Vous avez passé votre audit initial et peut-être même votre audit de surveillance. C’est maintenant le tour de l’audit de renouvellement ! Vous vous posez de très nombreuses questions à son sujet. Vous êtes au bon endroit ! Quand contacter son certificateur pour l’audit de renouvellement ? Comment se passe l’audit de renouvellement ? Quelles sont les non-conformités que l’on rencontre le plus ? Comment s’y préparer ? Vous saurez tout après avoir lu cet article !
Attention, depuis la réforme du 31 mai 2023, il y a un gros risque de date pour le passage de l’audit de renouvellement ! Veillez bien à lire avec attention la partie relative aux dates de passage de l’audit de renouvellement !
L'Audit de renouvellement, c'est quoi ?
L’audit de renouvellement est le troisième et dernier audit du cycle de certification Qualiopi. Il vise à faire entrer l’organisme de formation dans un nouveau cycle de certification. Pour rappel, le cycle de certification Qualiopi est ponctué de trois audits :
- l’audit initial ;
- l’audit de surveillance ;
- l’audit de renouvellement.
En quoi l'audit de renouvellement est-il différent des autres ?
L’audit de renouvellement intervient en fin de cycle Qualiopi, dans les trois ans qui suivant l’obtention de la certification par l’organisme de formation. Faisant entrer l’organisme de formation dans un nouveau cycle, il doit être appréhendé de la même manière qu’un audit initial de certification.
Les différences avec l'audit initial
L’audit de renouvellement intervient trois ans après l’audit initial. Alors que l’audit initial marquait le début du cycle Qualiopi, l’audit de renouvellement permet à l’organisme de formation de rester certifié. La durée de l’audit initial et de l’audit de renouvellement est la même.
Les différences avec l'audit de surveillance
Les audits de surveillance sot plus courts que les audits initiaux et de renouvellement.
Combien de temps dure l'audit de renouvellement ?
Le même temps que l'audit initial
Alors que l’audit de surveillance est plus court, l’audit initial et l’audit de renouvellement durent le même temps. C’est assez logique et cohérent : chacun d’eux marque le début d’un nouveau cycle Qualiopi, quand l’audit de surveillance vise seulement à contrôler la bonne application des engagements pris préalablement.
Rappel sur la durée des audits Qualiopi
Pour rappel, la durée des audits Qualiopi est dépendante de trois facteurs :
- le chiffre d’affaires généré par le prestataire concourant au développement des compétences ;
- les actions de formation auxquelles il prépare ;
- le nombre de sites à auditeur (organisme monosite ou multisite).
Vous trouverez dans le tableau ci-dessous une information condensée sur la durée des audits Qualiopi.
Vous souhaitez en savoir plus sur la durée de votre audit de renouvellement ? Retrouvez notre article dédié à ce sujet.
Où a lieu l'audit de renouvellement ?
Pendant la COVID ...
Pendant la crise de la COVID 19, les audits initiaux, de surveillance, et de renouvellement pouvaient se tenir à distance. Ils étaient donc réalisé en visioconférence. L’organisme de formation opérait alors à des partages d’écran pour montrer à l’auditeur les éléments de preuve à la base des processus qualité.
Depuis la fin de la crise de la COVID ...
Depuis la fin de la crise de la COVID, les audits se font désormais sur place ! Cette obligation a été réaffirmée à l’occasion de l’arrêté du 31 mai 2023 qui énonce clairement que les audits de renouvellement doivent nécessairement se tenir sur place.
Et si on n'a pas de locaux ?
La certification Qualiopi n’impose pas à l’organisme de formation d’avoir des locaux. D’ailleurs, de très nombreux organismes de formation ont été déclarés via des entreprises unipersonnelles, aussi, la plupart d’entre eux n’ont pas de locaux pour dispenser leurs formations. Si vous n’avez pas de locaux, il vous suffira de donner un point de rendez-vous à votre auditeur, par exemple chez vous, pour assurer la bonne tenue de l’audit.
Quand intervient l'audit de renouvellement ?
On lit partout que l’audit de renouvellement intervient dans les trois ans qui suivent l’obtention de la certification Qualiopi. C’est vrai, mais c’est incomplet !
Avant la date d'expiration du certificat Qualiopi
Effectivement, l’arrêté du 31 mai 2023 énonce que l’audit de renouvellement doit se tenir avant l’expiration du certificat Qualiopi. Celui-ci ayant été délivré pour 3 ans, l’organisme de formation devra donc passer son audit de renouvellement dans les trois ans qui suivent l’obtention de la certification.
Mais en respectant le délai de traitement minimum des non-conformités
Toutefois, l’arrêté du 31 mai 2023 précise également que l’audit de renouvellement doit intervenir dans des délais compatibles avec la levée des non-conformités majeures éventuelles. Le traitement des non-conformités majeures doit se faire dans les trois mois. Aussi, les organismes de formation doivent passer leur audit au moins trois mois avant l’expiration de leur certificat !
Nous vous recommandons donc de contacter un certificateur à partir du 30ème mois, soit deux ans et demi après l’obtention de votre certification. Cela vous laissera trois mois pour planifier votre audit, ce qui est amplement suffisant.
Quel risque si je ne passe pas mon audit de renouvellement dans les temps ?
A expiration du délai, votre certification Qualiopi est nulle. Aussi, si vous ne passez pas votre audit de renouvellement, vous perdez les bénéfices de votre certification Qualiopi, et n’avez plus la possibilité de solliciter des financements publics pour vos formations.
Quel certificateur pour mon audit de renouvellement ?
La possibilité offerte de changer d'organisme certificateur
Lorsque vous vous êtes engagé avec votre certificateur à l’occasion de l’audit initial, votre engagement portait sur l’audit initial et l’audit de surveillance. Aussi, vous êtes libre de changer de certificateur pour le passage de votre audit de renouvellement !
Analysez les différents certificateurs
Les certificateurs pratiquent globalement des prix assez homogènes les uns comparés aux autres. Toutefois, il peut-être intéressant d’étudier les différentes offres proposées par les uns et les autres. Nous vous proposons notamment de consulter notre classement des certificateurs Qualiopi.
Comment se préparer efficacement à l'audit de renouvellement ?
Au même titre que les autres audits de certification Qualiopi, l’audit de renouvellement mérite une attention toute particulière. Aussi, nous vous encourageons vivement à le préparer avec rigueur.
Réaliser un audit blanc
Nous vous recommandons fortement de réaliser un audit blanc avant le passage de votre audit de renouvellement. Réaliser un audit blanc sera l’opportunité d’identifier les faiblesses potentielles de votre organisme, d’affiner vos processus et de vous assurer que chaque aspect est parfaitement en place. L’audit blanc réduit le risque de surprises désagréables et vous permet d’affronter l’audit de renouvellement avec confiance et sérénité.
Se doter d'un outil de collecte des éléments de preuve
Comme pour chaque audit, nous vous recommandons d’utiliser un outil de collecte des éléments de preuve. Un simple Google Drive pourrait suffire. Il s’agit de classer les éléments de preuve, indicateur par indicateur, de manière à ne pas se retrouver démuni le jour de l’audit. Votre auditeur appréciera d’autant votre organisation, et vous mettez toutes les chances de votre côté pour assurer le passage de l’audit avec brio.
Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.
