Vous souhaitez pouvoir proposer à vos clients des formations qui soient prises en charge financièrement par les fonds publics dédiés à la formation professionnelle ? Alors vous n’avez pas le choix, vous devez vous lancer dans la préparation de la certification Qualiopi ! En prenant connaissance du Référentiel National Qualité qui répertorie et détaille les exigences de la certification, vous découvrirez que les indicateurs audités sont au nombre de 32, regroupés en 6 critères.
En tant qu’organisme proposant des actions de formation, les critères 1 à 5 ne sont généralement pas un problème pour vous ! Vous maîtrisez la conception et l’organisation de vos prestations ainsi que toutes les ressources inhérentes : vos supports pédagogiques, vos locaux, votre matériel et les compétences de vos formateurs.
Oui mais voilà, cela ne suffit pas ! Le critère 6 s’attache à votre environnement professionnel et, en premier lieu, il porte sur vos actions en matière de veille professionnelle.
A propos de la veille professionnelle
Que vous proposiez des actions de formation continue, des actions de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), que vous soyez Centre de Bilan de Compétence (CBC) ou Centre de Formation des Apprentis (CFA), vous êtes obligatoirement concernés par ces indicateurs dit « de veille » (ce qui n’est pas le cas de tous les autres indicateurs).
Rappelons la définition du mot veille : « action de monter la garde ». Et c’est précisément l’objectif au sens de Qualiopi. Il s’agit de porter une attention particulière aux actualités, nouveautés et tendances pour contribuer à l’amélioration continue de vos prestations et de vos procédures internes (organisation, management, administratif, etc).
La veille au sein du Référentiel National Qualité (RNQ)
Le Référentiel National Qualiopi distingue trois types de veilles qui font chacune l’objet d’un indicateur à part entière réunis dans le critère 6 « Environnement professionnel » et détaillés ci-après.
L’indicateur 23 du RNQ
L’indicateur 23 concerne « la veille légale et réglementaire » : le prestataire doit réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle. L’objectif est de vous assurer que vous avez les dernières informations réglementaires en cas de contrôle, notamment concernant les documents ou les mentions obligatoires. Plusieurs éléments de preuve sont possibles pour démontrer la réalisation de la veille : abonnements à des revues ou à des newsletters de sites spécialisés, adhésions à des syndicats ou groupements professionnels, participation à des colloques, ou conférences.
Une veille sur le champ du handicap doit également être démontrée.
A noter qu’il existe une obligation spécifique pour les actions de Validation des Acquis de l’Expérience : la documentation sur le cadre légale du droit individuel à la VAE et de ses modalités de financement doit être à jour.
La deuxième exigence de cet indicateur est de démontrer l’exploitation des enseignements issus de la veille. Il ne suffit donc pas d’effectuer cette veille de manière régulière et formalisée, encore faut-il démontrer que les informations pertinentes issues de cette veille sont prises en compte pour, par exemple, la mise à jour documentaire ou l’adaptation de vos contenus de formation.
L’indicateur 24 du RNQ
Le deuxième indicateur de veille est l’indicateur 24 et il porte sur « la veille emplois et métiers ». Il s’agit de réaliser une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois de votre secteur d’intervention et d’en exploiter les enseignements. Cette veille vous permet d’être au courant de tous nouveaux changements ou tendances dans votre secteur d’activité. Cela vous permet notamment de vérifier que vous répondez bien à un besoin existant. Bien que souvent déjà effectuée par les organismes de formation, cette sources de veilles devra être formalisé en indiquant, notamment vos différentes sources et la périodicité de votre suivi. Les newsletters et abonnements aux sites spécialisés de votre secteur d’activité, les suivis de conférences ou colloques, les participations à des salons professionnels, les abonnements à des revues ou magazines, le suivi de groupes professionnels ou de comptes spécialisés sur les réseaux sociaux sont autant de preuves de réalisation de cette veille.
Là encore, l’exploitation de cette veille doit être démontrée.
Cet indicateur fait l’objet d’une obligation spécifique pour les nouveaux entrants qui devront démontrer la mise en place de la veille économique mais son exploitation sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
L’indicateur 25 du RNQ
Enfin l’indicateur 25 s’intéresse à la « Veille pédagogique et technologique ». En complément des deux types de veilles précédentes, vous réalisez une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques. Elle vous permet de dynamiser continuellement vos formations afin de les faire évoluer et de les rendre toujours plus attrayantes et efficaces auprès des apprenants. Il s’agit, par exemple, de suivre les dernières innovations sur les techniques d’apprentissage ou bien les nouveaux outils pour améliorer vos techniques pédagogiques. Là encore plusieurs éléments de preuves peuvent être présentés (Abonnements, réunions de réseaux pro, etc). Pour les organismes qui accueillent des personnes en situation de handicap, les participations à des conférences thématiques, colloques, salons, groupes de réflexion et d’analyse de pratique en matière d’innovations pédagogiques et technologiques à destination de ce public sont autant de preuves recevables pour cet indicateur.
La même obligation spécifique s’applique pour les nouveaux entrants puisque l’exploitation de la veille sera auditée en surveillance.
Et concrètement, comment faire ?
Comment traiter ces indicateurs de veille ?
Il existe tellement de sources et tellement de contenu disponible, notamment sur internet, qu’il peut être difficile et chronophage de faire le tri dans la masse d’informations. Pour éviter de passer des heures à lire des publications et des articles, quelques conseils peuvent s’appliquer.
Ne pas se disperser
Tout d’abord, ne pas être partout : il est inutile de vous abonner à toutes les newsletters que vous trouverez, ni mettre des alertes pour suivre toutes les nouvelles publications de votre réseau. Il est plus pertinent d’identifier les 4 ou 5 sources de veille les plus pertinentes et de vous concentrer sur celles-ci. Mieux vaut privilégier la qualité à la quantité.
Bloquer des plages horaires dédiées
L’organisation de votre veille et le temps que vous lui dédierez contribuent à l’efficacité de celle-ci. Aussi, vous pouvez consacrer une partie de votre semaine (ou de votre mois) à vos actions de surveillance des actualités. Une organisation de la veille par thème vous permettra également de cibler vos recherches et d’éviter de vous disperser sur différents sujets au risque de vous perdre dans vos sources et de ne pas trouver les éléments pertinents. N’oubliez pas néanmoins de vérifier vos sources ! La multitude d’informations disponibles aujourd’hui sur les sites internet ou sur les différents réseaux sociaux ne garantit pas toujours la véracité et la pertinence de l’information. Il est donc important de vérifier les éléments que vous trouverez sur vos différentes sources, notamment concernant les évolutions légales et réglementaires qui vous inciteront à modifier vos éléments contractuels.
Enfin, la formalisation de votre processus de veille est non seulement recommandée dans le cadre de la certification Qualiopi mais également nécessaire pour optimiser votre organisation et votre suivi dans le temps. Si aujourd’hui, vous avez en tête les informations issues de votre veille d’hier, ce ne sera probablement plus le cas le mois pr
ochain et encore moins lors de votre audit de surveillance ! La mise en place d’un tableau de suivi de la veille peut s’avérer pertinent.
Le jour de l’audit
Si la mise en place et la réalisation de la veille peut facilement être formalisée, n’oubliez pas que ces indicateurs demandent également d’en prouver l’exploitation et la diffusion.
Il s’agira ici de démontrer la manière dont les informations de veille sont, d’une part, communiquées aux équipes pédagogiques et d’autre part, exploitées pour la mise à jour de vos process ou contenus de prestation.
Pour ce point, différents éléments peuvent être apportés en tant que preuves : ordre du jour ou compte rendu de réunions faisant apparaître le point sur la veille, mails envoyés aux équipes pédagogiques et administratives, dossiers partagés au sein de l’organisme, groupes de discussions, etc.
Pour conclure, outre l’obligation que représente la mise en place de la veille et son exploitation dans le cadre de la certification Qualiopi, l’objectif est également de favoriser la mise en place de bonnes pratiques au sein des organismes de formation.
Pour beaucoup d’entre eux, la veille est réalisée de manière aléatoire et souvent individuelle sans véritable suivi, ni partage. Il convient pourtant de reconnaître qu’une organisation bien ciblée et définie ainsi qu’une formalisation et un partage d’information peut véritablement contribuer à l’amélioration continue vers laquelle tous veulent tendre.
