Obtenir la certification Qualiopi est une étape essentielle pour les organismes de formation, CFA, centres de VAE ou encore centres de bilans de compétences. Mais le véritable défi n’est pas de l’obtenir, c’est de la conserver dans la durée. Pour cela, chaque organisme doit passer un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial.
Cet audit intermédiaire n’est pas là pour “piéger” les prestataires, mais il met souvent en évidence des points de vigilance récurrents. Certains indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) sont particulièrement sensibles : ce sont ceux qui demandent une preuve régulière et concrète de mise en œuvre. Résultat : ils sont fréquemment “retoqués” par les auditeurs, c’est-à-dire signalés comme non-conformes ou incomplets.
Dans cet article, nous allons détailler :
- les indicateurs les plus souvent épinglés lors des audits de surveillance,
- les raisons pour lesquelles ils posent problème,
- et surtout, les bonnes pratiques pour ne plus se faire surprendre.
Les indicateurs liés au suivi des bénéficiaires
La mesure de la satisfaction (indicateur 30)
C’est sans doute l’un des points les plus sensibles : beaucoup d’organismes collectent les avis des stagiaires à chaud, mais oublient de les analyser et d’en tirer des enseignements. Les auditeurs constatent souvent :
- des enquêtes de satisfaction non systématiques,
- des questionnaires trop généraux,
- ou des résultats collectés mais jamais exploités.
La bonne pratique : mettre en place un processus clair qui va de la collecte des avis (fin de formation) à leur analyse régulière (tableau de bord, réunion d’équipe). L’auditeur veut voir une démarche vivante, pas seulement des formulaires stockés dans un dossier.
Le suivi post-formation (indicateur 21)
Peu d’organismes vont au-delà de la formation elle-même. Pourtant, Qualiopi exige que l’on s’assure de la pertinence et de l’efficacité de l’action dans le temps. L’absence de suivi est l’une des principales causes de non-conformité.
La bonne pratique : prévoir un questionnaire à froid (3 ou 6 mois après la fin de la formation), même simple, pour demander aux apprenants s’ils ont pu utiliser les compétences acquises. Cela démontre la qualité et l’impact réel de la formation.
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Les indicateurs liés aux moyens pédagogiques et humains
La qualification et la veille des formateurs (indicateurs 22 et 23)
Beaucoup d’organismes peinent à justifier la compétence actualisée de leurs intervenants. Les auditeurs notent fréquemment :
- des CV non mis à jour,
- des attestations de formation ou d’expérience manquantes,
- une veille pédagogique ou sectorielle inexistante.
La bonne pratique : tenir un dossier formateur à jour avec : CV récent, attestations de formation, exemples de réalisations, justificatifs de veille (abonnement à une newsletter professionnelle, participation à un webinaire, lecture d’ouvrages spécialisés).
Les moyens pédagogiques adaptés (indicateur 16)
Certains organismes décrivent des dispositifs ambitieux dans leur documentation, mais l’audit révèle une mise en œuvre partielle ou incohérente. Par exemple :
- un livret d’accueil annoncé mais jamais remis,
- des outils numériques mentionnés mais non utilisés,
- des supports obsolètes ou non adaptés au public cible.
La bonne pratique : aligner les promesses (plaquettes, site web, conventions de formation) avec la réalité. Chaque outil annoncé doit être opérationnel et facilement démontrable.
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Les indicateurs liés au pilotage et à l’amélioration continue
Le traitement des réclamations (indicateur 32)
C’est un point qui revient sans cesse : beaucoup d’organismes disent “nous n’avons jamais eu de réclamation” et s’arrêtent là. Or Qualiopi demande un processus documenté pour gérer une éventuelle réclamation, même si elle ne survient jamais.
La bonne pratique : mettre en place une procédure simple (fiche de réclamation, registre, délai de réponse). Même sans réclamation, il faut montrer que le processus existe et qu’il est communiqué aux bénéficiaires.
L’amélioration continue (indicateurs 31 et 32)
Les auditeurs constatent souvent que les organismes ne démontrent pas l’utilisation des retours pour améliorer leurs pratiques. Collecter des données ne suffit pas : il faut montrer comment elles sont exploitées.
La bonne pratique : tenir un compte rendu annuel de l’amélioration continue. Exemple : “Suite aux retours des stagiaires en 2024, nous avons ajouté une demi-journée de mise en pratique dans notre module X.” Ces traces concrètes rassurent l’auditeur sur la dynamique qualité.
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Les indicateurs liés à la conformité administrative
Les informations fournies au public (indicateur 1)
C’est souvent le premier écueil : les informations diffusées (site web, plaquettes, devis) ne sont pas complètes ou pas mises à jour.
Exemples :
- objectifs de la formation mal définis,
- délais d’accès absents,
- taux de réussite non actualisés.
La bonne pratique : vérifier chaque trimestre que les supports de communication sont alignés avec les exigences Qualiopi. Une simple checklist interne suffit.
La conformité des conventions et devis (indicateurs 2 et 3)
Certaines pièces administratives ne respectent pas les mentions obligatoires (modalités, prix, accessibilité handicap, etc.). Ces oublis sont fréquents, car les modèles de documents ne sont pas régulièrement révisés.
La bonne pratique : disposer de modèles de conventions et devis conformes et les mettre à jour au moindre changement réglementaire.
Les audits de surveillance Qualiopi révèlent régulièrement les mêmes points faibles : suivi des bénéficiaires, qualification des formateurs, traitement des réclamations, ou encore communication des informations au public. Ces indicateurs ne sont pas compliqués à respecter, mais ils demandent de la rigueur et de la régularité.
En réalité, la certification Qualiopi n’est pas qu’un exercice administratif : c’est une démarche qui pousse les organismes de formation à professionnaliser leurs pratiques et à démontrer leur valeur auprès des financeurs et des apprenants.
Avec un peu d’anticipation, et les bons outils, chaque organisme peut transformer ces points faibles en véritables atouts de crédibilité.
Vous craignez que votre audit de surveillance mette en évidence des failles dans vos pratiques ? Chez Digi-Certif, nous avons accompagné des centaines d’organismes à réussir leur certification et leurs audits de suivi. Nous savons quels indicateurs posent problème et comment les sécuriser.
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QUESTIONS LES PLUS COURANTES
Parmi les plus sensibles, on retrouve :
- le recueil et l’analyse de la satisfaction des stagiaires (indicateur 30),
- la veille réglementaire et pédagogique (indicateur 23),
- la gestion des réclamations (indicateur 31),
- la preuve des compétences des formateurs (indicateur 21).
Beaucoup d’organismes recueillent les avis, mais n’en exploitent pas les résultats. Or, Qualiopi demande non seulement de collecter, mais aussi d’analyser et d’améliorer ses pratiques en fonction des retours.
Cela consiste à suivre les évolutions des textes officiels (Code du travail, décisions de France Compétences, réformes de la formation), mais aussi les pratiques pédagogiques et les innovations du secteur. L’auditeur attend des preuves concrètes (abonnements, notes de veille, partage en interne).
Il faut mettre en place un processus clair, avec un registre des réclamations et les preuves de leur traitement. Même si aucune réclamation n’est formulée, l’organisme doit montrer qu’il est prêt à les gérer.
Beaucoup d’organismes se contentent d’un CV. Or, l’auditeur veut voir des preuves actualisées : diplômes, expériences récentes, attestations de formation continue, etc.
Les plus fréquents sont communs, mais certaines activités spécifiques (ex. bilan de compétences, VAE, apprentissage) peuvent exposer à d’autres difficultés, notamment sur l’adaptation des parcours.
Vous disposez d’un délai (souvent 3 à 6 mois) pour corriger la situation et transmettre les preuves au certificateur. Tant que la correction est faite dans les temps, la certification n’est pas menacée.
Oui. Si un indicateur essentiel (par exemple la satisfaction des bénéficiaires) est totalement absent ou non maîtrisé, la certification peut être suspendue, voire retirée si aucune correction n’est apportée.
En mettant en place des procédures simples, tracées et partagées avec l’équipe dès la fin de l’audit initial. Un suivi mensuel ou trimestriel permet d’éviter les mauvaises surprises au moment de l’audit.
Absolument. Des structures comme Digi-Certif réalisent des audits blancs et aident les organismes à consolider leurs preuves sur les indicateurs les plus sensibles, ce qui sécurise largement l’audit de surveillance.
