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La déclaration d’activité est l’étape administrative indispensable pour tout organisme de formation : elle permet d’obtenir le « Numéro de Déclaration d’Activité » (NDA), identifiant unique à onze chiffres délivré par les autorités aux prestataires de formation.

En 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour bénéficier de financements publics, renforçant l’importance du NDA comme sésame légal de l’activité de formation.
En 2025, un nouveau décret réforme en profondeur les règles liées au NDA et à la déclaration d’activité.
Objectif affiché par l’État : simplifier et digitaliser les démarches tout en renforçant le contrôle.
Principaux changements à retenir
- Délai d’instruction doublé (30 → 60 jours) – Le préfet dispose désormais de 60 jours au lieu de 30 pour instruire votre dossier. Ce délai élargi permet à l’administration d’examiner plus en détail chaque demande.
- Plateforme MAF obligatoire – Toutes les démarches de déclaration d’activité passent par le service en ligne “Mon Activité Formation” (MAF). Fini les échanges par courrier ou courriels multiples : MAF devient le guichet unique pour déposer la demande, fournir les pièces justificatives et suivre l’avancement du dossier.
- Dispense de justificatifs pour les micro-entrepreneurs – Les micro-entrepreneurs (régime social micro, chiffre d’affaires en deçà du seuil fiscal) bénéficient d’un allègement documentaire. Ils ne sont plus tenus de joindre certains documents imposés aux autres organismes (par exemple, la description détaillée des moyens pédagogiques ou les CV des formateurs).
À la place, une simple « présentation succincte de l’activité » suffit, selon un modèle officiel fixé par arrêté.
- Contrôles post-déclaration simplifiés – La phase de contrôle a posteriori évolue : une étape intermédiaire est supprimée pour accélérer la décision préfectorale.
Concrètement, cela raccourcit la durée de conservation des pièces justificatives : après enregistrement du NDA, les pièces sont désormais supprimées au bout de 4 mois (au lieu de plusieurs années). En cas de refus de la déclaration, les documents ne sont conservés que 3 mois après la notification du refus.
Ces évolutions législatives prennent effet immédiatement après la publication du décret . Tous les organismes de formation, qu’ils soient confirmés ou en création, devront respecter ces nouvelles règles.
Des délais d’instruction plus longs… mais mieux préparés
Le changement le plus marquant est le doublement du délai d’instruction du dossier de déclaration d’activité. L’article R. 6351-6 du Code du travail passe de 30 à 60 jours. Cela signifie qu’il faudra désormais patienter jusqu’à deux mois avant de recevoir le récépissé de déclaration et le NDA.
Ce rallongement donne du temps aux services administratifs pour vérifier les dossiers en profondeur. En contrepartie, il impose aux organismes de préparer un dossier solide dès le départ : les demandes incomplètes ou les pièces manquantes entraîneront des délais supplémentaires.
Prévoyez donc de transmettre un dossier rigoureux du premier coup (pièces d’identité, extrait kbis/SIREN, justificatif de casier judiciaire, preuve de réalisation d’une première action de formation, etc.) afin de ne pas retarder l’instruction. Le décret insiste d’ailleurs sur la nécessité de soumettre des documents bien structurés, car « l’administration peut demander » tout complément.

“Mon Activité Formation” : un guichet unique à adopter
La réforme rend obligatoire l’utilisation de la plateforme Mon Activité Formation (MAF) pour toutes les démarches liées à la déclaration d’activité. Cette plateforme en ligne du ministère du Travail sert déjà au dépôt du bilan pédagogique et financier et devient le point d’entrée unique pour :
- déposer votre déclaration d’activité en ligne,
- transmettre les pièces justificatives (diplômes, cases, conventions, etc.),
- suivre l’état d’avancement du dossier.
recevoir les décisions officielles (récépissé, refus, etc.).
Fini les courriers ou les échanges par e-mail dispersés : tout se fait désormais sur MAF. Pour les organismes ne l’ayant pas encore utilisé, il est essentiel de créer sans délai un compte sur MAF et de se familiariser avec cette interface. Cela permet de gagner en clarté et en traçabilité.
À terme, MAF sera le guichet unique non seulement pour la déclaration d’activité, mais aussi pour la mise à jour du SIRET ou de l’adresse de l’organisme.
Allégements pour les micro-entrepreneurs
Bonne nouvelle pour les formateurs en micro-entreprise : la réforme leur accorde un régime dérogatoire sur certains justificatifs. Concrètement, si votre chiffre d’affaires reste sous le seuil fiscal du régime micro-social, vous n’avez plus à fournir les documents suivants :
- La description détaillée des moyens pédagogiques et techniques (salles, équipements, supports, etc.).
- Les CV approfondis des intervenants.
En lieu et place, l’organisme micro-entrepreneur ajoute à sa déclaration une « présentation succincte de son activité », selon un modèle fixé par arrêté ministériel. Ces aménagements simplifient la vie des auto-entrepreneurs et autres petits prestataires de formation, en réduisant la paperasse administrative. Notons cependant que toutes les autres obligations demeurent : même allégées, les micro-entrepreneurs doivent déclarer leur activité et respecter les exigences minimales (formation, assurance, etc.).
Contrôles post-déclaration : plus rapides, mais exigeants
La réforme supprime une étape du processus de vérification a posteriori, afin de rendre plus rapide la décision finale (validation ou refus du NDA). Cette simplification opérationnelle implique surtout une modification de la durée de conservation des documents. Autrefois conservés pendant plusieurs années, les justificatifs (bulletin de salaire, convention, facture…) ne doivent désormais être gardés que quelques mois après l’enregistrement du NDA. En cas de refus de la déclaration, la période est encore réduite (seulement 3 mois).
Attention, cette accélération des contrôles ne signifie pas de laxisme : les exigences restent élevées. Le décret invite même les organismes à préparer leur dossier « comme s’il allait être contrôlé dès le lendemain du dépôt ».
En pratique, cela veut dire qu’un dossier complet, clair et conforme facilitera autant l’obtention du NDA que la future réussite d’un audit Qualiopi.
Conclusion
Cette réforme 2025 modernise le parcours de déclaration d’activité en intégrant davantage de digitalisation et de souplesse ciblées.
Pour les organismes sérieux, elle représente une opportunité de gagner en efficacité administrative et de renforcer leur professionnalisme.
Pour les débutants, il est impératif de se tenir informé et de bien préparer son dossier.
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Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.