Un audit Qualiopi est un processus d’évaluation mené par un organisme certificateur accrédité, visant à vérifier qu’un prestataire de formation respecte les critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
Cette certification (Qualiopi), obligatoire depuis janvier 2022 pour bénéficier de financements publics ou mutualisés, s’obtient à l’issue d’un audit initial réussi.
Or, la réussite d’un audit Qualiopi dépend en grande partie de la qualité de la préparation et du déroulement des réunions d’ouverture et de clôture. Bien qu’assez brefs, ces deux temps forts sont essentiels pour clarifier le cadre de l’audit dès le départ et partager les conclusions à la fin.
Table des matières
Pourquoi ces réunions sont importantes
La réglementation Qualiopi impose formellement d’organiser une réunion d’ouverture en début d’audit et une réunion de clôture à sa conclusion. Ces moments obligatoires assurent que toutes les parties prenantes partagent la même compréhension des objectifs et du déroulement de l’audit.
Ces réunions jouent donc un rôle clé pour instaurer un cadre de travail professionnel et rassurant. En formalisant la communication entre l’auditeur et l’organisme audité, elles s’assurent que le processus est bien compris de part et d’autre et qu’un climat de confiance s’établit dès le départ.
L’enjeu est double : d’une part, mettre l’audité en confiance en lui expliquant comment va se dérouler l’audit ; d’autre part, permettre à l’auditeur de recueillir l’adhésion de l’organisme aux règles du jeu de la certification.
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Réunion d’ouverture : démarrer l’audit dans de bonnes conditions
La réunion d’ouverture marque le début officiel de l’audit, qu’il soit réalisé en présentiel ou à distance. Typiquement, la réunion d’ouverture se déroule en plusieurs étapes :
- Présentation des participants : L’auditeur se présente (son rôle, son expérience) et invite les représentants de l’organisme (dirigeant, responsable qualité, formateurs, etc.) à en faire de même. Cet échange initial permet à chacun de connaître les intervenants et leurs fonctions respectives.
- Validation du planning d’audit : L’auditeur passe en revue avec l’audité le déroulement prévu de la journée (horaires, pauses) et s’assure que le programme d’audit convenu est clair pour tout le monde. C’est le moment de confirmer les modalités pratiques et d’éventuellement ajuster le planning si nécessaire.
- Choix de l’échantillonnage : L’auditeur indique quels dossiers de formation et quelles actions seront examinés plus en détail pendant l’audit. Cet échantillonnage est déterminé sur place, le jour J, et n’est pas communiqué à l’avance à l’organisme. L’objectif est de garantir un choix impartial et représentatif de l’activité, en couvrant par exemple plusieurs formations, formateurs ou sessions différentes sur la période récente.
- Explication des procédures d’audit : L’auditeur rappelle sa méthode de travail pour l’évaluation. Il précise comment il va procéder pour vérifier chaque indicateur (entretiens, consultation de documents, observation) et comment il consignera ses constats dans la grille d’audit.
5. Questions et échanges initiaux : Avant de rentrer dans le vif du sujet, l’organisme audité a l’occasion de poser des questions ou de dissiper des incertitudes. Ce temps d’échange permet de clarifier tout point resté flou et de s’assurer que l’audit peut débuter de manière sereine, avec une compréhension commune des objectifs.
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Réunion de clôture : faire le bilan et préparer la suite
Concrètement, lors de la réunion de clôture, l’auditeur procède généralement de la façon suivante :
- Synthèse des constats : L’auditeur commence par rappeler les points clés observés au fil de l’audit. En s’appuyant sur sa grille de contrôle, il passe en revue chaque critère du référentiel et évoque les éléments vérifiés. Il mentionne aussi bien les points satisfaisants – pratiques conformes, points forts repérés – que les éventuels écarts par rapport aux exigences (points de non-conformité).
- Conclusions de l’audit : Sur la base de ces constats, l’auditeur formule son jugement global. Il indique quels critères (ou indicateurs) sont considérés comme conformes et lesquels sont non-conformes, afin que l’organisme comprenne clairement son niveau de réussite vis-à-vis du référentiel.
- Discussion des non-conformités : Si des non-conformités ont été détectées, l’auditeur détaille la nature de chaque écart : quelles obligations du référentiel ne sont pas remplies et pour quelles raisons. Il explique également la procédure post-audit à suivre pour y remédier. Par exemple, l’organisme se voit rappeler les délais impartis par la réglementation pour corriger les écarts (en général 3 mois pour une non-conformité majeure, 6 mois pour une mineure) et la façon dont il devra apporter la preuve des corrections. L’auditeur précise si un audit complémentaire ou une vérification documentaire sera nécessaire une fois les actions correctives réalisées.
- Échanges et questions : Avant de clore la réunion, un dernier temps d’échange est offert à l’organisme. Le responsable audité peut poser des questions sur les constats présentés, demander des précisions sur les non-conformités ou sur la suite du processus. De son côté, l’auditeur indique les prochaines étapes : la transmission de son rapport au comité de décision du certificateur, qui statuera sur l’octroi (ou non) de la certification, et les modalités de suivi (par exemple, plan d’actions à envoyer sous un certain délai, échéance de l’audit de surveillance, etc.).
Ouverture et clôture selon le type d’audit Qualiopi
Ces réunions d’ouverture et de clôture ont lieu pour chaque audit Qualiopi, quel qu’en soit le type.
Que ce soit lors d’un audit initial (première certification), d’un audit de surveillance (contrôle intermédiaire) ou d’un audit de renouvellement (fin de cycle de 3 ans), le déroulement de ces réunions suit globalement le même schéma. Leur durée reste brève, mais chacune remplit son rôle de façon comparable, avec quelques nuances propres à l’objet de l’audit :
- Audit initial : étant le premier audit que passe un organisme, c’est souvent lors de la réunion d’ouverture initiale que l’auditeur prend le temps d’expliquer en détail le référentiel et le fonctionnement de la certification à un audité novice. La réunion de clôture, quant à elle, sert à faire un premier bilan global sur l’ensemble des 32 indicateurs du RNQ, avec le ressenti général et les éventuels écarts relevés sur ce premier passage.
- Audit de surveillance : pour cet audit intermédiaire (qui survient 14 à 22 mois après la certification initiale), le périmètre de contrôle est restreint à certains indicateurs prioritaires, notamment ceux qui avaient posé problème lors de l’audit initial. La réunion d’ouverture peut donc être plus succincte, puisqu’on rappelle un plan d’audit focalisé sur quelques points spécifiques. La réunion de clôture se concentre sur le suivi des actions mises en place depuis l’audit initial et sur la poursuite de la conformité du système, en détaillant surtout les points vérifiés lors de ce contrôle allégé.
- Audit de renouvellement : ce troisième audit, qui a lieu tous les 3 ans pour prolonger la certification, s’apparente à un nouvel audit complet de l’organisme (mêmes exigences qu’à l’initial). Les réunions d’ouverture et de clôture y tiennent donc le même rôle formel que lors d’un audit initial. La différence est que l’organisme étant déjà expérimenté, les échanges peuvent aller plus vite sur les points de compréhension du référentiel.
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En conclusion, les réunions d’ouverture et de clôture d’un audit Qualiopi, bien que courtes, sont des moments stratégiques qui garantissent la clarté et la transparence du processus de certification. Grâce à ces échanges structurés, une relation de confiance s’installe entre l’auditeur et l’organisme audité, et l’équipe est préparée efficacement aux prochaines étapes du cycle Qualiopi.
