La certification Qualiopi est le précieux sésame des organismes de formation pour leur permettre d’accéder au fonds publics de la formation professionnelle. Créée en 2018 par l’intermédiaire de la Loi Avenir Professionnel, la certification Qualiopi a pris une place de choix dans l’écosystème de la formation professionnelle française. Aujourd’hui, elle est absolument incontournable pour les organismes de formation.
Vous souhaitez passer la certification Qualiopi mais ne savez pas comment vous y prendre ? Besoin de quelques bons conseils pour assurer la préparation de l’audit ?
Digi-Certif fait le point et vous explique comment obtenir votre certification, étape par étape. Vous n’avez plus qu’à suivre le guide !
Prêt à tout comprendre ? Alors, c’est parti !
Qu’est-ce que Qualiopi et qui doit l’obtenir ?
Qualiopi est la certification nationale qualité délivrée aux organismes de formation qui répondent aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Elle a été instaurée par la loi du 5 septembre 2018 pour garantir la qualité des actions de formation financées par des fonds publics ou mutualisés.
Depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi est devenue obligatoire pour :
• Les organismes de formation (OF) qui dispensent des formations professionnelles continues.
• Les centres de bilan de compétences.
• Les prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).
• Les centres de formation d’apprentis (CFA).
En revanche, un organisme de formation qui travaille uniquement avec des financements privés (entreprises, particuliers qui paient eux-mêmes) n’est pas tenu de l’obtenir. Toutefois, dans les faits, ne pas être certifié ferme la porte à une grande partie du marché, car les apprenants recherchent presque toujours un financement.
Pourquoi obtenir Qualiopi est indispensable ?
Beaucoup d’organismes voient Qualiopi comme une contrainte administrative, mais en réalité, elle représente une opportunité stratégique. Voici pourquoi :
1. Accéder aux financements publics et mutualisés
Qualiopi a de très nombreux avantages (vous les retrouverez dans notre article dédié aux avantages de la certification Qualiopi). L’avantage le plus important et le plus tangible est certainement de permettre aux organismes de formation d’accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Suivant le profil de votre clientèle, l’accès aux fonds publics peut être absolument nécessaire.
Sans Qualiopi, vos formations ne seront pas éligibles au CPF (Compte Personnel de Formation) ni aux financements par les OPCO (Opérateurs de Compétences), Pôle emploi ou les Régions. Cela signifie que vos clients devront payer intégralement de leur poche, ce qui réduit drastiquement vos chances de vendre.
Prenons un exemple concret dans le secteur particulièrement concurrentiel des formations en esthétique. L’essentiel des organismes de formation actuellement existants dans ce domaine proposent à leurs apprenants de financer leurs formations via leur compte CPF. Il s’agit donc d’un financement public, car administré par la Caisse des Dépôts et Consignation.
2. Renforcer votre crédibilité
Obtenir Qualiopi, c’est prouver que votre organisme respecte un cadre qualité reconnu par l’État. Cela rassure :
Les financeurs (qui veulent s’assurer de la bonne utilisation de leurs fonds).
Les entreprises (qui recherchent des prestataires fiables).
Les apprenants (qui veulent être sûrs de la valeur de la formation suivie).
3. Améliorer votre compétitivité
Dans un marché très concurrentiel, Qualiopi est devenu un label de confiance. Un organisme certifié est beaucoup plus attractif qu’un organisme qui ne l’est pas, même si ce dernier propose des tarifs plus bas.
4. Structurer et professionnaliser votre organisme
Le référentiel RNQ impose une véritable organisation interne : suivi de la satisfaction, formalisation des procédures, communication transparente, accessibilité… Cette structuration est parfois perçue comme lourde, mais elle permet aussi d’améliorer la qualité globale et la gestion au quotidien.
Aussi, dans les faits, rien ne vous empêche d’administrer un organisme de formation sans Qualiopi. Vous risquez simplement d’éprouver de grandes difficultés dans la commercialisation de vos formations. Vos apprenants devant débourser leurs deniers personnels pour suivre les formations que vous délivrez.
Alors, comment préparer et obtenir la certification Qualiopi ?
Téléchargez notre tableau excel des indicateurs
Identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de audit de certification Qualiopi !
Étapes pour obtenir Qualiopi
L’obtention de Qualiopi suit un processus précis, que l’on peut découper en 3 grandes étapes avant l’audit : préparation, constitution des preuves, choix du certificateur.
1. Préparation et constitution des preuves
La réussite à l’audit dépend essentiellement de la préparation en amont. Voici comment procéder :
a. Faire un état des lieux
Avant toute chose, réalisez un diagnostic interne. Demandez-vous :
Avez-vous des procédures écrites et à jour ?
Savez-vous expliquer clairement vos modalités d’accueil et d’accompagnement des stagiaires ?
Avez-vous des preuves concrètes de la qualité de vos formations (évaluations, questionnaires de satisfaction, suivi post-formation) ?
Cet état des lieux permet de mesurer l’écart entre vos pratiques actuelles et les exigences du référentiel.
b. Collecter les preuves exigées
Chaque critère du RNQ doit être appuyé par des preuves tangibles. Quelques exemples :
Critère 1 : Information du public
→ Programmes de formation détaillés, conditions d’accès, tarifs, contacts.
Critère 2 : Objectifs des formations
→ Fiches pédagogiques, compétences visées, méthodes d’évaluation.
Critère 3 : Adaptation aux publics
→ Processus d’accueil, entretien de positionnement, aménagements spécifiques pour les personnes en situation de handicap.
Critère 6 : Inscription dans l’environnement socio-économique
→ Preuves de veille sectorielle, partenariats avec des entreprises.
Critère 7 : Amélioration continue
→ Enquêtes de satisfaction, bilans qualité, actions correctives mises en place.
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c. Combler les manques
Si certaines preuves sont absentes, il faudra les créer. Par exemple :
Si vous n’avez pas de questionnaire de satisfaction, concevez-en un et testez-le avec vos stagiaires.
Si vos programmes sont trop succincts, enrichissez-les avec les objectifs, compétences visées, durée, modalités pédagogiques et modalités d’évaluation.
C’est souvent à ce stade que les organismes font appel à un cabinet d’accompagnement Qualiopi pour gagner du temps.
2. Choix de l’organisme certificateur
Une fois votre dossier préparé, vous devez sélectionner un organisme certificateur accrédité.
a. La liste officielle
Seuls les organismes accrédités par le COFRAC (ou équivalents européens dans certains cas) peuvent délivrer Qualiopi. La liste est disponible sur le site du Ministère du Travail.
b. Les critères de choix
Tarif : généralement entre 1 000 € et 2 500 € pour un organisme de petite taille.
Délais : certains certificateurs ont des plannings chargés, il faut parfois attendre plusieurs semaines.
Réputation : certains sont réputés pour leur accompagnement plus pédagogique, d’autres plus stricts.
c. Les bonnes pratiques
Demander plusieurs devis pour comparer.
Vérifier que le certificateur choisi connaît bien votre secteur (formation continue, CFA, VAE…).
Anticiper la planification de l’audit pour éviter les retards.
- Nous contacter pour bénéficier de tarifs avantageux et de délais réduits grâce à notre accompagnement sur-mesure.
3. L’audit initial
C’est l’étape décisive pour obtenir Qualiopi.
a. Déroulement
L’auditeur se déplace (ou effectue une visio selon les cas).
Il vérifie chaque critère du RNQ en demandant à voir les preuves documentaires.
Il peut interroger le responsable pédagogique, les formateurs et vérifier le suivi des stagiaires.
b. Durée
Pour un petit organisme : généralement 1 jour d’audit.
Pour un organisme multi-sites ou de grande taille : plusieurs jours.
c. Les issues possibles
Conformité totale : la certification est délivrée pour 3 ans.
Non-conformités mineures : vous avez un délai (souvent 1 à 3 mois) pour apporter les corrections et envoyer les preuves complémentaires.
Non-conformités majeures : l’audit est refusé, il faudra tout recommencer après corrections.
Se préparer à la certification
Maintenant que vous avez compris comment on obtient la certification Qualiopi, vient la principale question, à savoir : comment s’y préparer ?
Car la certification Qualiopi n’est pas une mince affaire. On estime que seuls 10% des organismes de formation parviennent à passer la certification Qualiopi sans aucune non-conformité déclarée. Il convient dont de bien se préparer pour éviter tout désagrément le jour de l’audit initial.
Se préparer seul
De nombreux organismes de formation décident de se préparer seuls à la certification Qualiopi. Il s’agit alors de prendre en main le Référentiel National Qualité (RNQ) et de mettre son organisme en conformité avec l’ensemble de ses composantes.
Veillez dans un premier temps à être bien sûr du nombre d’indicateurs que vous devrez valider. Suivant que vous souhaitiez ouvrir un Organisme de formation professionnelle continue (OF), un Centre de Formation par Apprentissage (CFA), un Centre de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ou un Centre de Bilan de Compétences (CBC) vous n’aurez pas à passer le même nombre d’indicateurs.
De même, suivant la teneur des formations que vous délivrez (formation certifiante ou formation en alternance par exemple), vous devrez valider certains indicateurs supplémentaires.
Enfin, il existe un statut particulier pour les organismes de formation « nouveaux entrants », c’est à dire ceux qui n’ont encore jamais délivré de formation. Aussi, et avant de vous lancer, veillez bien à vous assurer du nombre d’indicateurs qui vous concernent.
Notre article récapitulant les critères Qualiopi devrait vous aider à identifier les indicateurs que vous devrez valider.
Se préparer avec un cabinet d'accompagnement
Une autre solution consiste à se faire accompagner dans le passage de la certification Qualiopi. Rappelons qu’avant de passer la certification Qualiopi, vous devrez faire référencer votre entreprise comme un organisme de formation en obtenant votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de formation.
Chez Digi-Certif, nous réalisons l’ensemble des démarches pour le compte de nos partenaires. Après un entretien avec un conseiller en formation professionnelle, nous fixons ensemble les différents étapes pour vous amener à la certification Qualiopi. Nous réalisons pour vous les démarches d’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et montons l’ensemble de votre dossier de certification en vue du passage de la certification Qualiopi. Une fois votre dossier prêt, nous contactons pour vous l’un des organismes certificateurs et fixons ensemble une date d’audit, conformément à vos besoins et aux délais que vous vous êtes fixés. Vous passez votre audit de certification sur la base des éléments sur lesquels nous avons travaillé. Vous êtes assuré d’obtenir la certification Qualiopi ! C’est certifié ou remboursé !
Vous souhaitez vous entretenir avec l’un de nos conseillers pour discuter de votre projet ? On attend votre appel !
FAQ : Tout savoir pour obtenir Qualiopi
Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?
Quel est le prix moyen de la certification ?
Peut-on échouer à l’audit ?
Qui peut délivrer Qualiopi ?
Est-il possible d’obtenir Qualiopi en ligne ?
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Document Excel (CSV, XLSX)
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
