Le bilan de compétences a pris une place centrale dans les parcours d’évolution professionnelle. Porté par le CPF, encadré par le Code du travail et très visible sur Mon Compte Formation, il attire de plus en plus de bénéficiaires… et de contrôles.
Pour les centres de bilan, la question n’est donc plus “Faut-il être Qualiopi ?” mais plutôt :
“Mon offre de bilans de compétences est-elle vraiment Qualiopi-compatible ?”
Cet article vous propose un check Qualiopi spécifique aux bilans de compétences, pour vérifier que vos pratiques sont en phase avec le Référentiel national qualité (RNQ) et avec le cadre légal du dispositif.
1. Le bilan de compétences : un dispositif très encadré
Le bilan de compétences est un dispositif défini par le Code du travail, avec des règles précises.
Les articles R6313-4 et suivants prévoient notamment que le bilan se déroule en trois phases sous la conduite du prestataire :
Phase préliminaire : analyse de la demande, clarification des besoins, confirmation de l’engagement du bénéficiaire.
Phase d’investigation : exploration des compétences, motivations, intérêts, ressources, contraintes…
Phase de conclusion : appropriation des résultats, construction d’un projet réaliste et d’un plan d’actions.
Le ministère du Travail rappelle que le bilan doit permettre d’analyser ses compétences professionnelles et personnelles, ses aptitudes et ses motivations, en vue d’un projet d’évolution professionnelle et, le cas échéant, de formation.
⚠️ Bon à avoir en tête :
Le bilan peut être mobilisé via le CPF, avec des règles spécifiques décrites sur Mon Compte Formation (durée, livrable, conditions de mise en œuvre, etc.).
Autrement dit : si votre “bilan de compétences” ne respecte ni ces phases, ni cette finalité, vous êtes déjà hors cadre… et donc en difficulté au moment de l’audit Qualiopi.
2. Qualiopi & bilans de compétences : ce que dit le RNQ
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, État, Régions, France Travail, Agefiph, etc.).
Les centres de bilans de compétences sont explicitement concernés : ils font partie des “prestataires d’actions concourant au développement des compétences” visés par le RNQ, au même titre que les organismes de formation, les centres VAE ou les CFA.
Le RNQ repose sur 7 critères et 32 indicateurs, communs à toutes les catégories, avec quelques indicateurs spécifiques selon l’activité.
Pour les bilans de compétences, un indicateur attire particulièrement l’attention :
Indicateur 17 – Obligations spécifiques centre de bilan de compétences : il impose de démontrer la mise à disposition de moyens dédiés à l’activité, notamment un environnement garantissant la discrétion et la confidentialité des échanges et, le cas échéant, l’habilitation des personnes qui font passer des tests.
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
3. Votre centre de bilan est-il “Qualiopi ready” ? La check-list essentielle
3.1. Une information claire, complète et honnête (Critère 1)
Pour Qualiopi, tout commence par ce que vous communiquez au public.
Votre offre de bilans doit notamment préciser :
- Le public visé (salariés, demandeurs d’emploi, cadres, reconversion, etc.),
- Les objectifs du bilan (faire le point, sécuriser une transition, valider un projet, etc.),
- La durée totale et le rythme des séances,
- Les modalités d’accompagnement (présentiel, distanciel, mixte),
- Les méthodes utilisées (entretiens, tests, travaux personnels),
- Le prix et les modalités de financement (CPF, financement entreprise, financement personnel),
- Les garanties en matière de confidentialité.
Un auditeur Qualiopi va regarder si cette information est cohérente avec la réalité de vos prestations (conventions, parcours, synthèses, témoignages, etc.).
Si un bénéficiaire qui lit votre fiche CPF ne retrouve pas du tout ce qu’il a vécu dans la prestation, alerte rouge côté Qualiopi.
3.2. Un déroulé conforme au Code du travail… et tracé
Les trois phases réglementaires du bilan ne sont pas qu’un “schéma théorique”.
Elles doivent se retrouver concrètement dans vos documents :
Phase préliminaire :
- un entretien de positionnement,
- une trace de l’analyse de la demande,
- une convention signée qui rappelle les objectifs, la durée, le prix, les droits et obligations des parties.
Phase d’investigation :
- des supports d’entretien,
- des grilles d’analyse de compétences,
- des résultats de tests (le cas échéant),
- des notes ou comptes rendus montrant le travail réalisé.
Phase de conclusion :
- un document de synthèse remis au bénéficiaire,
- un entretien de restitution,
- éventuellement un plan d’actions ou un plan de formation.
Côté Qualiopi, ces éléments nourrissent plusieurs indicateurs : adaptation de la prestation au public, mise en œuvre des moyens, contractualisation etc.
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3.3. Confidentialité & environnement dédié (Indicateur 17)
Le bilan de compétences est un espace où l’on parle d’histoire professionnelle, mais aussi parfois de santé, de vie personnelle, d’échecs, de doutes…
L’indicateur 17 demande de prouver que vous mettez à disposition :
- Un lieu d’accueil adapté à la confidentialité (bureau fermé, espace non partagé, pas de passage constant d’autres personnes),
- Des modalités sécurisées en distanciel (outil visio, confidentialité de l’environnement du consultant, consignes pour le bénéficiaire),
- Des procédures qui rappellent que les informations recueillies sont confidentielles et que la synthèse n’est remise qu’au bénéficiaire, sauf accord explicite.
Si vous utilisez des tests psychométriques, l’auditeur peut vérifier l’habilitation des consultants à utiliser ces tests et la manière dont les résultats sont expliqués et restitués.
3.4. Consultants, posture d’accompagnement et compétences (Critère 5)
Un centre de bilan Qualiopi-compatible, ce n’est pas seulement une méthode, c’est aussi une équipe légitime, CV des consultants et/ou fiches de fonction à jour, expérience en accompagnement professionnel (RH, recrutement, outplacement, coaching, etc.), connaissance de l’environnement emploi-formation et formation initiale ou continue en techniques d’entretien, orientation, évaluation.
Côté RNQ, ces éléments viennent appuyer les indicateurs sur la compétence des intervenants, la mise à jour de leurs pratiques et la cohérence entre leur profil et les prestations proposées.
3.5. Évaluation, suivi et amélioration continue
Qualiopi attend que vous soyez capable de prendre du recul sur vos bilans de compétences :
- Recueil systématique de la satisfaction “à chaud”,
- Quand c’est possible, recueil “à froid” (quelques mois après) sur la mise en œuvre du projet,
- Analyse collective des retours : ce qui fonctionne, ce qui bloque, ce qui mérite d’être ajusté,
- Actions correctives (ajout d’un entretien, modification d’un support, ajustement de la durée, etc.).
Les bilans de compétences sont souvent très riches en retours qualitatifs : c’est une mine d’or pour nourrir votre démarche d’amélioration continue et répondre aux indicateurs liés au suivi et à l’évaluation des prestatio
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4. Vous êtes déjà OF Qualiopi ? Attention à l’audit d’extension “bilan de compétences”
Beaucoup d’organismes déjà certifiés pour les actions de formation souhaitent ajouter une activité “bilan de compétences”.
Dans ce cas, il ne s’agit pas d’un nouveau cycle complet d’audit, mais d’un audit d’extension.
En pratique, l’auditeur va vérifier que :
- Votre offre de bilan est bien définie : programme, public, objectifs, modalités, tarif, durée,
- Vos processus Qualiopi actuels (information, contractualisation, évaluation, amélioration continue) ont bien été déclinés pour cette nouvelle catégorie,
- Les obligations spécifiques (comme l’indicateur 17) sont prises en compte : locaux, confidentialité, consultants, tests.
Beaucoup d’OF sous-estiment cette étape et se contentent d’ajouter une fiche “bilan de compétences” sur leur site sans ajuster leur système Qualiopi. À l’audit, cela se traduit vite par des non-conformités évitables.
5. On vous aide à sécuriser votre “check Qualiopi”
Chez Digi-Certif, nous accompagnons déjà de nombreux centres de bilans de compétences (ou OF en cours d’extension) dans la mise en conformité Qualiopi :
- Cartographie des indicateurs applicables à votre activité de bilan,
- Relecture ou création de vos supports (fiche programme, convention, livret de compétences, document de synthèse, questionnaires de satisfaction…),
- Mise en place des preuves pour l’indicateur 17 (confidentialité, locaux, habilitations),
- Préparation à l’audit initial ou d’extension : questions fréquentes des auditeurs, organisation des preuves, simulation d’audit.
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En résumé :
Un bilan de compétences “Qualiopi ready”, c’est :
- un cadre légal respecté,
- une offre lisible pour le bénéficiaire,
- des preuves concrètes pour chaque critère du RNQ,
- et une véritable logique d’accompagnement individuel et d’amélioration continue.
Si vous avez un projet de création ou d’extension de centre de bilan de compétences, ou si vous voulez simplement vérifier que votre dispositif tient la route face à un auditeur, vous pouvez vous appuyer sur l’expertise de Digi-Certif pour faire ce “check Qualiopi” en toute sérénité.
