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Qui doit être présent le jour de l’audit Qualiopi ?

  • Post published:11 mars 2023
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La certification Qualiopi fait peur à de nombreux dirigeants d’organismes de formation. Certification qui vient valider les process qualité de l’organisme, la certification Qualiopi leur permet d’accéder au fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle en France. C’est notamment un prérequis nécessaire pour l’accès au fonds des Opérateur de Compétences, du Compte personnel Formation ou encore de Pôle Emploi.

La plupart des organismes de formation préfèrent passer par des organismes d’accompagnement à la certification Qualiopi afin de s’assurer de bien réussir leur audit de certification. Digi-Certif propose par exemple de nombreux types d’accompagnement vous permettant d’être sûr d’accéder à votre précieux sésame.

Toutefois, le rôle de l’organisme accompagnateur est sujet à discussion. Peut-on déléguer toute la préparation de son dossier Qualiopi à un organisme d’accompagnement ? Si oui, le jour de l’audit, qui doit être présent pour assurer le bon déroulement de celui-ci ?

Digi-Certif a fait le point sur la question et vous explique tout dans cet article !

La préparation à Qualiopi : une démarche de coconstruction entre l’organisme d’accompagnement et l’organisme de formation

Déléguer la totalité de l’accompagnement est possible, c’est ce que nous faisons

Face à la difficulté inhérente au passage de la certification Qualiopi, de très nombreux organismes de formation préfèrent passer par des organismes d’aide à la certification Qualiopi. C’est ce que nous proposons d’ailleurs chez Digi-Certif : nous aidons les organismes de formation (qu’ils soient organisme de formation, organisme de bilan de compétences, organisme de validation des acquis de l’expérience ou centre de formation par apprentissage) dans le passage de la certification Qualiopi.

A ce titre, nous proposons différents types d’accompagnement. Les premiers laissent l’organisme de formation en auto-progression. Sur la base d’éléments et de ressources documentaires mis à sa disposition, l’organisme de formation avance individuellement vers le passage de sa certification.

Mais nous proposons également des offres “clés en main”. Nous mettons alors à disposition de l’organisme de formation un auditeur qualité qui sera responsable du passage de votre certification Qualiopi. C’est lui qui récoltera les éléments de preuve et se chargera de mettre votre processus qualité en conformité avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).

Toutefois, l’organisme accompagné devra nécessairement être impliqué dans le passage de la certification Qualiopi

Toutefois, et même avec un accompagnement complet à la certification Qualiopi, vous ne pourrez pas vous abstraire totalement de votre certification. En effet, l’auditeur qualité qui travaillera sur votre dossier aura besoin de vous tout au long de l’accompagnement.

Vous êtes le seul dirigeant de votre structure, et à ce titre, c’est vous qui la connaissez le mieux. Dans ses process et ses arcanes. Aussi, le processus de préparation devra nécessairement passer par une co-construction des éléments de preuve entre l’auditeur qualité impliqué dans votre dossier et vous même.

Se pose maintenant la question du passage de l’audit. Une fois vos process qualité conformes au Référentiel National Qualité (RNQ) et vos éléments de preuve mis à jour sur la base de ces nouveaux process, il vous faudra entrer en relation avec un organisme certificateur pour le passage de votre audit de certification. Comment se déroule-t-il ? Pouvez-vous déléguer le passage de l’audit à votre organisme d’accompagnement à la certification ?

Le passage de l’audit : un changement de réglementation en la matière

Jusqu’à présent, la présence d’un salarié ou d’un responsable n’était pas forcément nécessaire

Jusqu’à ce jour, aucun texte réglementaire n’imposait à l’organisme de formation d’être représenté que ce soit par son dirigeant, ou par son l’un de ses salariés.

Cette situation a laissé place à de nombreux abus de la part des organismes de formation. Ceux-ci ont en effet fait appel à des organismes d’accompagnement à la certification Qualiopi, ou à des auditeurs indépendants, leur demandant non seulement de préparer le dossier d’audit de certification Qualiopi, mais également de réaliser l’audit Qualiopi avec le certificateur à leur place. Des offres ont même pu prospérer, développées par certains acteurs indépendants proposant un accompagnement “tout inclus” : la préparation et la présence le jour de l’audit.

Cette situation est préoccupante à plusieurs niveaux. Les process qualité de l’organisme de formation sont le cœur de son organisation. Aussi, le dirigeant qui méconnaîtrait ses process qualité créerait nécessairement un décalage entre la réalité “terrain” et ce qui sera présenté le jour de l’audit Qualiopi. L’illusion pourrait être donnée sur l’audit initial, mais à l’occasion de l’audit de surveillance, l’organisme de formation verrait sa certification retirée.

C’est pourquoi une évolution en la matière devrait intervenir dans les prochains mois.

Avec un nouvel arrêté, il sera désormais impossible pour l’organisme de formation de déléguer complètement le passage de l’audit

La situation devrait ainsi évoluer dans les mois à venir. Conscient des dérives que l’absence de réglementation a permise, le Ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion travaille à la rationalisation des processus de passage de l’audit de certification Qualiopi.

Selon toute vraisemblance, la présence du dirigeant ou d’un personnel de l’organisme de formation devrait être rendue obligatoire lors de l’audit. Toutefois, la question se pose encore de l’envergure de cette nouvelle règlementation. La présence d’un personnel sera-t-elle rendue obligatoire seulement et uniquement pour l’audit initial ou pour l’ensemble des audits du cycle Qualiopi ?

A priori, seul l’audit initial devrait être concerné. Toutefois, pas de réponse définitive de la part du Ministère à ce jour. Nous devrions en savoir plus dans quelques mois ! Si vous souhaitez connaître les avancées en la matière, n’hésitez pas à vous inscrire à notre Newsletter pour connaître toutes les modifications réglementaires relatives à la certification Qualiopi et à la gestion de votre organisme de formation.

Benoît Boitard

Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certi. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein des plusieurs organismes de formations depuis 2020.