Pour qu’une formation soit prise en charge par des fonds publics ou mutualisés, il faut désormais passer par une case bien connue : la certification Qualiopi. Elle repose sur un référentiel exigeant et un audit qualité rigoureux, qui peuvent parfois donner lieu à un véritable casse-tête administratif et lexical. Entre acronymes obscurs (RNQ, NDA, OPCO…), indicateurs, financeurs et procédures, il est facile de se perdre dans un flot de termes techniques. Ce glossaire Qualiopi vous propose un décryptage clair et accessible des mots-clés à connaître pour naviguer sereinement dans votre démarche de certification.
Alternance
Formation en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Dans cette modalité, l’acquisition des compétences se fait de manière alternée entre des périodes en centre de formation (ou à distance) et des périodes en entreprise (ou dans une structure d’insertion). Les contrats en alternance sont donc constitués de temps d’apprentissage pratique en entreprise et de temps de formation théorique. L’alternance est très valorisée dans Qualiopi car elle contribue à l’insertion professionnelle des apprenants.
Bilan pédagogique et financier (BPF)
Déclaration annuelle de l’activité de formation. Une fois l’organisme de formation (OF) créé et son NDA (numéro de déclaration d’activité) obtenu, le prestataire doit transmettre chaque année avant le 30 avril un Bilan Pédagogique et Financier. Ce BPF récapitule le volume et la nature des actions de formation réalisées dans l’année civile, ainsi que leurs financements. Le BPF est obligatoire pour tous les organismes de formation, qu’ils exercent à titre principal ou accessoire. C’est un acte administratif clé qui permet de mesurer l’activité de l’OF et doit toujours être à jour pour prétendre à la certification Qualiopi.
Certificateur
L’organisme certificateur désigne l’entreprise habilitée à délivrer la marque Qualiopi après audit. Autrement dit, ce sont ces organismes certificateurs qui réalisent l’audit qualité au sein de l’OF et décident, à l’issue, d’accorder ou non la certification Qualiopi. Les certificateurs sont eux-mêmes accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation) pour assurer cette mission. En pratique, choisir un certificateur signifie choisir le prestataire qui réalisera votre audit initial, de surveillance ou de renouvellement selon le cycle Qualiopi.
Compte Personnel de Formation (CPF)
Dispositif individuel de financement de la formation professionnelle. Le CPF est le principal moyen de financer des actions de formation pour les salariés, les demandeurs d’emploi et les jeunes sortis sans qualification. Chaque personne dispose d’un compte crédité en heures ou euros tout au long de sa vie active. Un organisme de formation certifié Qualiopi peut enregistrer ses formations sur l’EDOF (Espace des OF) pour qu’elles soient éligibles au CPF. Ainsi, la mention “CPF” figure souvent dans le glossaire Qualiopi pour rappeler l’importance de ce financement. En résumé, être Qualiopi signifie pouvoir accueillir des apprenants qui mobilisent leur CPF pour financer leur formation.
DataDock
Ancienne base de données qualité des OF. DataDock était la plateforme créée par les financeurs de la formation pour vérifier la conformité des organismes de formation à un socle de 6 critères qualité. Avec l’arrivée de Qualiopi, son rôle s’est progressivement amoindri et il est désormais en cours de disparition dans les prochaines années. Aujourd’hui, Qualiopi remplace DataDock comme référentiel unique de qualité pour accéder aux fonds publics. Toutefois, la notion de “critères” héritée de DataDock et reprise dans le RNQ, reste importante : il s’agissait des objectifs qualité de la formation (par exemple l’analyse des besoins, le suivi des apprenants, etc.)
DREETS (anciennement DIRECCTE)
Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités. Cet acronyme, anciennement DIRECCTE, désigne l’entité publique régionale qui gère notamment l’enregistrement des organismes de formation. C’est auprès de la DREETS (ou de la DREETS départementale) qu’il faut envoyer la déclaration initiale d’activité pour obtenir son numéro de déclaration d’activité (NDA). Ce NDA, indispensable, doit être indiqué sur tous les documents officiels (conventions, factures, attestations, etc.) avant toute prestation. En résumé, la DREETS délivre le NDA qui officialise la création d’un OF, ce qui est un prérequis avant de demander la certification Qualiopi.
Espace des Organismes de Formation (EDOF)
Portail numérique officiel de gestion du CPF. L’EDOF est la plateforme sur laquelle les organismes de formation administrent leurs sessions et actions éligibles au CPF. Concrètement, c’est sur l’EDOF que l’OF enregistre ses formations, dates et tarifs, permettant ainsi aux bénéficiaires de les mobiliser avec leur compte personnel de formation. Pour un organisme, être Qualiopi est souvent la condition pour figurer sur l’EDOF et bénéficier d’un public financé par le CPF. Le glossaire Qualiopi évoque ainsi fréquemment l’EDOF dès lors que l’on parle de financement ou d’enregistrement des actions de formation.
Financeurs et financements
En Qualiopi, on parle de financements publics ou mutualisés pour désigner l’ensemble des fonds susceptibles de financer les actions de formation. Cela regroupe les financements des opérateurs de compétences (OPCO), de l’État, des régions, de la Caisse des Dépôts (pour le CPF), de France travail, ou de l’Agefiph (handicap). Les financeurs de la formation professionnelle sont donc tous les organismes chargés de collecter et redistribuer les contributions formation (pour les entreprises) ou d’allouer des aides (pour les particuliers). Le but de Qualiopi est précisément de rassurer ces financeurs sur la qualité des OF : seuls les organismes certifiés peuvent prétendre à ces financements. Par exemple, plus de 50 % des formations en France sont financées par ces leviers publics (CPF, OPCO, France Travail…).
France Compétences
Instance nationale de gouvernance de la formation. France Compétences est l’autorité créée par la même loi de 2018 qui supervise le financement et la régulation de la formation professionnelle et de l’apprentissage. Cette agence sous tutelle de l’État, valide les conditions d’agrément des certifications professionnelles (RNCP) et répartit les ressources aux OPCO. On la retrouve dans les glossaires Qualiopi car elle pilote le système global (entre financeurs, certificateurs, OF, etc.). Sa mission principale est de garantir la lisibilité et l’efficacité des dispositifs de formation. En pratique, c’est France Compétences qui publie le Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) et le Répertoire spécifique (définitions ci-dessous).
Indicateurs (qualité Qualiopi)
Les indicateurs sont les points de contrôle concrets du RNQ. Le référentiel Qualiopi comporte 7 critères et 32 indicateurs de qualité. Chaque indicateur précise un aspect à évaluer : par exemple la prise en compte des besoins du bénéficiaire, la qualification des formateurs, la gestion des réclamations, etc. Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur vérifie la conformité de l’OF à chacun de ces indicateurs. En cas d’écart, on parle alors de non-conformité (mineure ou majeure). Dans la pratique, il faut valider la quasi-totalité des indicateurs pour obtenir la certification (souvent 22 à 28 indicateurs sur 32, selon le type d’organisme). Comprendre ces indicateurs est donc clé : ils servent de cahier des charges précis pour bâtir le système qualité d’un organisme.
Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
Identifiant administratif de l’organisme. Le NDA est le numéro attribué par la DREETS à un organisme dès qu’il déclare officiellement son activité de formation. Obtenir ce numéro est la première étape : sans NDA, on ne peut pas facturer une formation ni passer l’audit Qualiopi. Le glossaire rappelle ainsi que le NDA est le point de départ de votre activité de formation . Il doit figurer sur tous les supports (conventions, plaquettes, attestations) pour preuve de la légalité de l’OF. En conclusion, le NDA témoigne que l’organisme existe officiellement et est reconnu par l’administration, condition indispensable avant de viser Qualiopi.
Non-conformité (mineure/majeure)
Écart observé lors de l’audit. Une non-conformité Qualiopi est un manquement à un ou plusieurs indicateurs du RNQ. Elle peut être mineure (par exemple, un document partiellement renseigné ou un oubli ponctuel) ou majeure (l’indicateur n’est pas du tout pris en compte ou présente un risque sérieux de non-respect). Concrètement, si l’auditeur relève une non-conformité, l’organisme doit corriger rapidement le problème et fournir les preuves de correction dans un délai fixé par le certificateur. Le glossaire Qualiopi insiste sur ces notions pour bien distinguer les deux degrés : une non-conformité majeure est plus grave et peut compromettre l’obtention de la certification, tandis qu’une non-conformité mineure peut être levée plus facilement. Comprendre cette terminologie est essentiel pour bien réagir aux remarques d’audit.
Organisme de formation (OF)
Structure délivrant des actions de formation. Par définition administrative, tout organisme ayant réalisé une déclaration d’activité, et disposant donc d’un NDA est un organisme de formation. Cela regroupe aussi bien une société de formation traditionnelle, un centre de bilan de compétences, un CFA, ou un formateur indépendant déclaré. En glossaire, on retrouve souvent l’abréviation « OF » qui signifie simplement cela. L’OF est l’entité auditée pour Qualiopi : c’est son système de management de la qualité (son organisation interne, ses process pédagogiques, son suivi administratif…) qui sera passé au crible du référentiel national qualité. Tout gestionnaire ou dirigeant d’OF doit donc savoir que Qualiopi s’applique à lui s’il veut toucher des fonds publics.
OPCO (Opérateur de compétences)
Anciennement OPCA, ces 11 organismes accompagnent les entreprises et financent la formation. Depuis la réforme du 1er avril 2019, les 20 OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés) ont été remplacés par 11 OPCO. Les OPCO collectent les cotisations des entreprises et finançent notamment les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les plans de développement des compétences. Dans le contexte Qualiopi, les OPCO sont cités parce qu’un OF certifié peut ainsi recevoir des clients qui ont des budgets OPCO. Par exemple, un salarié en plan de formation d’entreprise aura son action prise en charge par l’OPCO de sa branche, à condition que l’OF soit Qualiopi. Ainsi, les glossaires insistent sur cet acronyme pour rappeler que Qualiopi débloque l’accès aux financements de ces OPCO.
Qualiopi
Nom de la certification qualité des prestataires de formation. Qualiopi est la marque imposée par l’État pour garantir la qualité des actions de formation. Depuis 2022, toute structure souhaitant toucher des fonds publics (CPF, OPCO, régions, etc.) doit être certifiée Qualiopi. Le glossaire définit Qualiopi en rappelant qu’il s’applique aux organismes de formation, aux CFA, aux centres de bilan de compétences, VAE, etc. C’est une démarche d’audit qui atteste de la conformité du système de l’OF aux exigences du RNQ. En somme, Qualiopi est la porte d’entrée aux financements publics de la formation professionnelle : l’obtenir signifie prouver qu’on respecte les standards nationaux de qualité.
Référentiel National Qualité (RNQ)
Document de référence Qualiopi. Le RNQ est le texte officiel qui liste les 7 critères et 32 indicateurs sur lesquels se base la certification. On l’appelle parfois référentiel Qualiopi. Il est disponible en téléchargement sur le site du ministère du Travail. Chaque critère regroupe plusieurs indicateurs mesurables (par exemple, Critère 4 porte sur la maîtrise des compétences des intervenants). Le glossaire rappelle que tout audit Qualiopi se réfère à ce document. En pratique, il faut lire et appliquer ce référentiel pour préparer ses procédures et preuves internes. Notez que ce guide évolue : on parle de la version V.9 du RNQ (2025), d’où le lien souvent indiqué vers un « guide de lecture Qualiopi ». Mais l’essentiel reste : Qualiopi se base sur ce seul référentiel national pour juger la qualité.
Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP)
Catalogue des diplômes et titres reconnus par l’État. Le RNCP recense toutes les certifications professionnelles (diplômes, titres professionnels, certificats) labellisées par le ministère. Il indique le niveau de qualification associé et les conditions d’accès à ces certifications. Dans le glossaire Qualiopi, on le cite parce qu’on fait souvent l’audit sur des formations qualifiantes : par exemple, un diplôme d’État ou un titre inscrit au RNCP. Si l’OF propose des formations débouchant sur un diplôme, il doit pouvoir préciser si celui-ci est au RNCP, au Répertoire Spécifique, ou pas référencé.
Répertoire Spécifique (RS)
Complémentaire au RNCP, pour des formations d’habilitation ou compétences transverses. Le Répertoire Spécifique recense les certifications qui ne sont pas des diplômes à part entière mais qui représentent des compétences professionnelles complémentaires (par exemple permis CACES, habilitations sécurité, formations non diplômantes conduisant à une compétence précise). On y trouve trois catégories : les habilitations, les compétences transversales et les compétences complémentaires (spécialités). Par exemple, le glossaire note qu’un « formateur occasionnel relève du RS » alors qu’un formateur principal est au RNCP. En clair, RNCP + RS forment la totalité des reconnaissances officielles de formation : il faut savoir distinguer les deux lorsque l’auditeur s’interroge sur la nature des certifications que vous délivrez.
Conclusion
La maîtrise de ce vocabulaire est essentielle pour aborder sereinement la certification Qualiopi et ses audits. Comprendre sigles et termes vous aidera à préparer vos documents (référentiel RNQ, procédures internes, suivi CPF/OPCO, etc.) avec clarté. En cas de doute sur un point de jargon ou sur la mise en œuvre concrète d’une exigence Qualiopi, n’hésitez pas à vous appuyer sur des ressources spécialisées (guides officiels, supports en ligne) et, si besoin, à faire appel à des experts.
Chez Digi-Certif, nous accompagnons déjà près de 1 000 organismes de formation dans cette démarche qualité. Notre équipe peut vous aider à démêler ce vocabulaire et à co-construire un système conforme au RNQ, de la déclaration d’activité au dernier audit de surveillance. Qu’il s’agisse de formations éligibles CPF, de questions sur le RNCP/RS ou de l’organisation d’un audit, un accompagnement sur-mesure peut vous faire gagner du temps et de la tranquillité d’esprit.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
