1. Micro organisme de formation : de qui parle-t-on exactement ?
Quand on parle de micro organisme de formation, on pense souvent à :
- un formateur indépendant en micro-entreprise,
- une petite structure avec 1 à 3 personnes,
- une activité de formation qui cohabite avec d’autres missions (conseil, coaching, activité artisanale, etc.).
Juridiquement, Qualiopi ne distingue pas “gros” et “petits” organismes : ce qui compte, c’est d’être prestataire d’actions concourant au développement des compétences (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage) et de vouloir accéder à des financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, État, Régions, France Travail, etc.).
Autrement dit : si vous êtes un micro OF avec un NDA, que vos clients vous demandent un financement CPF ou OPCO, vous entrez dans le périmètre Qualiopi, même si vous travaillez seul chez vous.
2. Rappel du cadre légal : ce que dit (vraiment) le texte
La certification Qualiopi est issue de la loi du 5 septembre 2018 et du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, qui fixe le Référentiel National Qualité (RNQ) et les modalités d’audit.
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la règle est claire :
Tout prestataire qui veut accéder aux fonds publics ou mutualisés doit être certifié Qualiopi.
Le RNQ est détaillé dans un guide de lecture officiel. Il précise, indicateur par indicateur, les preuves attendues, avec des niveaux d’exigence adaptés à la taille et à la complexité de l’organisme.
La certification elle-même est délivrée :
- soit par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC,
- soit par une instance de labellisation reconnue par France compétences.
Aucune ligne de texte ne réserve Qualiopi aux “gros” centres de formation : les formateurs indépendants et micro structures sont explicitement visés par le dispositif.
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
3. “Je suis tout seul, c’est trop lourd pour moi” : mythe ou réalité ?
C’est l’objection numéro 1 des micro OF : “Qualiopi, c’est un truc pour les grosses machines, pas pour moi.”
Et pourtant, les chiffres racontent une autre histoire.
Plus de 15 000 micro organismes de formation sont déjà certifiés Qualiopi en France, soit environ un tiers des micro-entreprises de formation.
Selon des analyses croisées, seulement 33 % des micro OF ont engagé une démarche Qualiopi, contre environ 50 % pour l’ensemble des organismes référencés : il y a donc encore de la marge… mais les petits ne sont clairement pas exclus du jeu.
La bonne nouvelle :
- moins de niveaux hiérarchiques,
- moins de sites,
- souvent un seul type de public ou un périmètre d’actions limité.
Résultat : le RNQ est souvent plus simple à mettre en place dans une petite structure que dans un organisme multi-sites avec plusieurs services.
4. Ce que Qualiopi change vraiment pour un micro organisme
Pour un micro OF, Qualiopi ne signifie pas “mettre en place une usine à gaz”. Il s’agit surtout de formaliser ce que vous faites déjà… et de le prouver.
Concrètement, la certification vous demande de clarifier et de sécuriser :
- Votre parcours apprenant : comment le prospect devient stagiaire, puis “ancien stagiaire” (information, positionnement, modalités d’accès, accompagnement, évaluation, suivi).
- Vos engagements qualité : objectifs pédagogiques clairs, adaptation aux publics, compétences des intervenants, gestion des réclamations, amélioration continue.
- Vos preuves : devis, conventions, feuilles d’émargement, supports, questionnaires de satisfaction, bilans, traces de la veille, etc.
Pour un micro OF, cela se traduit souvent par :
- Des modèles de documents bien conçus (devis, programme, convention),
- un tableau de suivi pour centraliser les actions et les preuves,
- un rituel de bilan après chaque action (ou chaque groupe) pour montrer l’amélioration continue.
Le jour de l’audit, l’auditeur ne va pas compter le nombre de salariés : il va vérifier que le process tient la route au regard du RNQ.
Téléchargez la dernière version du Référentiel National de Qualité (RNQ)
Le guide officiel qui contient toutes les informations nécessaires à la préparation de la certification Qualiopi
5. 5 étapes pour préparer Qualiopi sans sacrifier son activité
1. Clarifier votre périmètre
Quelles catégories d’actions visez-vous (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) ?
Travaillez-vous en direct ou aussi en sous-traitance ? (dans certains cas, les sous-traitants doivent désormais être certifiés eux-mêmes).
Plus votre périmètre est ciblé, plus votre préparation sera légère.
2. Cartographier votre parcours client / stagiaire
Prenez une feuille (ou un tableau Excel) et décrivez, étape par étape :
- Premier contact (site, LinkedIn, téléphone…)
- Qualification du besoin et envoi du programme
- Devis / convention / CGV
- Réalisation de la formation
- Évaluation à chaud et éventuellement à froid
- Bilan, facturation, archive
Pour chaque étape, notez les documents ou traces que vous utilisez déjà : c’est votre première base de preuves RNQ.
3. Faire le tri dans les indicateurs “prioritaires”
En micro structure, certains indicateurs sont particulièrement structurants :
- information du public (programmes, prérequis, accessibilité),
- adaptation des moyens pédagogiques,
- compétences des formateurs,
- recueil et traitement des appréciations,
- gestion des réclamations,
- amélioration continue.
Commencez par ceux-là : ce sont souvent ceux qui portent le plus de risques… et les plus forts leviers de professionnalisation.
Tableau récapitulatif des critères et indicateurs Qualiopi !
Vous accédez à un tableau excel vous permettant d’identifier les indicateurs et critères que vous aurez à valider lors de votre audit
4. Choisir un certificateur adapté à votre profil
Tous les certificateurs travaillent sur le même référentiel, mais les tarifs, les modalités d’audit (à distance / sur site), les délais peuvent varier.
France compétences et le ministère listent les organismes habilités ; Digi-Certif propose des comparatifs de certificateurs pour vous aider à choisir.
5. Planifier votre démarche dans le temps
Pour un micro OF, une démarche Qualiopi “supportable” ressemble souvent à 2 à 3 mois pour se mettre en conformité à froid, quelques heures par semaine, un audit initial d’une demi-journée à une journée selon le périmètre.
L’idée n’est pas de tout refaire : plutôt de structurer ce que vous faites déjà et de combler les quelques trous de raquette identifiés.
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6. Qualiopi, un “mal nécessaire” ou un vrai levier pour un micro OF ?
Pour un micro organisme de formation, Qualiopi peut sembler au départ comme une obligation administrative de plus. Mais une fois la démarche engagée, la plupart des formateurs constatent trois effets très concrets :
- Accès à un nouveau marché : possibilité d’accueillir des stagiaires financés (CPF, OPCO, financements régionaux…), donc un public plus large et plus solvable.
- Hausse de la crédibilité : vous n’êtes plus “un formateur parmi d’autres”, mais un organisme certifié selon un référentiel national contrôlé par des tiers indépendants.
- Gain d’efficacité interne : en posant des modèles, des check-lists et des rituels de bilan, vous gagnez du temps au quotidien (moins d’improvisation, moins de pertes d’information).
Chez Digi-Certif, on le voit tous les jours : les micro OF qui passent le cap entrent dans une autre dynamique, plus professionnelle et plus sereine.
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Et concrètement, par où commencer ?
Si vous êtes micro organisme de formation et que vous hésitez encore, un bon premier pas peut être :
- de vérifier votre périmètre Qualiopi (êtes-vous vraiment concerné ? pour quelles actions ?),
- puis de cartographier vos preuves existantes,
- et enfin de décider si vous préférez avancer seul ou vous faire accompagner pour aller plus vite.
L’accompagnement n’est pas obligatoire, mais pour un micro OF, il permet de sécuriser l’audit, de gagner plusieurs semaines de préparation et d’éviter les allers-retours chronophages avec le certificateur.
À partir de là, Qualiopi n’est plus une montagne réservée aux “gros”, mais un outil de structuration et de développement tout à fait accessible à une personne seule pour peu qu’elle avance avec méthode.
