Vous avez obtenu la certification Qualiopi il y a quelques mois ? Attention, le plus dur commence : la conserver.
L’audit de surveillance, réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial, vise à vérifier que votre organisme respecte toujours le Référentiel National Qualité (RNQ).
Aujourd’hui, les auditeurs se concentrent surtout sur certains indicateurs sensibles, régulièrement sources de non-conformités.
Table des matières
Objectif de l'Audit de Surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance sert avant tout à s’assurer que les actions correctives demandées lors du premier audit ont bien été mises en œuvre et qu’elles portent leurs fruits. Il permet aussi de contrôler la stabilité et la pérennité de votre système qualité.
L’auditeur va passer en revue vos documents administratifs, analyser une ou plusieurs formations récentes, et observer la manière dont vous intégrez l’amélioration continue dans vos pratiques.
S’il existe de nouvelles activités, de nouveaux outils pédagogiques ou des partenariats avec des sous-traitants, ils seront également examinés. Enfin, l’auditeur reviendra sur les non-conformités identifiées précédemment pour vérifier si elles ont été corrigées efficacement.
2 - Les Non-Conformités Fréquemment Relevées
Lors de l’audit de surveillance Qualiopi, certains indicateurs peuvent être particulièrement scrutés par l’auditeur en raison de leur importance dans la qualité de la prestation de formation proposée par l’organisme.
Tout d’abord, il étudie les éléments administratifs liés à l’activité de l’organisme de formation.
Ensuite, il analyse une ou plusieurs actions menées depuis le dernier audit et vérifie leur conformité par rapport au référentiel.
Enfin, il vérifie les actions entreprises dans le cadre de la démarche d’amélioration continue de l’organisme, en accordant une attention particulière à l’indicateur 32 qui suscite de nombreuses non-conformités.
Votre auditeur portera également une attention particulière aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitants etc.) et aux non-conformités identifiées lors du précédent audit. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
Voici quelques exemples de non-conformités fréquemment relevées lors de cet audit :
- Des actions correctives non mises en place dans les délais impartis ;
- Des documents obligatoires manquants ou non à jour ;
- Des procédures mal appliquées par les formateurs ;
- Des retours clients insuffisamment pris en compte pour améliorer les prestations de formation ;
- Une mauvaise utilisation de la charte qualiopi ;
- L’absence d’un démarche d’amélioration continue lisible ;
- La non exploitation des différentes veilles (indicateurs 23, 24 et 25)
Ces non-conformités peuvent entraîner une suspension voire un retrait de la certification Qualiopi si elles ne sont pas corrigées dans les délais impartis.
3 - La Démarche d'Amélioration Continue
Le référentiel Qualiopi encourage les organismes de formation à s’engager dans une démarche de veille et d’amélioration continue de leurs prestations de formation.
Cette démarche doit être visible et démontrée lors de l’audit de surveillance Qualiopi.
Pour cela, l’organisme doit être en mesure de présenter des actions mises en place pour améliorer la qualité de ses prestations de formation, des indicateurs de satisfaction clients, des plans d’actions en cours ou à venir, des formations suivies par les formateurs pour maintenir leurs compétences à jour, etc.
Les indicateurs de veille sont ceux qui suscitent le plus grand nombre de non-conformités lors de l’audit de surveillance Qualiopi, et cela n’est guère surprenant.
En effet, de nombreux organismes de formation ont mal compris les exigences liées à ces indicateurs. Il ne suffit pas de démontrer que la veille est effectuée sur les thématiques exigées par Qualiopi, à savoir la veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle (indicateur 23), la veille métiers, compétences et emplois sur vos secteurs d’intervention (indicateur 24), la veille sur les innovations pédagogiques et technologiques en formation (indicateur 25) et la veille sur le champ du handicap en formation (indicateurs 23/26).
Il est crucial de démontrer que vous exploitez cette veille, c’est-à-dire que vous l’utilisez pour prendre des décisions, mener des actions et ainsi vous améliorer en continu.
Cette exploitation doit être réalisée de manière régulière, et lors de l’audit de surveillance, vous devrez présenter plusieurs preuves de cette exploitation pour chaque indicateur de veille, en plus de vos sources.
La démarche d’amélioration continue est donc un élément clé de la certification Qualiopi et doit être prise en compte tout au long du cycle de certification.
Pour récapituler, l’audit de surveillance Qualiopi permet donc de s’assurer que l’organisme de formation respecte toujours les critères de qualité requis pour maintenir sa certification et s’inscrit dans une démarche durable. Les non-conformités relevées lors de cet audit peuvent entraîner des sanctions si elles ne sont pas corrigées dans les délais impartis.
Enfin, la démarche d’amélioration continue est un élément clé de la certification Qualiopi et doit être visible et démontrée lors de l’audit de surveillance.
Pour maximiser les chances de maintenir la certification Qualiopi, il est donc indispensable de se préparer soigneusement en amont de l’audit afin de se sentir plus confiant et serein.
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Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.
