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La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus d’un organisme de formation (OF) et se fait au titre de catégories précises d’actions de formation. Autrement dit, un organisme indique pour quelles catégories d’actions (action de formation, bilan de compétence, VAE, apprentissage) il souhaite être certifié. Chaque catégorie correspond à un type de prestations couvertes par Qualiopi. Le guide officiel du ministère du Travail rappelle notamment que les catégories d’actions concernent « action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, apprentissage ».
Concrètement, cela signifie qu’un OF peut être certifié pour une ou plusieurs de ces catégories, et que l’audit Qualiopi portera sur chacune d’entre elles.
ZOOM sur les quatres catégories d'action de formation
On distingue quatre grandes catégories d’actions à savoir :
- Actions de formation continue : Ce sont les formations professionnelles classiques (présentielles ou à distance, en intra- ou inter-entreprise) visant à faire acquérir ou développer des compétences. En résumé, il s’agit de toute action de formation traditionnellement dispensée par l’OF.
- Bilan de compétences : Parcours d’accompagnement individuel permettant à une personne d’analyser ses compétences professionnelles et personnelles, ses motivations et aptitudes en vue d’un projet d’évolution ou de reconversion. L’organisme doit alors disposer d’un prestataire spécifique de bilan de compétences et suivre les indicateurs Qualiopi correspondants.
- Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : Dispositif par lequel toute personne engagée dans la vie active peut faire reconnaître officiellement son expérience pour obtenir un diplôme ou titre professionnel, indépendamment de ses diplômes initiaux. Les centres de VAE proposent un accompagnement vers cette certification et répondent à des critères Qualiopi adaptés à la VAE.
- Apprentissage (formation par apprentissage) : Formations en alternance conduites sous contrat d’apprentissage, souvent dispensées dans des Centres de Formation d’Apprentis (CFA). L’apprenti alterne des périodes en entreprise et des enseignements en centre, selon les cursus. Cette catégorie couvre donc toute action de formation organisée sous le régime de l’apprentissage.
Ces quatre catégories correspondent aux modalités d’activité que l’OF peut déclarer pour Qualiopi. Par exemple, un OF qui propose à la fois des formations en présentiel et des bilans de compétences peut demander la certification pour les deux catégories. Chacune fait alors l’objet d’une évaluation dédiée lors de l’audit.
L’audit Qualiopi : comment se déroule l’évaluation ?
L’audit Qualiopi est l’étape clé pour obtenir la certification. Réalisé par un organisme certificateur accrédité, il vise à vérifier la conformité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel national qualité (RNQ), structuré autour de 7 critères et 32 indicateurs.
Lors de l’audit, l’OF doit fournir des éléments concrets (procédures, documents, retours d’expérience, etc.) pour démontrer que chaque exigence est respectée.
Une fois l’organisme prêt, un audit initial est planifié. Si l’ensemble des critères est validé, la certification est délivrée pour une durée de 3 ans. En cas d’écart, l’OF doit les corriger pour finaliser le processus. Par la suite, un audit de surveillance à mi-parcours et un audit de renouvellement sont prévus pour assurer la continuité des engagements qualité.
Étendre sa certification : pourquoi et comment faire un audit d’extension ?!
Votre organisme est déjà certifié Qualiopi, mais vous souhaitez élargir votre périmètre d’intervention à une nouvelle catégorie d’action ? C’est précisément dans ce cas qu’intervient l’audit d’extension !
L’audit d’extension concerne un cas particulier : ajouter une nouvelle catégorie d’action de formation à un organisme déjà certifié pour d’autres catégories.
En clair, si un OF est déjà certifié Qualiopi pour certaines catégories et qu’il souhaite désormais certifier une nouvelle catégorie (par exemple, ajouter la VAE ou l’apprentissage), il doit faire l’objet d’un audit d’extension. Cet audit vise à évaluer uniquement les indicateurs du RNQ applicables à la nouvelle catégorie d’actions demandée.
L’extension de certification obéit à un processus défini. D’abord, l’organisme fait officiellement une demande d’extension auprès de son certificateur, précisant la ou les catégories supplémentaires souhaitées. Ensuite, un audit d’extension est organisé. Cet audit est similaire en déroulement à un audit initial, mais il ne porte que sur la partie du référentiel liée à la nouvelle catégorie. On peut le planifier à tout moment du cycle de certification. Après l’audit, si le constat est favorable, le certificat Qualiopi de l’organisme est mis à jour pour inclure la nouvelle catégorie. Le plan d’audits futurs (surveillance, renouvellement) est alors ajusté pour tenir compte de l’extension.
En résumé, pour élargir la portée de sa certification, l’OF suit essentiellement trois étapes clés:
- Demande d’extension : formaliser auprès du certificateur l’ajout de la ou des nouvelle(s) catégorie(s) souhaitée(s).
- Audit d’extension : réaliser un audit spécifique sur ces nouvelles catégories, selon les critères du RNQ applicables (déroulement comparable à un audit initial pour cette partie).
- Mise à jour du certificat : en cas de décision favorable, l’organisme reçoit un certificat Qualiopi amendé qui couvre désormais la nouvelle catégorie (jusqu’à la fin de la période de validité du certificat initial).
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L’intérêt de l’audit d’extension est de permettre à l’organisme d’accéder à des financements publics ou mutualisés pour les nouvelles actions qu’il propose. Le dispositif est encadré par l’arrêté ministériel, notamment l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 (modifié en 2023) qui fixe ces règles.
Nouvelle activité, nouvel audit : tout ce qu’implique l’extension Qualiopi
Un organisme de formation certifié Qualiopi n’est reconnu que pour les catégories d’actions mentionnées sur son certificat. Si l’organisme souhaite en ajouter une nouvelle, par exemple, intégrer les bilans de compétences en plus des actions de formation cela implique automatiquement un audit d’extension.
C’est la même logique pour un CFA déjà certifié pour l’apprentissage qui souhaite proposer de la VAE : il devra faire valider cette nouvelle catégorie par un audit dédié.
Chaque nouvelle catégorie ajoutée nécessite donc un audit d’extension spécifique. Cette exigence permet de s’assurer que l’organisme respecte les critères qualité propres à chaque type d’action.
L’intérêt ? Étendre sa certification Qualiopi et rendre toutes ses actions de formation éligibles à des financements publics ou mutualisés.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
