Table des matières
Le CPF a connu de nombreuses modifications réglementaires ces dernières années. Entre les évolutions relatives à France Connect +, les évolutions relatives à l’éligibilité des formations, ou encore les évolutions relatives à l’accès à EDOF, la situation n’est plus claire pour de très nombreux organismes de formation.
Chez Digi-Certif, nous aidons les organismes de formation dans leurs démarches administratives et qualité. Quotidiennement, ce sont plusieurs dizaines d’organismes de formation qui nous sollicitent pour des questions diverses et variées quant à la gestion de leur organisme de formation. Parmi eux, nombreux sont ceux qui souhaitent accéder au CPF. Aussi, nous avons décidé de clarifier la situation.
Comment inscrire ses formations au CPF en 2023 ? Vous saurez tout après avoir lu cet article ! Nous y reprendrons étape par étape, l’ensemble des démarches nécessaires pour rendre ses formations éligibles au CPF. Suivez le guide !
ETAPE 1 : OBTENIR SON NUMERO DE DECLARATION D'ACTIVITE (NDA)
Créer son entreprise
La première étape consiste naturellement à créer son entreprise. Nous ne l’avons pas détaillé ici, mais c’est un préliminaire nécessaire à toute démarche. Sans société, vous n’avez pas de SIRET. Or celui-ci est le prérequis nécessaire à l’obtention de tout le reste. Si vous souhaitez être guidé dans le choix de la bonne structure, n’hésitez pas à contacter nos services, afin que nous vous aidions dans ces démarches.
Déclarer son entreprise comme un organisme de formation
Une fois votre société créée, il vous faudra donc obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA) de formation. Autrement dit, il vous faudra vous faire référencer comme étant un organisme apte à délivrer des formations. Votre entreprise existe en effet, avec l’obtention de votre NDA, elle sera désormais référencée comme étant un organisme de formation.
La déclaration d’activité de formation peut se faire en ligne, en utilisant le site Mon Activité de Formation, ou par courrier postal, en écrivant à la DREETS dont dépend votre entreprise. Si vous préférez les courriers postaux, retrouvez ici la liste des DREETS de France avec leurs coordonnées.
Pour obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), il vous faudra transmettre les documents suivants :
- la copie du justificatif d’attribution de votre numéro unique d’identification (SIREN) ;
- le bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant de votre entreprise ;
- la première convention de formation professionnelle que vous aurez nouée avec un apprenant.
Ce dernier point est souvent le plus complexe à appréhender. En effet, nombreux sont les dirigeants d’entreprises qui peinent à comprendre comment il est possible de fournir une première convention de formation professionnelle, puisque l’organisme n’est pas encore référencé comme organisme de formation. En réalité, c’est bien ce qui est demandé ! Il vous faudra donc rédiger votre première convention de formation professionnelle et trouver votre premier apprenant.
Afin de vous aider, la DREETS des Hauts de France a laissé sur son site Internet un modèle de convention de formation que vous pouvez télécharger et vous approprier. Attention toutefois à proposer une convention de formation qui corresponde aux spécificités de votre organisme de formation.
Une fois que vous aurez envoyé tous ces documents à votre DREETS, il n’y aura plus qu’à attendre. Les délais peuvent différer d’une DREETS à une autre, mais il faudra compter au moins 15 jours avant de recevoir une réponse. La réponse peut être positive. Mais il est également possible que la DREETS vous demande des éléments complémentaires, notamment concernant la réalisation de votre première formation professionnelle. Vous avez alors 15 jours pour apporter les éléments demandés.
Pas tout compris sur le Numéro de Déclaration d’Activité ?
Vos droits et devoirs suite à l'obtention de votre NDA
Une fois que vous avez votre NDA, félicitations ! Vous pouvez donc passer à l’étape suivante : l’obtention de la certification Qualiopi !
Mais attention, gardez bien en tête que le NDA crée droits et des devoirs pour votre organisme. Parmi les droits, vous aurez par exemple le droit de demander une exonération de TVA sur les formations professionnelles que vous délivrerez (cette exonération n’est pas automatique, il vous faudra remplir le formulaire 3511-SD). Parmi les devoirs que crée le NDA, vous aurez notamment pour obligation de remplir chaque année votre bilan pédagogique et financier (BPF) qui référence l’ensemble de vos formations professionnelles durant votre exercice comptable. Attention ! Le BPF est obligatoire pour tous types d’organismes de formation, même les auto-entrepreneurs !
ETAPE 2 : OBTENIR LA CERTIFICATION QUALIOPI
"Pas de certification Qualiopi, pas de CPF"
La deuxième étape est nettement plus complexe. Il vous faudra maintenant obtenir votre certification Qualiopi.
La certification Qualiopi, c’est la certification des organismes concourant au développement des compétences. Parmi eux, on compte :
- les organismes de formation (OF),
- les centres de bilan de compétence (CBC),
- les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- et les centres de formation par apprentissage (CFA).
Avec la certification Qualiopi, ces quatre types d’organisme peuvent accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Autrement dit, c’est le préalable nécessaire pour recevoir tout fond public : les fonds des OPCO, les aides de Pôle Emploi, les aides des régions, mais aussi et bien sûr le CPF ! Sans Qualiopi, pas de fonds publics, donc pas de CPF.
La préparation à la certification Qualiopi
Concrètement, comment ça marche ? Vous avez donc votre NDA et vos formations prêtes à être délivrées. Il faut maintenant mettre en place les processus qualité internes conformes aux exigences de la certification Qualiopi. Celle-ci se base sur un Référentiel National Qualité de 32 indicateurs. Suivant que vous soyez OF, CBC, VAE ou CFA, vous devrez répondre à plus ou moins de ces 32 indicateurs. Si vous avez un doute, vous pouvez consulter notre tableau Qualiopi.
Parmi les indicateurs audités, vous devrez par exemple vous assurer que l’ensemble des informations relatives à vos formations sont bien publiques et publiées : prix, durée, format etc. (indicateur 1). Vous devrez également mettre en place des moyens adaptés aux objectifs poursuivis par la formation (indicateur 17). Vous devrez également assurer une veille règlementaire et législative pour votre organisme de formation (indicateurs 23, 24 et 25).
Pour vous préparer à la certification Qualiopi, vous pouvez vous lancer seul dans le grand bain ou bénéficier d’un accompagnement à la certification. C’est ce que nous proposons chez Digi-Certif : nous aidons les organismes de formation dans leurs démarches administratives et qualité, notamment dans le passage de la certification Qualiopi. Si vous souhaitez bénéficier de notre accompagnement, n’hésitez pas à nous solliciter en cliquant sur le lien ci-dessous.
Un petit coup de main pour passer la certification Qualiopi ?
L'audit de certification Qualiopi
Une fois prêt à passer la certification, il faudra alors faire appel à un organisme certificateur. Celui-ci enverra un auditeur qualité au sein de votre structure qui vérifiera, indicateur par indicateur, si les exigences du RNQ sont bien respectées au sein de votre organisme. Vos process peuvent être totalement conformes, vous recevez alors votre certification ! Mais il est également possible que l’auditeur constate des écarts au référentiel. Il déclare alors l’existence de non-conformités (mineures ou majeures) que vous devez traiter dans les plus brefs délais, sous peine de ne pas recevoir votre certification. Gardez également en tête qu’en cas d’abus de la part d’un auditeur, il vous est également possible de contester une non-conformité Qualiopi auprès de votre organisme certificateur.
Une fois que vous avez obtenu votre certification Qualiopi, gardez en tête que celle-ci vous fait entrer dans un cycle de certification de trois ans. Vous avez passé l’audit initial, il faudra ensuite passer l’audit de surveillance (14 à 22 mois après l’audit initial), puis l’audit de renouvellement qui vous fait entrer dans un nouveau cycle de trois ans.
Vous avez donc votre NDA et votre certification Qualiopi, il est désormais possible de passer à la suite !
ETAPE 3 :
RENDRE SA FORMATION CERTIFIANTE
Formations certifiantes, RS, RNCP ... de quoi parle-t-on ?
Quand on se rend sur le site du Compte Personnel de Formation, il est clairement indiqué que le CPF est conditionné à la délivrance d’une formation qualifiante ou certifiante.
Il est clair que l’ensemble des formations que vous trouverez disponibles sur le Compte Personnel de Formation doivent être certifiantes. Mais alors, qu’est-ce qu’une formation “certifiante” ? Si je dispose de formations aujourd’hui, comment les rendre certifiantes ?
Une formation est dite certifiante lorsqu’elle prépare à une certification professionnelle. L’ensemble des certifications professionnelles sont aujourd’hui répertoriées dans deux répertoires nationaux :
L’un et l’autre de ces répertoires n’appellent pas aux mêmes caractéristiques. Le RNCP répertorie les certifications professionnelles qui préparent à un métier. Alors que le RS répertorie les certifications professionnelles qui préparent à l’acquisition de compétences complémentaires à l’exercice d’un métier. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différences entre ces deux répertoires, nous vous recommandons la lecture de l’article que nous avons rédigé à ce sujet.
Pour rendre vos formations certifiantes, deux solutions se présentent donc. Vous pouvez décider de faire en sorte que vos formations préparent à une certification professionnelle existante, ou vous pouvez décider de créer votre propre certification professionnelle (vos formations seront alors accessibles au CPF dès lors que votre certification sera inscrite au RNCP ou au RS).
Option 1 : Choisir de faire préparer vos formations à une certification professionnelle existante
La première option est clairement la plus simple. Il s’agit donc de s’assurer que vos formations préparent à une certification professionnelle existante.
Prenons l’exemple suivant. Admettons que je délivre des formations en bureautique et que je souhaite rendre mes formations éligibles au CPF. Je dois donc rechercher une certification dans le domaine de la bureautique, afin de m’adosser à cette certification pour assurer mon éligibilité au CPF. Je vais donc me rendre sur le site de France Compétences, et utiliser le moteur de recherches du site Internet en tapant “bureautique”. France Compétences va alors me lister l’ensemble des certifications au RNCP et au RS dans le domaine de la bureautique. Pour cet exemple précis, on compte ainsi trois certifications actives au RNCP et une certification active au RS :
- RNCP 972 : BP-Bureautique (MINISTÈRE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA JEUNESSE) ;
- RNCP 36837 : DEUST – Bureautique et multimédia (fiche nationale) (MINISTÈRE DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE) ;
- RNCP 3973 : DEUST – Bureautique et communication multimédia (MINISTÈRE DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE) ;
- RS 5436 : Certification bureautique Excel (EDITIONS ENI).
Dans un premier temps, il vous faudra donc analyser le contenu des certifications ainsi identifiées afin de choisir celle qui correspond le plus aux formations que vous délivrez. Une fois que vous aurez choisi la certification la plus proche de vos formations, il vous faudra contacter le détenteur de la certification pour identifier les modalités de passage de votre certification.
Attention ! Les certificateurs vous permettant d’utiliser leur certification pour accéder au CPF, il est possible que ceux-ci vous demandent une redevance annuelle en tant qu’organisme préparant à leur certification. Il est également possible que le certificateur vous demande une redevance financière pour chaque étudiant qui préparerait la certification et qui serait envoyé par votre organisme de formation. D’un point de vue pédagogique, il est également possible que l’organisme de certification vous impose certains aménagements de vos formations pour pouvoir préparer à sa certification.
Une fois les négociations passées avec l’organisme certificateur. Vous serez alors reconnu comme organisme de formation préparant à la certification visée (ici par exemple, pour ENI Formation précitée). Vous êtes donc en mesure d’accéder au CPF !
Option 2 : Choisir de créer sa propre certification professionnelle
L’autre solution, plus longue et plus coûteuse, consiste à créer votre propre certification. Chaque année, France Compétences reçoit en effet plusieurs centaines de dossiers de la part d’organismes désireux de créer leur propre certification. Dans son rapport d’activité de juillet 2022, France Compétences évoquait ainsi le chiffre de 5.000 avis rendus sur 2020, 2021 et 2022. Elle fait également part des taux d’acceptation suivants : 40% pour le RNCP et 20% pour le RS.
Il est donc tout à fait possible de déposer un dossier de création de certification. Mais gardez bien en tête que c’est une démarche longue et fastidieuse. Il vous faudra préparer un dossier complet prouvant l’intérêt de votre projet de certification pour favoriser l’accès à l’emploi.
La création de votre dossier sera longue : comptez au moins deux ans pour une certification au RNCP, un an pour une certification au RS. Si vous souhaitez en savoir plus, nos experts en formation professionnelle sauront vous guider vers la création de votre certification.
Un petit coup de main pour accéder au CPF ?
ETAPE 4 :
L’ENREGISTREMENT DE VOTRE ORGANISME DE FORMATION
Enregistrer son Organisme de Formation sur EDOF
Avant de pouvoir déposer vos formations, vous devrez enregistrer votre organisme de formation sur EDOF. Une nouvelle procédure a vu le jour en octobre 2022 pour rationaliser l’inscription des organismes de formation et assurer que chacun d’eux soit réellement et effectivement éligible.
La procédure d’enregistrement s’effectue par voie dématérialisée. Il vous faudra compléter un formulaire de demande en ligne accompagné de documents justificatifs. Le formulaire de « Demande d’accès à l’espace des organismes de formation EDOF » est mis à disposition des organismes lors de la connexion à leur Espace professionnel EDOF (espace des organismes de formation).
Dans le cadre sa demande d’enregistrement, l’organisme doit satisfaire aux conditions générales d’utilisation ainsi que justifier :
- Détenir un numéro de déclaration d’activité attribué par les pouvoirs publics ;
- Ne faire l’objet d’aucune condamnation pénale ;
- Avoir la capacité technique et pédagogique de délivrer la formation ;
- Respecter les dispositions réglementaires relative à la transmission du bilan pédagogique et financier (BPF) ;
- Être certifié Qualiopi ;
- Détenir l’habilitation à préparer ou délivrer une certification professionnelle ;
- Respecter les règles d’éligibilité des actions de formation ;
- Respecter les obligations légales fiscales et sociales.
L’organisme de formation doit dès sa première connexion, remplir un formulaire d’enregistrement. Une aide à la saisie de ce formulaire est à la disposition de l’organisme sur la page d’accueil.
Le formulaire présente des champs obligatoires qui doivent être renseignés et accompagnés des pièces justificatives suivantes :
- Un extrait Kbis datant de moins de 3 mois ou un récépissé de création de l’association au JOAFE ;
- Copie de la CNI du représentant légal ou titre de séjour pour les personnes de nationalité étrangère (hors UE) ;
- Déclaration de non-condamnation et filiation (article A.123-51 du code du Commerce) pour le représentant légal ;
- Copie de l’agrément préfectoral autorisant l’organisme à exploiter un établissement de conduite routières (le cas échéant);
- Justificatif de délégation de pouvoir (si la personne qui effectue la demande n’est pas le Représentant Légal).
Un accusé d’enregistrement automatique est adressé à l’organisme de formation à réception de sa demande.
L’organisme de formation reçoit sous un délai de 11 jours ouvrés, à compter de la réception de l’accusé d’enregistrement, un courriel lui indiquant si sa demande remplit les conditions de recevabilité indiquées ci-dessous.
Le wébinaire obligatoire
Si la demande est jugée recevable, la procédure se poursuit par la participation de l’organisme de formation à une session de formation et la demande de pièces supplémentaires en fonction du champ d’activité de l’organisme de formation.
La Caisse des dépôts adresse à l’organisme de formation une demande contenant les éléments suivants :
- Une demande de pièces complémentaires à fournir, relatives notamment à la situation de l’organisme, à son offre de formation… (Annexe 2)
- Les dates des webinaires d’information obligatoires : la participation à un des webinaires proposés par la Caisse des dépôts est obligatoire, c’est une condition pour intégrer la plateforme.
L'instruction et la notification de décision
A l’issue de l’instruction la Caisse des dépôts adresse, une notification de décision (accord ou rejet) à la demande d’accès pour intégrer la plateforme. Attention, à défaut de réponse pendant 2 mois, le silence gardé par la Caisse des dépôts vaut rejet de la demande (articles L.231-4 du code des relations entre le public et l’administration).
En cas d’accord de la demande, l’organisme de formation aura accès à la plateforme et devra respecter l’ensemble des conditions établies et déclarées lors de son entrée. Il s’assure, tout au long de son référencement, qu’il continue à remplir les conditions fixées par l’article 3 des CGU et mentionnées dans le présent document.
En cas de rejet de la demande, l’organisme de formation peut renouveler sa demande selon la même procédure.
Nous avons essayé d’être le plus exhaustif possible dans cet article ! Vous y retrouvez toutes les informations pour accéder au CPF, depuis la création de votre entreprise, jusqu’à l’inscription de vos formations sur EDOF.
L’article vous a plu ? Il vous a été utile ? N’hésitez pas à le partager et à nous le faire savoir !
Vous avez apprécié la lecture de l’article mais vous rendez compte que vous avez besoin d’une aide à l’une ou l’autre de ces étapes ? Pas de souci ! Contactez notre équipe d’experts en formation professionnelle, nous vous guiderons vers la meilleure solution pour votre organisme de formation.
