Bien comprendre les audits Qualiopi et comment les réussir 🏅
Les audits Qualiopi, en particulier l’audit initial, sont des contrôles à ne pas prendre à la légère. Ils permettent aux organismes de formation de prouver qu’ils répondent aux critères du Référentiel National de Qualité. Combien d’audits existe-t-il ? Comment les réussir ? Détaillons tout ça, point par point, dans cet article.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Commençons par le commencement. Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de bien comprendre ce qu’est un audit dans le cadre de l’obtention de la certification Qualiopi.
L’audit Qualiopi est un processus d’évaluation réalisé par un organisme certificateur accrédité afin de vérifier qu’un prestataire d’actions de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
En d’autres termes, il permet de garantir la qualité des formations proposées et leur conformité aux standards imposés par l’État. Ils sont bien évidemment obligatoires pour l’obtention de la certification Qualiopi depuis que cette dernière est entrée en vigueur le 1er janvier 2022.
Vous aurez certainement remarqué, à la lecture du titre de cette page, qu’on parle « d’audits Qualiopi » au pluriel. Pourquoi ? Et bien parce qu’il en existe plusieurs types.
Quels sont les différents types d’audits Qualiopi
On compte actuellement 3 types d’audits, dont le niveau d’exigence varie.
L'audit initial : le premier défi
L’audit initial, c’est le tout premier audit auquel il faudra se confronter lors de tout processus de labellisation. C’est le premier audit à passer, au cours duquel un auditeur sera chargé de vérifier que l’organisme de formation respecte bien tous les critères et indicateurs du cahier des charges de Qualiopi.
Il concerne uniquement les organismes n’ayant pas encore la certification. Après avoir préparé son audit, et être bien certain d’être conforme avec les indicateurs du référentiel, l’obtention de la certification passe par l’audit initial. Une fois ce dernier validé, et la certification en poche, cet audit ne vous concerne plus (sauf en cas de rare perte de certification), contrairement aux deux autres types.
Il est important de noter que la durée de validité de l’audit initial est de 3 ans. À l’issu de ce délai, il faudra passer passer un nouvel audit appelé « audit de renouvellement » afin de reprolonger votre certification pour 3 années supplémentaires. Mais entre temps, un nouveau contrôle plus léger, s’impose : l’audit de surveillance.
Besoin d'aide pour préparer l'audit initial Qualiopi ?
Nous proposons des accompagnements personnalisés pour tout type de structures. Posez vos questions à nos experts.
L'audit de surveillance : le contrĂ´le de routine
Ce n’est pas parce qu’on a obtenu le label qu’on est tranquille… Afin de vérifier que les engagements, validés au cours de l’audit initial, sont toujours respectés, un audit de surveillance doit être obligatoirement programmé à mi-parcours des 3 années de validités de la certification.
L’audit de surveillance a lieu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’obtention de la certification Qualiopi, c’est-à -dire après la réussite de l’audit initial. Relativement moins exigeant que l’audit initial, il est un contrôle de mi-parcours, avant la prochaine échéance et l’audit de renouvellement. D’ailleurs, l’audit se fait généralement en distanciel.
En cas d’échec, un délai sera octroyé par le certificateur afin de corriger les éléments qui font défaut à la validation de l’audit.
Si la date de l’audit de renouvellement approche pour vous, consultez notre article qui détaille précisément le déroulé d’un audit de surveillance pour Qualiopi.
Important : C’est à l’organisme de formation de faire les démarches pour prendre rendez-vous après d’un certificateur pour faire son audit. N’attendez-pas le dernier moment : prenez rendez-vous, préparez vous et l’audit de surveillance ne sera qu’un simple contrôle de routine.
L'audit de renouvellement : c'est reparti pour 3 ans !
Dernier type d’audit : l’audit de renouvellement. Comme son nom l’indique, il permet de prolonger la validité de la certification pour les trois prochaines années.
Contrairement à l’audit de surveillance, il nécessite une préparation minutieuse et doit être appréhendé de la même façon que l’audit initial. Il se déroule d’ailleurs également en présentiel. La réussite de l’audit entraine un renouvellement de la certification pour 3 années de plus !
Comme pour l’audit de surveillance, si vous êtes concerné et que la date de l’examen approche, consultez notre article dédiée à l’audit de renouvellement.
Comment se déroule un audit Qualiopi ?
Quelles sont les différentes étapes lors d’un audit Qualiopi. Cette question revient souvient et mérite d’être posée.
Etape 1 : prise de contact avec l’organisme certificateur
La toute première étape pour passer un audit, c’est tout simplement de le programmer. L’organisme de formation doit choisir un organisme certificateur accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation). Cette étape implique :
✔️ La signature d’un contrat avec l’organisme certificateur.
✔️ La planification de la date d’audit.
✔️ L’envoi des documents nécessaires pour préparer l’évaluation.
👉 À noter : Le prix de l’audit varie en fonction de la taille de l’organisme et du nombre d’actions de formation dispensées. Plus ils sont importants, plus le prix sera élevé. Pour en savoir, consultez notre dossier sur le coût réel d’une certification Qualiopi.
Etape 2 : la préparation des documents et de l'audit
Une fois le rendez-vous et la date de l’audit fixée, il est temps de le préparer. C’est le moment de se pencher sur le Référentiel National de Qualité de Qualiopi, communément appelé RNQ.
Pour préparer efficacement votre audit, 2 solutions majeures s’offrent à vous :
- Se former et se préparer en autonomie : bien que chronophage, cette méthode est tout à fait possible. Il faut prendre un par un tous les indicateurs qui vous concernent et travailler pour vous mettre en conformité,
- Se faire accompagner par un expert en certification : pour les organismes qui manquent de temps et qui veulent faire valider leur dossier par un expert, il est possible de se faire accompagner. Les accompagnements peuvent prendre plusieurs formes : accès à une plateforme contenant des documents, être formé sur le référentiel par un expert, passer un audit blanc avant le véritable examen…
Etape 3 : le passage de l'audit
Troisième étape, et pas des moindres, le passage de l’audit. C’est le moment ou l’auditeur va passer en revue chaque indicateur et vérifier si les éléments de preuves sont satisfaisants ou non.
L’audit initial et l’audit de renouvellement sont assez similaires : après voir accueilli l’auditeur dans vos locaux et fait connaissance après une petite réunion d’ouverture, l’audit peut enfin commencer. A son issu, l’auditeur préparera alors sa réunion de clôture pour vous faire part de ses observations. Tous les détails sont consultables dans notre article dédié au déroulé d’un audit Qualiopi, point par point.
Etape 4 : le rapport et le verdict
C’est le moment du verdict. Comme évoqué dans la partie précédente, à la fin de la journée d’audit, l’auditeur vous remet son rapport, contenant :
- Les indicateurs conformes,
- Les non conformes, pouvant ĂŞtre mineurs ou majeurs.
Dans le cas d’une non-conformité majeure, le certificateur, qui prendra connaissance du rapport d’audit quelques jours plus tard, prendra la décision de refuser la certification. Cependant, tout n’est pas perdu : un délai est accordé pour corriger ces indicateurs et obtenir la certification, sans pour autant être obligé de tout recommencer.
Dans ce cas, il vous suffira de renvoyer les éléments manquants dans le délai imparti (entre 3 et 6 mois selon le nombre d’indicateurs non conformes).
Pour résumer, l’audit Qualiopi est une étape clé pour tout organisme souhaitant obtenir ou renouveler sa certification. Une bonne préparation en amont et une organisation rigoureuse des documents facilitent grandement le processus et augmentent les chances de réussite.
- Anticiper l’audit en mettant en place un système de gestion qualité efficace,
- Simuler un audit interne pour détecter d’éventuelles lacunes.
- Suivre les recommandations pour lever rapidement les non-conformités éventuelles.
FAQ sur les audits Qualiopi
Quels sont les types d'audits de Qualiopi ?
On compte 3 d’audits pour la certification Qualiopi :
- l’audit initial, permettant d’obtenir la certification pour une durée de 3 ans,
- l’audit de surveillance, qui se réalise entre entre le 14ème et le 22ème mois à compter de la date de l’attribution de la certification,
- l’audit de renouvellement, à l’issue des 3 ans de la validité de la certification, afin de renouveler le label.
Comment optimiser ses chances de réussite
Il faut tout simplement être bien préparer. Cela passe par une connaissance du Référentiel National de Qualité, une mise en conformité de son OF pour chacun des critères, et, pourquoi pas, le recours à un expert pour qu’il vous aide lors de la préparation.
Combien coûte le passage d'un audit ?
Le coût de l’audit varie selon pas mal de critères : le type d’organisme de formation, le chiffre d’affaires réalisé, le type de l’audit, etc
Tous les détails sont consultables sur article dossier sur le prix réel du passage de l’audit Qualiopi.
TOUT COMPRENDRE À QUALIOPI
