Obtenir la certification Qualiopi, c’est bien. La garder, c’est mieux. Et pour cela, rien ne remplace une gestion rigoureuse des preuves : les documents, données et traces que vous présenterez à l’auditeur pour démontrer que vos pratiques répondent au Référentiel national qualité (RNQ). Sans preuves solides, vous prenez le risque de non-conformités, voire de perdre votre certification
Table des matières
Comprendre ce qu’est une “preuve” dans Qualiopi
Avant de collecter tout et n’importe quoi, il faut savoir ce qu’est une preuve « acceptable » aux yeux d’un auditeur :
- Elle doit être pertinente : liée directement à un indicateur du RNQ (ex. satisfaction, suivi d’apprentissage, compétences).
- Elle doit être authentique et datée : pas de documents génériques non contextualisés.
- Elle doit être traçable : vous pouvez montrer qui l’a produite, quand, dans quel processus.
- Elle doit être accessible : l’auditeur doit pouvoir y accéder facilement lors de l’audit (dans vos locaux ou à distance).
En pratique, cela signifie qu’un simple manuel qualité ou une procédure textuelle ne suffira pas toujours. Il faut des éléments tangibles : bilans, fichiers, e-mails, comptes rendus, rapports, tableaux de bord, etc.
Téléchargez la dernière version du Référentiel National de Qualité (RNQ)
Le guide officiel qui contient toutes les informations nécessaires à la préparation de la certification Qualiopi
Cartographier vos indicateurs à preuves : un plan de bataille
Le RNQ de Qualiopi compte 7 critères et 32 indicateurs à satisfaire. La première étape de votre démarche est donc de faire le pont entre chaque indicateur et sa ou ses preuves attendues.
Voici une mini-matrice simplifiée que vous pouvez adapter :
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Indicateur |
Preuve possible |
Fréquence / format |
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Questionnaire final, rapport agrégé, compte rendu |
à chaque session |
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Dossier de réclamation, traitement, suivi |
continu |
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CV, diplômes, certificats, attestations de formation |
à jour, par intervenant |
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Grille d’évaluation, bilans intermédiaires |
à mi-parcours et fin |
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Log des actions de veille, notes de synthèse |
annuel ou périodique |
L’idée : pour chaque indicateur, vous savez exactement ce que vous allez produire, quand, par qui, et dans quel format (papier, numérique).
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
Mettre en place un circuit de collecte continu
La plupart des problèmes se produisent lorsque l’on essaie de collecter les preuves au dernier moment, au moment de l’audit. Résultat : oublis, documents manquants, données partielles.
Voici quelques bonnes pratiques pour un circuit fluide :
- Anticiper dès la conception du processus : intégrez la collecte de la preuve dans vos pratiques dès la création des sessions (ex : prévoyez déjà le questionnaire de satisfaction final).
- Rôles et responsabilités clairs : désignez un responsable “preuves / qualité” dans l’organisme, qui veille à ce que les acteurs – formateurs, administratifs – alimentent le système.
- Archivage structuré : organisez une arborescence de classement (critère / indicateur / année), pour que l’auditeur sache immédiatement où chercher.
- Double trace quand c’est possible : version numérique et sauvegarde.
- Tableau de bord ou suivi synthétique : compilez vos preuves les plus significatives dans une synthèse (ex : nombre de questionnaires remplis, moyenne de satisfaction, réclamations traitées, etc.).
L’objectif est que, à tout moment, vous puissiez dire : « Voilà les preuves pour les indicateurs X, Y, Z, à ce jour. »
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Vérifier la qualité des preuves en mode “audit blanc”
Avant l’audit officiel, réalisez un audit blanc. Avec cette grille, simulez les questions de l’auditeur et tentez d’y répondre uniquement avec vos preuves. Vous verrez immédiatement les trous : indicateurs sans preuves, documents mal datés, fichiers illisibles.
Notez les corrections à apporter : compléter des dossiers, préciser des légendes, nettoyer des fichiers, organiser des synthèses. Un audit blanc bien mené vous donne de la sérénité le jour J.
Présenter les preuves à l’auditeur : clarté, contexte, navigation
À l’audit, ce ne sont pas les preuves elles-mêmes qui font “impression” : c’est la manière dont vous les présentez. Voici quelques astuces :
- Pensez “par cas d’usage” : l’auditeur interroge un critère, un indicateur, et souhaite voir les preuves associées. Organisez votre dossier avec des onglets ou classeurs intitulés « Ind. X – preuves ».
- Introductions courtes et guides de navigation : chaque dossier ou lot de documents peut être précédé d’une page « mode d’emploi » (qu’est-ce que c’est, pourquoi c’est là, ce que l’auditeur doit vérifier).
- Lien entre discours et preuves : lors de l’entretien, mentionnez la preuve, dites à quel document elle correspond (ex : « le fichier Excel “satisfaction_2024-04” page 3, ligne 1 à 20 »).
- Évitez l’effet “fourre-tout” : ne noyez pas l’auditeur sous des dossiers non reliés. Réservez les annexes pour les documents sans lien direct avec les indicateurs.
Cette méthode de “guidage pas à pas” rassure l’auditeur et valorise votre rigueur.
Cas particulier : la sous-traitance à l’aune de la version 9
À noter : depuis l’entrée en vigueur du guide de lecture V9 de Qualiopi (8 mars 2024), les exigences relatives aux sous-traitants dans le cadre du CPF sont renforcées.
Par exemple :
- Le contrat de sous-traitance doit être formalisé, inclure missions, durée, moyens mobilisés.
- La responsabilité entre donneur d’ordre et sous-traitant doit être clairement répartie dans les preuves (ex : qui recueille la satisfaction, qui réalise l’évaluation).
- Le sous-traitant doit lui aussi collecter des retours (ind. 30) et preuves de compétence pour ses formateurs.
Vigilance : vous devez inclure ces preuves dans votre dossier principal et expliciter les rôles de chaque partie dans vos guides de navigation.
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Les “zones de rupture” fréquentes et comment les éviter
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Zone de rupture |
Ce que voit l’auditeur |
Comment l’éviter (bonne pratique) |
|---|---|---|
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Preuves datées mais isolées |
Documents “hors-sol” non reliés au processus (capture d’écran, fichier unique sans contexte). |
Ajouter une légende, le contexte, un lien vers la procédure/dossier qualité et le référentiel concerné (critère/indicateur). |
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Absence de synthèse |
Multiples fichiers, navigation difficile, l’auditeur “cherche” l’info. |
Créer une page d’accueil d’audit : sommaire cliquable, synthèses par indicateur, fil conducteur et liens vers les preuves. |
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Preuves obsolètes |
Documents hors période audit, versions non à jour. |
Vérifier la période, horodater, utiliser un versionning et un registre de mises à jour (MAJ récentes et pertinentes). |
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Manque de cohérence |
Écart entre le discours et les preuves (promesses ≠ pratiques). |
Aligner promesses / preuves (site, conventions, supports). Faire une revue croisée interne et corriger les écarts avant l’audit. |
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Mauvais format ou lisibilité |
Fichiers illisibles, non compatibles, mauvaises versions, liens cassés. |
Standardiser en PDF lisibles, nommage clair, test des liens/accès, check technique (ouverture, droits) la veille de l’audit. |
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La maîtrise de la gestion des preuves n’est pas une option, c’est une condition de réussite. Organisez dès le départ votre système de preuves avec méthode, responsabilisez les acteurs, réalisez des audits blancs, et structurez la présentation de façon limpide.
Avec cette approche, l’audit Qualiopi ne sera pas vécu comme un stress, mais comme une occasion de valoriser votre professionnalisme.
