La veille est l’un des éléments phares de la certification Qualiopi. Celle-ci étant directement imbibée d’un désir de voir l’organisme de formation s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de ses processus et pratiques, la veille constitue donc l’un des éléments clés de la certification que devront respecter tous les organismes de formation.
Pour rappel, la certification Qualiopi est la certification qualité à destination des organismes de formation. Basée sur un référentiel national qualité de 32 indicateurs, elle permet aux organismes concourant au développement des compétences (l’expression consacrée pour parler des organismes de formation) d’accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Sans Qualiopi, pas de financement CPF, ni de financement OPCO, Pôle Emploi ou tout autre source de financement.
Mais alors, sur quel critère se base cette veille Qualiopi ? Quels indicateurs sont concernés ? Et comment réussir à mettre en place une veille efficace ? Nous vous répondrons dans cet article.
Nous verrons d’abord les trois indicateurs qui imposent à l’organisme de formation de se doter d’une veille. Il s’agit des indicateurs 23, 24 et 25. Nous les étudierons dans le détail et vous expliquerons comment les valider. Ce sera l’objet de la première partie de cet article. Puis, nous nous affranchirons des considérations relatives à Qualiopi et prendrons un peu plus de hauteur. Nous vous aiderons alors, à travers des conseils avisés, à mettre en place un processus de veille efficace au sein de votre organisme de formation. L’idée étant non plus seulement de réussir votre audit Qualiopi, mais également de voir votre organisme de formation évoluer dans le bon sens : celui de l’amélioration continue de vos process.
Alors, prêts à tout comprendre ? C’est parti !
LES INDICATEURS DE VEILLE AU SEIN DE QUALIOPI
L'indicateur 23 du Référentiel National Qualité (RNQ)
Description de l'indicateur :
Dans le cadre de l’indicateur 23, le prestataire est tenu d’effectuer une surveillance régulière des évolutions légales et réglementaires dans le domaine de la formation professionnelle, et d’en tirer parti pour améliorer ses pratiques.
Organismes concernés :
Cet indicateur est d’application générale et concerne donc tous les acteurs engagés dans le développement des compétences, notamment les organismes de formation (OF), les centres de formation par apprentissage (CFA), les centres de bilan de compétences (CBC) et les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE).
Sanction en cas de non-conformité
Un organisme de formation qui ne démontre pas qu’il exploite efficacement sa veille légale et règlementaire risque de se voir attribuer une non-conformité mineure lors de l’évaluation.
Validation de l'indicateur
L’indicateur 23 exige que les prestataires mettent en place une surveillance active des évolutions légales et réglementaires dans le domaine de la formation professionnelle. Cette exigence vise à garantir l’implication des organismes de formation dans l’écosystème de la formation professionnelle, au-delà de la simple dispensation de cours. Étant donné que ce secteur est intrinsèquement soumis à des réglementations en constante évolution, il est essentiel que les responsables des organismes de formation certifiés Qualiopi restent informés des développements sectoriels.
Pour démontrer votre engagement à suivre les évolutions de votre secteur, diverses ressources sont disponibles. Nous vous recommandons notamment de vous abonner aux newsletters de Centre Inffo, une référence dans le domaine de la formation professionnelle. L’inscription à ces newsletters témoignera de votre vigilance quant aux changements législatifs et réglementaires impactant votre activité.
Les newsletters de Centre Inffo offrent une variété de contenus :
- L’Expresso Compétence : Propose chaque jour des informations pertinentes pour enrichir vos connaissances dans le domaine de la formation professionnelle.
- Le Journal de la Réforme : Fournit une sélection d’articles, analyses et ressources documentaires pour suivre l’actualité et les réformes dans le secteur de la formation.
- La Lettre de l’Innovation : Présente une compilation des meilleurs articles sur l’innovation en orientation, formation et emploi.
- L’Orientactuel : En partenariat avec l’Onisep, cette newsletter propose une synthèse des informations sur l’orientation professionnelle et la formation initiale et continue.
Pour satisfaire l’indicateur 23, il est crucial de démontrer à votre auditeur que vous êtes constamment informé des évolutions dans le secteur de la formation professionnelle et que vous utilisez ces informations pour améliorer la gestion de votre organisme de formation. Il ne suffit pas d’avoir une veille en place. Il faudra également prouver que vous en tirez parti !
Une façon de valider cet indicateur est de montrer à votre auditeur que votre organisme de formation a su s’adapter aux différentes évolutions du Référentiel National Qualité (RNQ). Il est à noter que le guide de lecture du RNQ a subi des modifications récemment, et il est donc important de démontrer que vous en avez pris connaissance et que vous avez ajusté vos pratiques en conséquence. A la date de la rédaction de cet article, nous en sommes à la version 9 du RNQ. Découvrez notre article consacré à ce sujet.
Si vous n’êtes pas le seul membre de votre organisme de formation, il est également essentiel de prouver à votre auditeur que vous avez communiqué ces évolutions à vos équipes. Cela peut se faire par le biais d’un e-mail explicatif ou d’une réunion dédiée. Cependant, il est impératif de fournir des preuves tangibles de l’adaptation de vos processus aux évolutions identifiées.
En résumé, pour valider l’indicateur 23, il est nécessaire de démontrer une compréhension approfondie des évolutions du RNQ et d’autres aspects pertinents du secteur de la formation professionnelle, ainsi que de montrer comment ces connaissances ont été mises en œuvre pour améliorer les pratiques de votre organisme de formation.
L'indicateur 24 du Référentiel National Qualité (RNQ)
Description de l'indicateur :
L’indicateur 24 requiert du prestataire qu’il effectue une surveillance active des changements survenant dans ses secteurs d’intervention en ce qui concerne les compétences, les métiers et les emplois, et qu’il tire des enseignements de cette veille.
Organismes concernés :
Comme pour l’indicateur précédent, l’indicateur 24 s’applique à tous les acteurs impliqués dans le développement des compétences, y compris les organismes de formation (OF), les centres de formation par apprentissage (CFA), les centres de bilan de compétences (CBC) et les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE).
Sanction en cas de non-conformité
Un organisme de formation qui ne démontre pas qu’il exploite efficacement sa veille sectorielle risque de se voir attribuer une non-conformité mineure lors de l’audit d’évaluation.
Validation de l'indicateur
L’indicateur 24 se concentre sur la surveillance des tendances sectorielles effectuée par l’organisme de formation. Il est crucial pour l’organisme de démontrer son intégration dans son environnement sectoriel et sa compréhension des évolutions, en particulier en ce qui concerne les compétences et les métiers.
La volonté du législateur est claire : pour former efficacement à un métier, il est essentiel d’être au fait des dernières tendances et dynamiques qui le caractérisent. Ainsi, le législateur exige que les organismes de formation démontrent une connaissance approfondie de leur secteur et de ses évolutions au fil du temps.
Pour attester de votre conformité à cet indicateur, il est recommandé de consulter des revues spécialisées dans votre domaine d’activité. Ces publications sont une source précieuse d’informations sur l’évolution d’un secteur ou d’un métier, et constituent une preuve tangible de votre veille sectorielle. De plus, l’abonnement à une newsletter spécialisée peut également suffire à démontrer votre engagement dans une veille constante.
Si vous n’êtes pas abonné à des revues spécialisées, vous pouvez également fournir toute autre preuve de votre implication dans votre environnement professionnel. Cela peut inclure la participation à des colloques, des salons, des conférences, ou toute autre initiative pertinente permettant de rester informé des évolutions sectorielles.
Pour l’indicateur 24, contrairement à l’indicateur 23, le Référentiel National Qualité (RNQ) mentionne un “impact éventuel” sur les prestations que vous délivrez. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire que votre veille sectorielle ait directement modifié la manière dont vous dispensez vos formations. Si cela s’est produit, vous devrez bien sûr en fournir la preuve, mais ce n’est pas une exigence.
Il est tout à fait acceptable de démontrer à votre auditeur que vous êtes abonné à des newsletters ou que vous consultez des revues spécialisées, même si celles-ci n’ont pas eu d’impact concret sur la façon dont vous délivrez vos formations au quotidien.
En résumé, pour l’indicateur 24, l’accent est mis sur la surveillance des tendances sectorielles et des évolutions dans les compétences et les métiers, sans qu’il soit nécessaire de démontrer un impact direct sur les prestations de formation.
L'indicateur 25 du Référentiel National Qualité (RNQ)
Description de l'indicateur :
L’indicateur 25 exige du prestataire qu’il surveille les développements en matière d’innovations pédagogiques et technologiques, afin d’adapter ses prestations en conséquence et d’en tirer des enseignements.
Organismes concernés :
Tous les organismes impliqués dans le développement des compétences, y compris les organismes de formation (OF), les centres de formation par apprentissage (CFA), les centres de bilan de compétences (CBC) et les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE), sont concernés par cet indicateur.
Sanction en cas de non-conformité
Un organisme de formation qui ne démontre pas qu’il exploite efficacement sa veille sur les innovations pédagogiques et technologiques risque de se voir attribuer une non-conformité mineure lors de l’évaluation.
Validation de l'indicateur
L’indicateur 25 met l’accent sur la nécessité pour le centre de formation de suivre les innovations en matière de méthodes pédagogiques et d’outils technologiques afin d’améliorer la qualité de ses prestations. Contrairement aux indicateurs précédents qui portent sur la surveillance du secteur de la formation professionnelle et des tendances sectorielles, cet indicateur se concentre sur l’adaptation des pratiques de formation.
Mais qu’entend-on par “veille pédagogique et technologique” ? Il s’agit de surveiller les évolutions dans la manière de dispenser les formations que vous proposez. Pour satisfaire cet indicateur, il est essentiel de démontrer à votre auditeur que vous êtes attentif aux avancées dans les pratiques de formation.
Par exemple, en ce qui concerne les innovations pédagogiques, vous pourriez mettre en place des méthodes de formation collaboratives visant à favoriser l’implication active des apprenants dans leur parcours de formation. Des colloques et des conférences sont régulièrement organisés sur ce sujet, et il est important de démontrer que vous suivez ces problématiques de près.
En ce qui concerne les innovations technologiques, l’introduction de l’intelligence artificielle offre de nouvelles opportunités pour adapter les méthodes de formation. Vous devez montrer à votre auditeur que vous êtes au fait des développements dans ce domaine et que vous en tirez des enseignements concrets pour votre pratique quotidienne en tant que formateur.
Pour l’indicateur 25, de la même manière que pour l’indicateur 24, il est question d’un impact éventuel. Ainsi, il est suffisant de démontrer que vous avez mis en place une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques, sans pour autant être tenu d’adapter vos processus et modalités de délivrance en fonction des évolutions observées.
En d’autres termes, il vous sera simplement demandé de fournir des preuves de votre engagement dans une surveillance active des avancées dans le domaine pédagogique et technologique, sans obligation de mettre en œuvre des changements concrets dans vos pratiques de formation en réponse à ces évolutions.
METTRE EN PLACE UNE VEILLE EFFICACE DANS SON ORGANISME DE FORMATION
Au-delà même de la certification Qualiopi, la mise en place d’une veille efficace au sein d’un organisme de formation est essentielle pour rester à jour avec les évolutions du secteur, anticiper les besoins des apprenants et maintenir la qualité des prestations. Pour ce faire, plusieurs étapes clés doivent être suivies afin d’assurer la pertinence et l’efficacité de votre veille.
Identification des besoins et objectifs
Avant de commencer toute activité de veille, il est crucial de définir clairement les besoins spécifiques de l’organisme de formation ainsi que les objectifs à atteindre. Cela peut inclure la surveillance des changements réglementaires, l’identification des nouvelles tendances pédagogiques ou technologiques, ou encore la veille concurrentielle.
Si l’on reprend le sujet Qualiopi, la veille en la matière est absolument indispensable. Le simple fait que votre certification en dépend est un argument suffisant pour le comprendre.
Mais il y a certainement d’autres domaines stratégiques pour lesquels la maîtrise de l’information est capitale. A vous de vous emparer de ces domaines.
Sélection des sources d'information pertinentes
Une fois les besoins et objectifs définis, il convient de sélectionner les sources d’information les plus pertinentes pour obtenir des données fiables et à jour. Cela peut inclure des newsletters spécialisées, des revues académiques, des rapports gouvernementaux, des blogs d’experts, des conférences professionnelles, ou encore des réseaux sociaux professionnels.
Dans tous secteurs d’activité, certaines sources d’information se démarquent par la qualité du contenu proposé et la pertinence de l’approche éditoriale. A vous de vous en emparer pour ne recevoir que de l’information fiable et utile pour votre organisme de formation.
Mise en place d'outils de surveillance
Pour faciliter la collecte et l’analyse des informations, l’utilisation d’outils de surveillance automatisés peut s’avérer très utile. Ces outils permettent de suivre les mises à jour des sites web, les publications sur les réseaux sociaux, les mentions dans les médias, et bien plus encore.
De nombreux outils peuvent être utilisés pour réaliser votre veille. Utilisez les outils pertinents, et cibles surtout les thématiques et mots clés intéressants pour vous et votre activité.
Google vous propose par exemple de vous envoyer une notification dès qu’un mot clé est publié sur le web, il s’agit de Google alerte. C’est une bonne manière de suivre l’activité de votre secteur au sujet d’une thématique donnée.
Analyse et filtrage des informations
Une fois les informations collectées, il est important de les analyser de manière critique et de filtrer celles qui sont les plus pertinentes pour l’organisme de formation. Cela nécessite souvent la mise en place de critères de sélection préalablement définis, ainsi qu’une évaluation régulière de la fiabilité et de la pertinence des sources.
Diffusion et partage des connaissances
Enfin, il est crucial de diffuser et de partager les connaissances acquises avec l’ensemble des membres de l’organisme de formation. Cela peut se faire à travers des réunions d’équipe, des rapports de veille réguliers, des formations internes, ou encore des outils de gestion de l’information collaboratifs.
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Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
