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QUALIOPI et règlement intérieur des organismes de formation

  • Post published:7 décembre 2022

Que vous soyez un organisme de formation, un centre de bilan de compétence, un prestaire d’Action de Validation des Acquis de l’Expérience ou un Centre de Formation d’Apprentis, vous devez établir un règlement intérieur comme l’indique l’article L6352-3 du code du travail. 

Ce règlement constitue un document écrit qui détermine les principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l’établissement et de discipline ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et des apprentis.

Dans le cadre du Référentiel National Qualité, le règlement intérieur constitue l’un des éléments de preuve pour l’indicateur 9 « Condition de déroulement » et l’indicateur 15 « droits et devoirs de l’apprentis » (spécifique pour les CFA)

L’indicateur 9 impose aux prestataires d’informer les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation. 

L’indicateur 15 demande aux CFA d’informer les apprentis de leurs droits et devoirs ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. 

Quel que soit votre structure, Il vous faudra donc apporter une importance particulière à la rédaction de ce document et en définir les modalités de diffusion.

Outre les obligations légales, vous devez indiquer toutes les informations qui seront utiles à vos stagiaires pour pouvoir suivre vos formations dans les meilleures conditions. 

Voici quelques exemples de clauses que vous pourrez spécifier dans votre règlement : 

En matière d’hygiène et de sécurité : il s’agit des clauses reprenant les principes de base applicables aux espaces publiques (interdiction de fumer dans les locaux ou de consommer des boissons alcoolisées). Il est également important de rappeler les consignes de sécurité et notamment la présence des plans de localisation des extincteurs et des issues de secours en cas d’incendie ainsi que la garantie d’assurance en responsabilité civile de chacun en cas d’incident. 

En matière d’horaires et de mise à disposition de matériel dans le cadre des prestations de formation : 

Pour le bon déroulement de vos prestations, il est important de rappeler l’importance du respect des horaires fixées en amont ainsi que la procédure à suivre en cas de retard ou d’absence. (Cette information fait également référence à l’indicateur 12 « engagement des bénéficiaires »)

Vous pouvez indiquer une clause définissant l’usage du matériel et/ou les technologies mis(e) à disposition des stagiaires ainsi que leurs consignes d’utilisation et l’obligation par les bénéficiaires de maintenir les locaux et le matériel dans un bon état. 

C’est également l’occasion de rappeler les règles en matière d’utilisations des téléphones portables en cours de formation. 

Les modalités de diffusion des supports et ressources pédagogiques sont intégrées dans ce règlement. Cela vous permettra d’expliquer la manière dont ces supports seront diffusés ainsi que les notions de confidentialité et de propriété des documents si nécessaire et l’usage qu’il peut en être fait. 

Une clause spécifique pourra indiquer les mesures disciplinaires que vous pourrez prendre en cas de non respect du matériel et des locaux ainsi que les sanctions applicables. 

Dans le cas de formation en distanciel, vous pouvez rappeler les modalités techniques et de connexion ainsi que les procédures d’aide à distance que vous mettez à disposition en cas de difficulté de connexion. 

Pour l’indicateur 15 qui concerne uniquement les Centres de Formation des Apprentis, le règlement intérieur doit définir les droits et devoirs des stagiaires et des apprentis ainsi que les modalités de leur représentativité. 

N’oubliez pas également de mentionner le droit à l’image si vous êtes amené à prendre des photos ou vidéo au cours de vos prestations et de détailler votre politique en matière de règlement général de protections des données 

En résumé, ce document permet à chacun des stagiaires d’être informé précisément de l’ensemble des modalités liées à la prestation qu’il va suivre

Par ailleurs, les indicateurs 9 et 15 vous demandent de démontrer que ces conditions sont non seulement formalisées mais également diffusées. Les méthodes de diffusion vous appartiennent mais seront également vérifiées lors de l’audit : format pdf ou lien web, envoi par mail ou par courrier. Les informations peuvent être diffusées sur internet ou affichées directement dans vos locaux. Dans ce cas, les stagiaires doivent en être informés. 

Dans les faits, vous pouvez transmettre votre règlement intérieur avec votre programme ou votre convention de formation. Dans le cas d’une prestation organisée pour plusieurs personnes d’une même entreprise, vous pouvez indiquer dans la convention de formation que le prescripteur d’engage à communiquer toutes les informations préalables aux stagiaires, y compris votre règlement intérieur. Vous pourrez également communiquer les informations aux apprenants le jour de la prestation. 

Si la formation se déroule en « intra », c’est-à-dire dans les locaux de l’entreprise qui accueille la formation, c’est le règlement intérieur de celle-ci qui s’applique prioritairement. Pour autant, cela ne vous dispense pas de communiquer votre propre document car celui de l’entreprise ne couvrira pas l’intégralité de vos règles concernant la prestation proposée. 

A vos stylos !