En vigueur depuis le 1er janvier 2022, l’exigence Qualiopi a profondément changé le paysage de la formation : seuls les organismes certifiés peuvent prétendre aux financements publics ou mutualisés.
Mais obtenir Qualiopi ne suffit pas : plusieurs obligations administratives y sont corrélées. Numéro de déclaration d’activité, bilan pédagogique et financier, contrats de formation…
En tant qu’organisme de formation, vous devez maîtriser ces exigences pour conserver vos droits et votre crédibilité. Tour d’horizon des obligations essentielles.
Table des matières
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) : indispensable pour exister et être financé
Le NDA est la première étape administrative pour tout organisme de formation. Il s’agit d’un identifiant unique délivré par la DREETS qui officialise votre statut d’organisme de formation.
Sans NDA, vous ne pouvez pas exercer légalement au-delà d’une première action et ne serez pas reconnu par les financeurs. Ce numéro doit figurer sur vos documents (conventions, factures, contrats) avec la mention « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région ».
Attention : le NDA n’est pas un label qualité mais une obligation légale. L’obtenir requiert de déposer un dossier (SIRET, casier judiciaire, première convention de formation signée, etc.) auprès de la DREETS, via la plateforme Mon Activité Formation (MAF).
Un organisme sans NDA ne peut ni obtenir Qualiopi, ni apparaître sur Mon Compte Formation. Pour rendre une formation éligible au CPF, il faut être détenteur d’un NDA et certifié Qualiopi. En pratique, vous devrez ensuite référencer vos formations sur EDOF, la plateforme gérée par la Caisse des Dépôts.
En résumé : NDA + Qualiopi = visibilité et financements. Sans ces deux éléments, pas d’accès au CPF, OPCO ou autres fonds publics.
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Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : une formalité annuelle obligatoire
Le BPF est une obligation annuelle pour tous les organismes disposant d’un NDA. Chaque année, vous devez déclarer, via un formulaire en ligne, votre activité de l’exercice précédent (nombre de stagiaires, heures de formation, chiffre d’affaires, etc.).
Cette formalité, contrôlée par l’État via la DGEFP, permet de vérifier la réalité de votre activité et de suivre l’évolution du marché. Le BPF est indispensable pour conserver votre statut d’organisme de formation. Sans dépôt, votre NDA devient caduc, ce qui entraîne la perte des avantages associés : exonération de TVA, possibilité de former des apprentis, accès aux financements.
La déclaration du BPF se fait chaque année entre le 1er avril et le 31 mai sur le portail EFP Connect. Vous devrez renseigner des données financières et pédagogiques de manière structurée.
Ne pas déposer son BPF avant la date limite entraîne l’invalidation de votre NDA et une sanction pouvant aller jusqu’à 4 500 € d’amende. La suspension de votre activité est également possible. Mieux vaut donc préparer en amont vos données pédagogiques et comptables et respecter l’échéance.
En bref : le BPF est votre baromètre administratif. Plus qu’une contrainte, il constitue une occasion de faire le point et d’assurer la transparence de votre organisme.
Le BPF expliqué simplement
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CPF et contrats de formation : assurer traçabilité et financement
Au-delà du NDA et du BPF, chaque action de formation doit être contractualisée. Contrat ou convention : la loi impose de formaliser les engagements entre organisme et bénéficiaire (ou financeur). Sans document contractuel, aucune formation ne peut être financée par un tiers ni validée lors d’un contrôle.
Dans le cadre du CPF, la convention de formation est générée via la plateforme Mon Compte Formation (EDOF). L’apprenant signe électroniquement le contrat, ce qui conditionne le déclenchement du financement.
Hors CPF, une convention de formation (entreprise) ou un contrat de formation professionnelle (particulier) doit être établi, conformément au Code du travail. Ces documents doivent mentionner :
- L’intitulé de la formation et ses objectifs,
- L’identité des parties,
- La durée, les dates et le lieu,
- Les modalités d’évaluation et la sanction de la formation,
- Le prix, les modalités de paiement et les conditions de rétractation.
Ces éléments sont des pièces justificatives en cas de contrôle. Vous devez aussi conserver tout élément probant attestant de la réalité des formations : feuilles de présence signées, comptes rendus, attestations de fin de formation. Ces preuves sont systématiquement demandées par les auditeurs Qualiopi ou les financeurs.
En pratique : formalisez un contrat avant la session, faites émarger vos stagiaires pendant, et délivrez une attestation après. C’est la condition pour être payé et reconnu comme conforme.
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RGPD : protéger les données, une exigence incontournable
En tant qu’organisme de formation, vous traitez de nombreuses données personnelles (identité, coordonnées, résultats d’évaluations, etc.). Le RGPD impose des règles strictes : consentement explicite, collecte limitée, sécurisation des données et transparence sur leur utilisation.
Concrètement, cela passe par :
- Une politique de confidentialité claire,
- Des formulaires avec consentement explicite,
- La possibilité pour les stagiaires d’accéder, rectifier ou supprimer leurs données,
- La limitation de l’accès aux seules personnes autorisées,
- La sécurisation des outils numériques.
Le RGPD n’est pas un indicateur du référentiel Qualiopi, mais il constitue une obligation légale. Un auditeur Qualiopi n’a pas pour mission d’auditer votre conformité RGPD. En revanche, il peut signaler toute non-conformité flagrante observée.
Pour être en règle, tenez un registre de traitement, formez vos équipes, et mettez à jour vos contrats avec des clauses de protection des données. Respecter le RGPD, c’est aussi envoyer un signal de sérieux et de confiance à vos apprenants et partenaires.
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Conclusion : conjuguer qualité et conformité
La certification Qualiopi s’inscrit dans un cadre réglementaire plus large. Un organisme de formation performant est celui qui allie qualité pédagogique et conformité administrative.
En pratique, établissez une checklist : NDA valide, BPF déposé dans les délais, conventions signées, feuilles de présence conservées, mentions légales RGPD à jour. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour simplifier vos démarches.
En respectant scrupuleusement ces obligations, vous garantissez la pérennité de votre certification Qualiopi, l’accès aux financements et la crédibilité de votre organisme. C’est la meilleure manière de montrer à vos financeurs et à vos apprenants que vous êtes un acteur fiable et professionnel.
