suivre.
Former et impliquer son équipe
La certification Qualiopi ne repose pas seulement sur une personne : c’est l’ensemble de l’équipe qui doit être impliqué. Les formateurs, les responsables administratifs et même la direction doivent connaître les procédures et les appliquer au quotidien.
Un rappel annuel des bonnes pratiques est souvent suffisant pour éviter les oublis.
Se faire accompagner par des experts
De nombreux organismes de formation choisissent d’être accompagnés par des consultants spécialisés, comme Digi-Certif, pour préparer sereinement leur audit de surveillance. Cet accompagnement permet de :
- réaliser un audit blanc pour se mettre en conditions réelles,
- identifier les points de vigilance spécifiques à l’organisme,
- gagner du temps en centralisant les preuves et documents nécessaires.
Cette démarche rassure les équipes et maximise les chances d’un audit réussi.
L’audit de surveillance Qualiopi n’est pas une formalité, mais une étape clé pour démontrer la fiabilité et la solidité d’un organisme de formation. Bien préparé, il se transforme d’une source de stress en une opportunité de valoriser son professionnalisme et de renforcer la confiance des financeurs et des clients.
En anticipant, en impliquant les équipes et en s’appuyant sur les bons outils, chaque organisme peut aborder ce rendez-vous avec sérénité.
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QUESTIONS LES PLUS COURANTES
C’est un contrôle obligatoire qui intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’audit initial. Il permet de vérifier que l’organisme continue à respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Sans audit de surveillance, la certification Qualiopi peut être suspendue ou retirée. Le législateur l’a instauré pour s’assurer que les organismes ne relâchent pas leurs efforts une fois la certification obtenue.
L’audit initial couvre l’ensemble des critères et indicateurs du référentiel. L’audit de surveillance, lui, se concentre sur la continuité du système qualité, le suivi des actions, la gestion des non-conformités et l’évolution de l’organisme.
Il est généralement réalisé à distance, par visioconférence, et dure de quelques heures à une journée. L’auditeur examine des preuves (documents, tableaux de suivi, attestations) et rédige un rapport avec ses conclusions.
- Non-conformité mineure : vous disposez d’un délai pour corriger le point identifié.
- Non-conformité majeure : vous devez agir rapidement, faute de quoi la certification peut être suspendue.
Oui, si l’organisme ne fournit pas les preuves demandées ou ne corrige pas ses non-conformités. Mais avec une bonne préparation, l’audit est avant tout une confirmation du sérieux de votre démarche.
La clé est d’anticiper : tenir à jour ses process dès la fin de l’audit initial, impliquer son équipe et centraliser les preuves régulièrement. Un tableau de bord Qualiopi est souvent un outil très utile.
Oui. De nombreux organismes font appel à des experts comme Digi-Certif pour réaliser un audit blanc, identifier les points de vigilance et sécuriser leur audit officiel.
Au-delà de conserver la certification, un audit réussi renforce la crédibilité de l’organisme auprès des financeurs (OPCO, France Travail) et des entreprises clientes, tout en valorisant son professionnalisme.
