Le statut d’organisme de formation reconnu par l’État n’est pas facile à obtenir. Il est indispensable de passer par des procédures comprenant des étapes plus ou moins complexes. Pour éviter tout oubli ou erreur, il est vivement recommandé de bien se préparer avant de déposer son dossier. Des documents et plusieurs pièces justificatives seront évidemment à fournir. Afin de ne pas perdre trop de temps, voici alors des informations essentielles sur les principales démarches à suivre pour obtenir le label Qualiopi.
Pourquoi demander une certification ?
La mise en place de Qualiopi vise avant tout à unifier les nombreux labels de qualité de l’époque de Datadock. En effet, la nouvelle loi en vigueur souhaite la pérennisation d’un mode de certification unique. Le but est de s’assurer que toutes les offres des organismes de formation soient à un niveau de pertinence élevé.
Par ailleurs, l’État exigera désormais la certification Qualiopi pour être éligible auprès du CPF ou des OPCO. Ainsi, sans cette reconnaissance, il ne sera pas possible de recevoir les subventions offertes aux apprenants. Ce n’est pas une bonne opération sachant que peu de professionnels sont enclins à financer intégralement une formation.
D’ailleurs, il sera difficile d’attirer les clients vers son enseigne sans garantie de qualité. En effet, ceux-ci préféreront sûrement privilégiés les programmes ayant été validés par les autorités compétentes. De ce fait, même si le processus de certification est un véritable challenge, il faudra impérativement s’y plier.
Les documents indispensables pour le dossier
Les organismes de formations candidats aux audits Qualiopi ont intérêt à s’accorder avec le RNQ (référentiel national de qualité). Ce dernier regroupe une série de critères et d’indicateurs sur laquelle baser son dossier. Les documents à fournir sont surtout les preuves que chaque point de conformité est bien suivi.
Voici alors les principales pièces à joindre à sa demande :
– Un programme complet renfermant tous les détails sur le contenu de la formation ainsi que les conditions d’inscriptions ;
– Un exposé de la politique pédagogique de l’entité concernée. Il devra y développer un plan d’action guidant le choix des formateurs et pour le renforcement continu de leurs compétences ;
– Les résultats d’études menés sur de potentiels clients pour attester la pertinence du cursus proposé ;
– Un mémorandum de la stratégie de veille adoptée dans le but de faire évoluer son offre de formation ;
– Une série de documents à valeur administrative (déclaration d’activité, raison sociale, etc.).
Pour être sûr de ne rien oublier, il est préférable de se faire accompagner par un professionnel en la matière. Ce dernier pourra être mandaté pour réunir tous les documents nécessaires et engager les procédures jusqu’à l’obtention du précieux sésame. En outre, l’entité certificatrice devrait également procurer une liste des pièces à préparer.
Quid de l’audit de validation ?
C’est souvent l’une des étapes les plus craintes des organismes de formation. En effet, les audits seront déterminants pour l’avenir de ces derniers. Il n’est pas possible de se faire certifier sans passer par de multiples vérifications, suivant un plan bien précis. Le prestataire aura le choix entre plusieurs organismes certificateurs.
L’auditeur se déplacera tout d’abord auprès des locaux de l’établissement de formation. Dans le cas d’un indépendant ou d’un programme 100 % dématérialiser, il faudra choisir un lieu neutre. Tous les principaux responsables de l’entité contrôlée devraient être présents. La journée sera alors chargée par différentes réunions et présentations des éléments exigés.
Les experts en charge des vérifications évoqueront petit à petit leurs remarques. En cas de non-conformité, il sera nécessaire de prendre des mesures correctives. Effectivement, il se peut que des écarts entre les indicateurs du RNQ et la réalité aient été décelés. Le plan d’action à adopter pour la remise aux normes dépend de la gravité des anomalies.
Existence d’une surveillance
Tout au long de sa durée de vie, l’organisme de formation ne cessera d’émettre plusieurs types de documents. De plus, entre les 14e et 24e mois après la délivrance du certificat Qualiopi, l’évaluateur réalisera un audit de surveillance. C’est avant tout un moyen de vérifier que les toutes les règles de qualité sont toujours respectées.
Par ailleurs, un renouvellement des procédures liées à Qualiopi est à faire tous les trois ans. Les documents initialement fournis sont donc à mettre à jour. Suivant les évolutions de la loi, des pièces supplémentaires peuvent éventuellement s’ajouter à la liste. Il convient alors de rester informé en permanence quant aux nouvelles normes du secteur de la formation.
