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Pour de nombreux organismes de formation, le projet de certification Qualiopi est un véritable parcours du combattant. Et il est vrai que ce n’est pas une mince affaire. Pour rappel, depuis son instauration en 2018, Qualiopi est devenue un impératif pour tous les organismes de formation qui souhaiteraient bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle.
Dans notre précédent article, nous nous demandions si un accompagnement était nécessaire pour passer la certification Qualiopi. Le risque, incontestablement, serait de rater sa certification.
Mais d’ailleurs : peut-on réellement rater Qualiopi ? Et puis, qu’est-ce que cela signifie concrètement de rater sa certification ?
Cet article fait le tour du sujet ! Nous étudions l’éventualité de rater son audit et analysons précisément les risques associés à cet échec.
Prêts à tout comprendre ? Alors c’est parti !
On ne "rate" pas qualiopi comme on rate un examen
Nous allons voir que le mot “rater” est un peu inaproprié ici. On ne rate pas sa certification Qualiopi. On peut rater son audit et passer à côté des exigences, mais on ne rate pas sa certification.
Qualiopi n'est pas un examen ...
On rate un examen
Il faut d’abord rappeler ce qu’est un audit et ce qu’il n’est pas. Un audit n’est pas un examen. Quand on passe le baccalauréat, la réponse in fine est claire et nette. A l’issue de la correction de l’examinateur, on est bachelier, ou on n’est pas bachelier. L’examen appelle à une réponse binaire : c’est oui ou c’est non. Pour Qualiopi c’est différent.
Mais on ne rate pas sa certification Qualiopi
Qualiopi n’est pas un examen, c’est un audit ! Aussi, on ne rate pas sa certification Qualiopi, comme on raterait le baccalauréat. On peut effectivement avoir le sentiment d’être passé à côté des attentes de l’examinateur. Mais on ne rate pas son audit, dans la mesure où l’audit n’appelle pas à une réponse binaire comme ce serait le cas pour un examen.
Dès le début de cette réflexion, il convient donc d’écarter les “Gare au loup” ! Non : vous ne sera pas ajourné de la certification Qualiopi à l’issue de votre audit, comme vous seriez ajourné de votre baccalauréat à l’issue de l’examen.
... c'est un audit !
Nous l’avons dit, la certification Qualiopi se base sur une démarche d’audit. Pour mieux comprendre, revenons à l’explication de ce en quoi ça consiste exactement.
Un audit est une procédure de contrôle
D’après le Centre National des Ressources Textuelles et Lexicales (CNRTL), auditer consiste à procéder au contrôle (d’une comptabilité).
Auditer un organisme de formation dans le cadre d’un audit Qualiopi répond précisément à cette définition. Il s’agit de procéder au contrôle de la compatibilité des processus qualité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), document de base de la certification Qualiopi.
Un audit permet d'identifier des non-conformités
L’enjeu d’un audit n’est donc pas de donner un “oui”, ou un “non” à l’issue d’un examen, mais bien de contrôler la conformité à des exigences. Aussi, tout l’enjeu de l’audit est d’identifier d’éventuelles non-conformités aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). L’auditeur va passer en revue l’ensemble des indicateurs du Référentiel. Pour chacun d’eux, il vous expliquera si les processus que vous proposez sont conformes ou en décalage avec les exigences que celui-ci impose.
Si l’ensemble de vos processus sont conformes, alors, aucun problème ! Si des décalages sont observés, alors l’auditeur déclarera des non-conformités ! C’est en ce sens que l’on peut passer à côté de son audit Qualiopi. Si des non-conformités sont observées.
En revanche, on peut passer à côté de son audit
Même si l’on vient de voir que Qualiopi ne se rate pas comme on raterait un examen, il n’en demeure pas moins que l’on peut passer à côté de son audit de certification.
Et alors, des non-conformités seront déclarées par l’examinateur (1). Si tel est le cas, cela pourrait avoir des conséquences néfastes pour votre organisme de formation, allant même jusqu’à vous imposer de re-passer votre audit (2) !
Des non-conformités peuvent être déclarées
Les non-conformités dans le RNQ
Le Référentiel National Qualité (RNQ) liste donc les 32 indicateurs que devront respecter les Prestataires d’Actions Concourant au Développement des Compétences s’ils veulent obtenir la certification Qualiopi.
Combien d'indicateurs me concernent ?
Suivant l’action de formation que vous déclarez, vous n’aurez pas à passer le même nombre d’indicateurs. On compte quatre type d’actions de formation :
- les Organismes de Formation continue (OF) ;
- les Centres de Formation par Apprentissage (CFA) ;
- les Centres de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ;
- les Centres de Bilan de Compétences (CBC).
Suivant votre statut, vous devrez passer toute ou partie des indicateurs. Si vous ne savez pas combien d’indicateurs vous devez valider, nous vous recommandons la lecture de notre article dédié sur le nombre d’indicateurs que vous devrez valider.
Pour chacun des indicateurs listés, le Référentiel National Qualité (RNQ) précise la non-conformité telle qu’elle doit être entendue. Il explique d’abord comment caractériser la non-conformité. Il explique ensuite ce que cela implique en terme de type de non-conformité.
Prenons l’indicateur 1 par exemple, le Référentiel précise que “Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par une information partiellement accessible ou par l’absence ponctuelle et non répétitive de certains items dans la communication“. On y découvre donc comment la non-conformité est caractérisé. On y découvre également quel type de non-conformité y est assigné.
Les types de non-conformités et leur traitement
Le Référentiel National Qualité (RNQ) compte deux types de non-conformités :
- les non-conformités mineures ;
- les non-conformités majeures.
Les non-conformités mineures sont qualifiées comme de légers écarts aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Si elles ne sont pas trop nombreuses (nous verrons après ce qui est considéré comme “trop nombreux”), alors elles n’empêchent pas la délivrance de la certification Qualiopi. En cas de non-conformité mineure, l’organisme de formation doit proposer un plan d’action corrective dans le délai que lui aura précisé l’organisme certificateur. Ce plan d’action corrective devra être mis en oeuvre dans les six mois qui suivent l’audit initial. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est alors requalifiée en non-conformité majeure.
Les non-conformités majeures sont des écarts substantiels aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Si l’on s’en tient à l’article 1 de l’Arrêté du 6 juin 2019, une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée. A déclaration d’une non-conformité majeure, l’organisme de formation doit proposer un plan d’action corrective dans le délai que lui aura imposé le certificateur. La mise en oeuvre de ce plan d’action corrective doit être effective sous trois mois.
Les risques associés aux non-conformités
Les risques que présentent les non-conformités mineures
La non-conformité mineure n’est pas bloquante, en elle-même, pour la délivrance de la certification Qualiopi. L’écart constaté au Référentiel National Qualité (RNQ) est léger et l’organisme de formation est réputé agir pour traiter la non-conformité. Aussi, même si une non-conformité mineure est identifiée, la certification sera délivrée.
En revanche, la certification Qualiopi ne sera pas délivrée à partir de la cinquième non-conformité mineure identifiée. En effet, l’existence d’au moins cinq non-conformités mineures constitue une non-conformité majeure. La certification Qualiopi ne pouvant être délivrée dès lors que demeure une non-conformité majeure, celle-ci ne vous sera donc pas délivrée.
Par ailleurs, si les non-conformités mineures identifiées lors de l’audit initial ne sont pas traitées lors de l’audit de surveillance, alors la non-conformité mineure est requalifée en non-conformité majeure. La certification Qualiopi peut alors être suspendue ou retirée par l’organisme certificateur.
Les risques que présentent les non-conformités mineures
Théoriquement, l’organisme certificateur ne peut délivrer la certification Qualiopi en cas de non-conformité déclarée. Toutefois, en pratique, on observe que certains organismes certificateurs la délivrent, considérant que l’organisme de formation traitera la non-conformité dans les trois mois suivant sa déclaration.
Si tel est le cas, l’organisme certificateur est contraint de suspendre la certification de l’organisme de formation passé trois mois après la déclaration de la non-conformité majeure, et sans mise en oeuvre du plan d’action corrective. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification. Vous devrez donc repasser (et repayer) votre audit de certification.
