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L’audit de renouvellement Qualiopi est une étape importante pour les organismes de formation qui souhaitent maintenir leur certification. Cette étape a lieu 3 ans après l’audit initial. À la différence avec l’audit initial, l’audit de renouvellement permet de vérifier si l’organisme de formation continue à respecter les exigences de la certification Qualiopi.
Cet audit est conduit par un certificateur accrédité par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC). Ce certificateur est choisi par l’organisme de formation, qui doit le contacter plusieurs mois avant la date de l’audit pour organiser sa venue et préparer l’audit.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment se déroulé l’audit de renouvellement. Quels sont ses temps forts. Et quels sont les attendus de l’organisme certificateur venu auditer l’organisme de formation.
Comment se déroule l'audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de renouvellement Qualiopi dure au moins une journée. Pendant une journée ou plus, selon la taille de votre organisme de formation, l’audit de renouvellement Qualiopi se déroule en plusieurs parties distinctes. En voici les étapes.
LA RÉUNION DE DÉMARRAGE
La réunion de démarrage marque le début de l’audit de renouvellement Qualiopi. Elle permet de présenter l’organisme de formation et de définir les modalités de l’audit.
L’auditeur explique les objectifs de l’audit et liste les documents sur lesquels il va se baser pour réaliser son audit. Le responsable de l’organisme de formation est alors libre de poser toutes les questions qu’il souhaite quant au déroulement de l’audit. Profitez donc de ce moment pour aller dans le détail et comprendre la manière dont l’audit va se dérouler.
L'EXAMEN DE LA DOCUMENTATION
Le certificateur examine ensuite les documents de l’organisme de formation pour vérifier qu’ils sont conformes aux exigences de la certification Qualiopi. Cette étape peut inclure la vérification des procédures, des registres, des évaluations et des rapports d’audit précédents.
En ce qui concerne la certification Qualiopi, on parle d’éléments de preuve. Ce sont eux sur lesquels l’auditeur va se baser pour juger de la conformité de vos processus au Référentiel National Qualité (RNQ).
LES ENTRETIENS AVEC LES RESPONSABLES DE L'ORGANISME DE FORMATION
Le certificateur rencontre ensuite les membres de l’organisme de formation pour discuter de leur rôle et de leur implication dans la mise en œuvre du système qualité. Les entretiens peuvent porter sur la gestion de la qualité, l’élaboration des programmes de formation, les processus de recrutement et de sélection des formateurs, la gestion des apprenants, etc.
Il convient en effet de comprendre que les éléments de preuve ne sont pas suffisants. Votre système qualité doit vivre. Sa formalisation dans des documents est donc insuffisante.
LA RÉUNION DE CLÔTURE
En fin d’audit, le certificateur organise une réunion de clôture pour présenter les conclusions de l’audit de renouvellement. L’organisme de formation peut également donner son point de vue sur l’audit. Le certificateur peut faire des recommandations pour améliorer la qualité de la formation.
En fin de journée, un rapport d’audit avec les commentaires de l’auditeur est remis à l’organisme de formation. Les non-conformités relevées y sont mentionnées.
L’audit de renouvellement se déroule selon les mêmes modalités que l’audit initial, avec des vérifications plus approfondies sur les points qui ont pu faire l’objet de non-conformités lors de l’audit initial ou de l’audit de surveillance. L’auditeur peut également s’appuyer sur les données collectées lors des audits précédents pour vérifier la constance de la mise en œuvre des actions d’amélioration.
Les attendus sont encore supérieurs pour l’audit de renouvellement que lors de l’audit initial. Il vous faudra donc être particulièrement rigoureux dans votre préparation.
Quelles sont les attentes des certificateurs lors de cette épreuve ?
L’audit de renouvellement Qualiopi vise à évaluer la capacité de l’organisme de formation à maintenir la qualité de ses formations. Les certificateurs s’attendent donc à ce que les organismes de formation respectent les exigences de la certification.
LA MISE EN PLACE D'UNE DÉMARCHE QUALITÉ
L’organisme de formation doit mettre en place une démarche qualité pour s’assurer de la conformité de ses prestations aux attentes des apprenants. En la mettant en place, la prise en compte des besoins des apprenants, tout au long de leur parcours de formation (de la phase d’accueil, la phase de suivi et jusqu’à la phase d’accueil) peut être réalisée.
L'IMPLICATION DES FORMATEURS
Les formateurs doivent être impliqués dans la mise en place de la démarche qualité et être en mesure d’adapter leur pédagogie en fonction des besoins des apprenants.
LA GESTION DE LA FORMATION ET DES RESSOURCES
L’organisme de formation doit être en mesure de gérer efficacement les formations qu’il propose, en respectant les délais, en s’assurant de la qualité des intervenants et en proposant des modalités de formation adaptées. Il doit notamment disposer des ressources nécessaires pour garantir la qualité de ses prestations, que ce soit en termes de locaux, de matériels pédagogiques, ou de compétences humaines.
L'AMÉLIORATION CONTINUE
L’amélioration continue est une obligation pour un organisme de formation. Il doit être engagé dans une démarche d’amélioration continue pour répondre aux attentes des apprenants et des financeurs. Cette démarche doit être basée sur l’analyse des résultats des évaluations et des retours d’expérience.
En conclusion, l’audit de renouvellement Qualiopi est une étape clé pour les organismes de formation qui souhaitent maintenir leur certification. Les certificateurs attendent des organismes de formation qu’ils respectent les exigences de la certification en matière de qualité de la formation, d’implication des apprenants et des formateurs, de gestion de la formation et des ressources, et d’amélioration continue.
En respectant ces attentes, les organismes de formation peuvent garantir la qualité de leurs prestations et peuvent continuer de faire bénéficier des fonds mutualisés à leurs apprenants.
Une préparation minutieuse est donc requise. Pour rappel, l’organisme de formation doit intégrer tous ces processus qualité dans sa structure, les respecter et veiller à ce que la mise en œuvre soit bien réalisée.
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